近年「コンプライアンス」への注目度が高まっています。テレビやネットなどで、コンプライアンス違反に関するニュースを目にする機会が増え、仕事上での言動に注意を払うようになった方は多いのではないでしょうか。コンプライアンス違反が重なると、企業は社会的信頼を失いかねません。企業としてはもちろんのこと、社員一人ひとりが意識を傾けるべき課題です。
本記事では、コンプライアンスについて解説します。危機管理を行ううえで、広報PR担当者や人事担当者などバックオフィス担当者が知っておきたい違反の具体例やその原因、対策なども併せて説明していきます。
コンプライアンスとは？
コンプライアンスとは具体的に何を指すのか、明確に把握していない人も多いのではないでしょうか。まずは、コンプライアンスの意味に加え、コーポレートガバナンスやCSRとの違いについても解説します。
コンプライアンスの意味
「コンプライアンス（compliance）」は、直訳すると「法令遵守」という意味。「コンプラ」と略して使われることもある言葉です。
コンプライアンスとは、言葉の意味通り国が定めた法律や政令である「法令」を守ること。企業が法令を遵守しながら活動することは、企業価値を損なわないための大前提だといえます。
コンプライアンスで守るべき範囲はもともと法令が中心でしたが、近年は就業規則などの企業規範、モラルや道徳といった社会規範にまで広がっています。法令に違反していなくても、倫理的に問題があると思われる行為が注目を集めやすくなっているといえるでしょう。
【言葉の使い方・用例】
「コンプライアンスを徹底するよう呼びかける」
「その行為は、コンプライアンス違反になるかもしれない」
「若手従業員に対して、コンプライアンス研修を実施する」
コーポレートガバナンスとの違い
コンプライアンスに似た概念・用語のひとつに、「コーポレートガバナンス（corporate governance）」があり、直訳すると「企業統治」という意味を持ちます。
コーポレートガバナンスとは、企業を健全に運営するための管理体制のことを指した用語です。コンプライアンスを徹底する目的においては、企業とステークホルダーの関わりが透明性を持つための規定をつくったり、健全な管理体制を構築する必要があります。
コーポレートガバナンスで達成すべき項目は、金融庁と東京証券取引所が定める「コーポレートガバナンス・コード」に記載されています。2021年6月の改訂で、プライム市場の上場企業は取締役の3分の1以上を社外取締役にすることや、取締役会の多様化などが求められるようになりました。
【言葉の使い方・用例】
「新役員がガバナンス改革を指揮することになった」
「コーポレートガバナンスの見直しが必要だ」
「そのニュースは、企業のコーポレートガバナンスにおける課題を浮き彫りにした」
CSRとの違い
コンプライアンスに関連するニュースが報道されるとき、よく耳にする言葉に「CSR」があります。
CSRとは「Corporate Social Responsibility（コーポレート・ソーシャル・レスポンシビリティ）」の略語で、企業の社会的責任の意味です。
企業は、法令を遵守しながら活動し、経済的利益を出す経済主体です。ただそれだけではなく、地域や社会の顕在的・潜在的な要請に応え、社会貢献を行う責任があるというのがCSRの考え方です。
コンプライアンスは、CSRを含む企業活動の前提となるものです。企業の社会的責任を遂行するためには、コンプライアンスに対する取り組みが必要不可欠ともいえます。
具体的な取り組み内容は、各企業が「CSRレポート」などで発表していますが、近年はSDGs（持続可能な開発目標）を意識した取り組みが目立ちます。例えば日本マクドナルドでは廃棄物や教育の課題に取り組み、2021年にレポートの呼称を「CSRレポート」から「サステナビリティレポート」に変更しました。財務情報とCSRなどの非財務情報をひとつにまとめた「統合報告書」を発表する企業もあります。
【言葉の使い方・用例】
「これはCSRの一環として取り組むべき広報PR施策だ」
「本社が置かれている地域特有の課題を解決することで、CSRを推進する」
「事業のサステナビリティとCSRは、密接に関係している」
コンプライアンスの重要性とは？注目されている背景と違反するリスク
