ビジネスメールの署名の作り方＆テンプレート｜5つの工夫ポイントも解説

ビジネスメールの署名が重要な理由

ビジネスでメールを使用する際に、中には署名を添付せずに送っているという方もいるかもしれませんが、実はビジネスメールにおいて署名の添付は守るべきマナーのひとつです。署名が必要な理由を再度確認してみましょう。

「何者であるか」の証明。名刺と同じ役割を持つ

みなさんは、「署名」と聞くと何を思い浮かべるでしょうか。署名やサインといわれるものを記入するのは、例えば契約を締結したりカード決済をしたりしたときです。つまり署名とは、「『私』という個人が責任を持って確認しています」というしるしです。

普段の生活の中でも、自分が何者であるかを証明する必要があるときは、何らかの身分証明を提示すると思います。ビジネスシーンで、会社の代表として自分が何者であるかを表すのは名刺でしょう。名刺交換をした方へのメールの署名は、「名刺をお渡しした『私』がメールを送っています」というしるしなのです。昨今では、直接顔を合わせずにオンライン上でのやりとりから始まるケースが増えています。名刺を交換していない方へのメールにおいても、署名は『私』であることの証明になるのです。

オンラインでの対面会議システムやビジネスチャットなど便利なツールが生まれる中でも、メールはビジネス上のコミュニケーション手段としてまだまだ主流です。小さな確認事項などはチャットのほうが便利ですが、あらためて相互確認しておきたい情報などはメールを使用することが多いのではないでしょうか。

ビジネスにおいてメールは、少し改まった、重要度の高い連絡をするツールになりつつあります。そうしたやりとりにおいて、自分が何者であるかを表す署名の添付は必須といえるでしょう。

企業や担当者の情報確認の際に活用される

企業情報を確認する必要があるときには、その企業のWebサイトを見ることが多いと思います。つながりのない企業であれば、検索サイトで検索して閲覧することもあると思いますが、同名の企業がある場合はさまざまな情報を確認して特定する必要があります。その点、やりとりをしている企業の場合は、その担当者の名刺からURLがわかれば検索サイトで探す手間が省けます。メールに添付された署名にURLがあればリンクから直接飛べるのでより便利です。担当者の所属部署や肩書を知りたいというときにも、署名を確認することが多いのではないでしょうか。

また、名刺は掲載情報が変更になったタイミングで一斉にアップデート（名刺交換）をすることは難しいですが、署名であれば簡単に情報を更新できます。自分の手元でできる作業なので、署名の情報は常に最新にしておきましょう。

メディア関係者は電話によるコミュニケーションも多い

広報では、記者などメディア関係者から電話を受けることはめずらしくありません。プレスリリースを配信した後などは、内容に関する確認や質問などの電話が来ることも多いでしょう。また、自身が取り組んでいる記事や取材に関する相談などで電話をしてくることもあります。

取材の間などに出先から電話をするのに、名刺を持ち歩いているとは限りません。スマートフォンからメールの署名を確認して電話してくるというケースがあります。そうしたケースも想定して、署名はきちんと添付しましょう。

ビジネスメールの署名に必要な要素・基本構成

では、ビジネスメールの署名に必要な情報を見ていきましょう。掲載情報としては、下記の1～8を想定します。8のその他については、該当するものがなければ割愛します。

会社名、部署名、役職・肩書は略したりせず正式名称を記載します。氏名がめずらしい・読みにくい場合は、ローマ字（パスポートなどと同じヘボン式）を併記するなどしましょう。

電話番号は固定電話・携帯電話のうち、自分に連絡がつながりやすい、または会社が推奨している連絡先を先に記載するようにします。例えば取引先からの連絡はすべて担当者に直接入れてもらうという方針の場合は携帯電話を、基本は部署の電話経由という場合は固定電話の番号を先に記載します。固定電話の受付時間が決まっている場合は、それも併記します。

メールアドレス、会社のホームページのURL、企業アカウントのSNSなどは、記載が間違っていないかリンクチェックを必ず行いましょう。

広報担当者におすすめのビジネスメールの署名テンプレート例

ここでは、目的に合わせた署名のテンプレートをご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

シンプルな署名

1～8の基本情報を入れたパターンです。

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【会社名を目立たせるデザイン】

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イベントやリリースなどのお知らせを含めた署名

署名に広報枠を設け、開催予定のイベントやプレスリリース配信した最新のトピックスなどを入れるのもおすすめです。メールの本文外のスペースに入れることで、さりげなく告知することができます。情報はコンパクトにまとめ、詳細が記載されているWebページに誘導するようにしましょう。