コンプライアンスが重視されるようになった背景には、インターネットの普及と、内部通報のための法整備などが進んだことがあります。
今ではインターネットやSNSにおいて、匿名で企業・個人の不正が告発しやすくなりました。また「改正公益通報者保護法」が2022年6月に施行され、企業は、従業員からの内部通報に適切に対応するための体制を整備することが義務づけられました。
法律の知識以外にも、無意識な思い込みや偏見を示す「アンコンシャスバイアス」や、社会問題への意識などは、日々アップデートしていくものです。たとえ個人であっても、一般的な倫理観から外れた言動は、企業の信頼性を損なうリスクがあるので注意しましょう。
企業は、従業員に対してそれぞれの倫理観に則した行動を求めるよりも、明確な行動指針を浸透させていく必要があります。
コンプライアンス違反の身近な具体例
なんとなく大丈夫だろうと思っている行動が、実はコンプライアンス違反に該当するケースは少なくありません。身近にあるコンプライアンス違反の具体例を、いくつかご紹介します。
1．情報漏洩
故意でなくても、コンプライアンス違反となりやすい事例のひとつが「情報漏洩」です。例えば以下の3つのパターンが想定されます。
パターン1. 部外者に機密情報が伝わる状況をつくる
直接話していなくても、機密情報が社外の人に伝わってしまう状況をつくると、コンプライアンス違反に該当する可能性があります。
- 休憩時間に社外で同僚とランチをする際、社員証をつけたまま社内の機密情報について会話をする
- 発表前のプロジェクトに関して、カフェでクライアント名を出して会話した
- 社外のオープンスペースでノートパソコンを使って仕事を行い、顧客の連絡先と顔写真が第三者から見える状態だった
などの事例が考えられます。
特に社外での作業内容や会話は誰が見聞きしているかわかりません。また、社内スペースに社外の人がたまたま居合わせるケースもあるので、注意しましょう。
パターン2. 社外秘データを持ち出す
社外秘の情報の持ち出しも注意すべき点です。テレワークの導入で在宅勤務が増えている今、社外秘の情報の取り扱いには、より慎重になる必要があるでしょう。リモート作業のためだとしても、紙やデータで社外秘の情報を持ち出すのは、情報漏洩のリスクが高まります。サイバー攻撃や盗難に遭うなど、最悪のパターンも考えられます。
- 仕事が終わらず、顧客リストをUSBメモリで持ち帰って営業の業務を行った
- 「社外秘」と書かれた研修資料を私用スマートフォンで撮影し、通勤の電車で読みながら勉強した
- リモート勤務中に勤務先のノートパソコンで不具合が起こり、業務を続けるため、自宅のパソコンに社外秘のデータをダウンロードした
などの事例が考えられます。
業務上の機密の保持は、労働契約を行う全従業員の義務です。
万が一、機密情報を持ち出して秘密保持契約（NDA）などに違反した場合は、不正競争防止法違反、窃盗、業務上横領などの刑事罰が適用される可能性があります。
パターン3. 顧客情報の私的利用
顧客情報の私的利用も、当然コンプライアンス違反となります。個人情報は、本人の許可なしに、本来の目的以外では使用できません。個人情報保護法により、利用する場合は本人の承諾を得て、あらかじめ利用目的を公表しておく必要があります（第18条「利用目的による制限」）。
- 転職前に付き合いがあった顧客の連絡先リストを、新しい勤務先で営業資料として共有した
- 業務上知っていた顧客の住所と電話番号を私用スマ―トフォンにもメモして、休日に業務外の連絡を繰り返した
上記のように、転職先に前職の顧客リストを持ち出す、個人的な連絡のために利用するなどは、個人情報保護法違反に該当する可能性が高いです。
2．サービス残業の常態化
労働基準法第36条、通称「サブロク協定」では、時間外労働は「月45時間、年間360時間」という上限が決められています。これらの時間を超過し、残業が常態化している場合は、企業のコンプライアンス違反が疑われるケースがあります。
残業時間は、企業と従業員がコミュニケーションを重ねながらコントロールする必要があります。規定時間内で業務を終了させることができない日が続く場合、従業員は上司に相談し、業務量やワークフローが改善できないか提案してみましょう。
企業側は従業員の時間外労働を細かく把握し、サービス残業が常態化しているときは、早めに対策を練る必要があります。
3．不適切なSNS利用
従業員が社名を名乗ってSNSを利用するとき、たとえ個人のアカウントであっても、守るべきルールは企業アカウントとほとんど変わりません。企業や特定の個人の誹謗中傷をしない、社外秘の情報を投稿しない、などの意識が大切です。
SNS利用については、企業アカウントだけでなく、個人利用についてもガイドラインを作成しておくことが求められるでしょう。
4．セクシュアルハラスメント
性差別的な発言や行動は、セクシュアルハラスメントにあたります。厳密にいえば法令ではありませんが、コンプライアンスに社会規範・モラルが含まれている現代では、セクハラもコンプライアンス違反に該当する場合があります。
SDGsに「ジェンダー平等」の項目が盛り込まれていることからもわかるように、ジェンダーに関する問題は社会問題と認識されており、性差や男女の役割にまつわる言動は注目を集めやすくなっています。従業員一人ひとりが自らの言動を改めて振り返り、DEI（ダイバーシティ・エクイティ＆インクルージョン）やアンコンシャスバイアスについても学ぶ機会を設けるとよいでしょう。
5．パワーハラスメント
立場や権力を利用した嫌がらせは、パワーハラスメントにあたります。2020年6月には、改正労働施策総合推進法により、大企業におけるパワハラ対策が義務化されています。中小企業に対しては、2022年4月より義務化が適用されました。
ここでいう「パワハラ」とは、職場において行われる以下の3つをすべて満たすものです。
- 優越的な関係を背景とした言動であって
- 業務上必要かつ相当な範囲を超えたものにより
- 労働者の就業環境が害されるもの
なお、「業務上必要」かつ「相当な範囲で行われる適正な業務指示や指導」については、パワハラに該当しません。
上司が飲酒を強要したり、休日に業務外の連絡をしたりすることも、パワハラになりかねません。業務内・業務外のタイミングにかかわらずパワハラに該当するケースがはあるため、自らの振る舞いは「優越的な関係を背景とした言動」でないかどうか、考えてみることが必要です。
セクハラやパワハラに関しては、厚生労働省がパンフレットなどで具体的な指針をわかりやすく紹介しています。
参考：職場におけるハラスメントの防止のために（セクシュアルハラスメント/妊娠・出産・育児休業等に関するハラスメント/パワーハラスメント）
6．企業支給品の不正利用
企業が作成する財務情報を意図的に改ざんする会計不正の行為は、社会的な影響が大きいコンプライアンス違反であるといえるでしょう。具体的には、横領、循環取引、押し込み販売などが挙げられます。現場担当者の知識不足などで、意図的ではないにしても虚偽表示を行ってしまうことを不適切会計、財務諸表の赤字を意図的に黒字に見せることを粉飾決算などと区分することもあります。
長年の慣習として行われたり、現場に過度なプレッシャーがかかっていたりする環境ではこれらの不正が発生しやすくなります。法令を遵守したワークフローや業務の透明性を確保し続けることが重要でしょう。
7．支給品の不正利用
支給品の不正利用は、コンプライアンス違反に該当する可能性があります。入社時、一人ひとりに支給されるPC・社用携帯などは、会社の所有物です。文房具などの消耗品も、大量に持ち帰ったり、業務外で利用する目的で発注したりすることは、倫理規範に違反した行為といえるでしょう。社用車を私的に利用した場合も、窃盗罪や業務上横領罪にあたるリスクがあります。
特に文房具などの備品は単価が安いため、従業員は悪気なく持ち帰ってしまうケースが多いもの。企業側は支給品の使用に関する明確なルールと、違反した際の罰則なども周知しておくとよいでしょう。
コンプライアンス違反が起きる主な3つの原因
コンプライアンス違反となる具体的な事例について、知らない内容もあれば、「当たり前だ」と思うような内容もあったのではないでしょうか。頭では理解していることであっても、コンプライアンス違反が起きてしまうケースもあります。
コンプライアンス違反は、どのようなタイミングや状況がそろった場合に起こるのでしょうか。主な3つの原因を解説します。
1．不正のトライアングル
コンプライアンス違反が起きる1つ目の原因は、動機・正当化・機会の3つがそろい、「不正のトライアングル」が発生することです。