【イベント開催の告知を入れる】

直近の開催予定・申し込みが必要なものは、本文と署名の基本情報の間に入れます。イベントの目玉情報と締め切り（ある場合）のみを記載し、URLに誘導しましょう。

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★新製品発売記念セミナー開催★
〇月〇日（月）「〇〇講演会」　講師／〇〇 〇〇氏
詳細・お申し込みは以下URLよりご覧ください
※△月△日（金）まで、先着50名様
https://prtimes.jp
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【会社のSNSアカウントを入れる】

SNSを積極的に活用している企業であれば、運用しているSNSの公式アカウントをまとめて記載してもよいでしょう。ちゃんとリンクしているか確認します。

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HP: http://prtimes.com
★LINE公式アカウント: https://www.prtimes.jp/line
★Twitter: https://twitter.jp/prtimescom
★Instagram: https://www.instagram.com/prtimes_official
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【インタビュー記事掲載を紹介する】

代表者がインタビュー取材を受けた際や、自社サイト内コンテンツなどでインタビュー記事を公開しているときは、リンクURLを紹介します。

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★当社代表・山口が「月刊PR TIMES」のインタビューを受けました★
https://www.prtimes/companies/…/post_articles/346639
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【自社の運営サービスのアカウントを紹介する】

社名とは違う名称でサービス展開をしている場合は、サービス名と関連サイトの案内を入れましょう。「この会社がやっているあのサービス」という認知促進につながります。

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★20代の転職支援サービス「semit_rp」★
あなたにぴったりなステージを探すキャリア診断サイト
『キャリ☆セミ』オープン！今なら診断シートをプレゼント
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休暇のお知らせを入れた署名

年末年始の企業の一斉休業や、夏季休暇などを取得する際には、事前に署名にて告知をします。休業・休暇の期間やその間の対応について記載しましょう。

【年末年始の一斉休業のお知らせを入れる】

一斉休業の場合は、その期間や連絡が可能なタイミングなどを明記します。

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◆年末年始の営業について◆
令和〇年12月〇日～令和△年1月△日は、一斉休業いたします。
メールの返信は、1月□日以降となります。
恐れ入りますが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。
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【夏季休暇などの取得を知らせる】

一斉ではなく個別に休暇を取得するケースです。休暇の期間と、不在期間の連絡先・代わりの担当者を明記し、業務が滞らないようにしましょう。

★8/1～8/7 夏季休暇をいただきます★
令和〇年8月1日～8月7日はお休みを頂戴します。
期間中のご連絡は、下記までお願いいたします。
担当：鈴木（順）
Email：jsuzuki＠prtimes.jp
TEL：03-0000-0000／受付時間：9：00～18：00
なお、メールのご返信は、8月8日以降となります。
恐れ入りますが、ご了承のほどよろしくお願いいたします。
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オフィス移転のお知らせを入れた署名

オフィスが移転する際は、告知期間を少し長めに取りましょう。そして移転期間の連絡先などについて明記しておきます。特に本社移転の場合は付随する手続きなどが発生する企業もありますので、関連の問い合わせ先も記載します。

◆10/1より新本社オフィスに移転します◆
令和〇年10月1日（月）より新本社オフィスに移転いたします。
移転に伴い9/28（金）16時より固定電話が不通になりますので、
以降のご連絡は携帯電話までお願いいたします。
【10/1～】新住所：〒000-0000 東京都△△区△△△678-9-10
　　　　　TEL：03-0000-0000（10/1 9時より開通）
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【別途詳細記載のURLに誘導するケース】

◆10/1より新本社オフィスに移転します◆
令和〇年10月1日（月）より新本社オフィスに移転いたします。
移転に伴い9/28（金）16時より固定電話が不通になりますので、
以降のご連絡は携帯電話までお願いいたします。
なお、移転先情報や移転に関連するお問い合わせは下記URLより
ご確認ください。
【本社移転に関するご案内】 https://prtimes.com/…
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おしゃれな署名

シンプルなデザイン例です。改行やスペースなどを活用して見やすく配置しましょう。

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インパクトがある・個性的な署名

個性的な署名は印象に残りやすくなります。あまり凝りすぎて、見づらくならないように注意しましょう。

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英語・英文の署名

英語の署名では、いちばん最初に名前を記載します。通常は「名（First Name）」「姓（Last Name）」の順に表記しますが、日本人など姓が先にくる国の人は、自国文化を大切にするという意味で、「姓」「名」の順で表記するケースも増えてきました。その場合は「姓」をすべて大文字表記にしカンマ（,）で区切るなどしてわかりやすくします。そのほか、英語の署名では住所の表記順、電話番号やFax番号の前に国番号をつけることなどに注意しましょう。

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Taro Yamada　（または　YAMADA,Taro）
Manager,Public Relations Department
PR TIMES Co., Ltd.
123-4-5 〇〇〇, 〇〇-ku, Tokyo 123-4567
E-mail: *******@prtimes.jp
Mobile:+81-90-0000-0000
Tel: +81-3-0000-0000　Fax: +81-3-0000-0000
URL: http://www.prtimes.jp
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ビジネスメールの署名を作るときの5つのポイント

ビジネスメールの署名を作成するときに、意識しなければならない点とは何でしょうか。ここでは、作成時に押さえておきたい5つのポイントをご紹介します。

ポイント1．必要な情報をすぐにキャッチアップできる構成にする

相手が署名を確認するときというのは、そこに掲載されているであろう情報を知りたいときです。限られたスペースに視認性よく情報を配置するよう心がけましょう。スペースや改行、各種括弧などを使用し、コンパクトにまとめます。作成後は実際に送信テストを行い、レイアウト崩れや文字化けがないかを確認しましょう。

ポイント2．タイムリーな更新で情報を正確に保つ

署名の情報は常に最新版に更新しましょう。組織改変による組織名の変更や部署異動など、自分に関わる情報変更はすぐに反映させます。

また、本社移転など各部門のお客様にとってもさまざまな影響があるイベントは、余裕を持って実施の数ヵ月前から署名に加筆するとよいでしょう。逆に、告知期間が終わった情報はすぐに削除します。

ポイント3．広報ツールとして「今見てほしい情報」を入れる

上記のような会社全体に関わる情報については、個々で追記せずに広報部門が主導するなどしてフォーマットや文章を統一することをおすすめします。掲載期間についても主幹部署が通知すると漏れがありません。

ポイント4．目的（相手）別にいくつかのパターンを作る

これまで紹介してきた事例は社外向けのメールに添付する署名です。同じ社内の人にメールをするときには不要なものかもしれません。その場合は社外向けと社内向けの2パターンの署名を作成し、送付対象によって使い分けをしましょう。メールソフトによって設定の仕方はさまざまですが、デフォルトは社外用にして社内送信の際には該当の署名を選択添付する、@以下が会社アドレスのドメインの場合は社内用を添付するなど、適宜設定してみましょう。

また、社外用の署名も複数パターン作成して送り分けするのも効果的です。例えば自社が複数事業を展開している場合、事業によっては業界専門誌などの記者とやりとりをすることもあるでしょう。

ポイント5．必ず添付されるよう自動挿入設定にする

署名は必ず添付されるようメールソフトの「自動挿入」設定をデフォルトにしておきましょう。「最初のやりとりにだけ署名添付する」という設定もあるので、業務上頻繁にやりとりが発生する場合は必要に応じて選択してもよいでしょう。

署名があることで「このメールはここまで」という認識ができます。また、署名に入れているURLやメールアドレスなど直接リンクできる情報は、企業情報を確認するときは検索の手間を、新規でメールのやりとりを開始したいときは、既存のメール文章の履歴削除などの手間を省きます。ちょっとしたことですが、そういう用途で使われるケースがあることも頭の隅に置いておきましょう。

ビジネスメールの署名を効果的に活用しよう

ビジネスメールの署名についてご紹介しました。「署名を添付するのはビジネスマナー」であることをいま一度確認し、ビジネスにおけるメールのやりとりの際には必ず添付するようにしましょう。

また、署名は名刺であるとともに、もっとも身近な広報ツールです。自社が今もっとも広報したいことを付け加えることで、新たな引き合いにつながるかもしれません。いくつかのパターンを作成しておき、メールの送付相手によって添付内容を変えることで、メール本文には関係ないけれど相手が興味関心のある情報を送ることができます。

広報活動では地道な情報発信が大切です。「おもしろそうなことをやっているな」「そういえば、このことを聞きたいんだった」を引き出すためにも、署名を効果的に活用していきましょう。