例えば「動機」には、「業績を上げなければ」「ほかの従業員より優れていなければ」などのプレッシャーが挙げられます。「正当化」は、「今月中にどうしても終わらせないといけなかったから」「ほかの社員もやっているから」などの、行動を正当化する考えです。ここに「誰も見ていない」などの「機会」が加われば、不正が起こる可能性が高まります。
こうした動機・正当化・機会の条件がそろうと、不正や違反が起こりやすいと考えられています。「不正のトライアングル」が発生するのを防ぐために、社員が不正を正当化できないルールや、仕組みづくりが必要です。軽微なコンプライアンス違反であっても厳格に取り締まり、不正の芽を育てないようにしましょう。
2．法律に関する知識が浅い
コンプライアンス違反が起きる2つ目の原因は、法律に関する知識が浅いことです。企業に適用されるすべての法律を知っておくことは難しいですが、特に労務やハラスメントに関係しそうな法律は、主要な部分を知っておきましょう。知ることで、「うっかり」や「知らなかった」が原因のコンプライアンス違反を予防できます。
役員などの経営陣はもちろん、全従業員が自身の業務に関連する法律知識を持っておくことで、コンプライアンス違反のリスクを避けられます。
3．モラルや規範意識の欠如
コンプライアンス違反が起きる3つ目の原因は、モラルや規範意識の欠如です。
例えば顧客情報の持ち出しを行う場合、法的知識がなくても、業務で知った情報を流出させることに心理的抵抗を持つモラルが、ブレーキとなることもあるでしょう。一般的な社会規範を知ることで、SNS上での炎上防止にもつながります。
自社における慣習が、現代にマッチしないこともよくあります。職場全体のモラルが社会から見て低下していないか、見直すことも必要です。社外の友人や家族など、第三者との会話の中で、客観的な価値観をアップデートするのも一計です。「それはおかしい」「やめたほうがよい」と指摘される行動は、避けるようにしましょう。
企業がコンプライアンス違反をしないために対策したい4つの取り組み
コンプライアンス違反が起きてしまった後、企業の社会的信頼を取り戻すことは非常に困難です。問題が起きてしまう前に、可能な限りの対策を行うことも企業の務めでしょう。
最後に、コンプライアンス違反をしないために企業が対策しておきたい、4つの具体的な取り組みを解説します。
1．コンプライアンス研修を行う
1つ目のコンプライアンス対策への取り組みは、コンプライアンス研修の実施です。
コンプライアンスに関する意識を高めるために、定期的に社内研修・社内勉強会を開催するとよいでしょう。座学に加え、グループワークを含めた参加型にするとより効果的です。情報や考え方に偏りが生じないように、社外から講師を招いて実施することも検討してみてください。
2．情報管理マニュアル・ルールを定める
2つ目のコンプライアンス対策への取り組みは、情報管理のルールを定めることです。
機密情報や個人情報の漏洩を予防するために、情報管理における規定は必要です。ポイントは、従業員の良識に頼るのではなく、細かな部分まで明文化すること。機密データについては、社内LANでのみアクセス可能にするなど、物理的に情報流出のリスクを低くする対策を行うことも忘れないでください。
3．労務管理ルールを定め、周知させる
3つ目のコンプライアンス対策への取り組みは、労務管理ルールを定め、周知することです。労働基準法をはじめとする労務の関連法に従い、必要な労務管理ルールを設けている企業がほとんどですが、形骸化や周知不足になっているケースもあります。
残業の常態化を避け、従業員一人ひとりの業務量や業務時間を適切に管理することで、コンプライアンス違反を起こりにくくすることができます。まずは労務管理ルールに沿って勤務できているか、確認してみてはいかがでしょうか。
4．社内のコンプライアンス管理体制を構築する
4つ目のコンプライアンス対策への取り組みは、社内のコンプライアンス管理体制の構築です。
もっとも重要なのは、問題が起きたときに対応できる内部通報の窓口や部門をつくり、責任の所在を明確にすること。従業員からの報告・相談の窓口として、透明性があり第三者の目線が入るように体制を整えます。
そのほか社内規定の作成や研修・勉強会の実施なども、この部門が中心となって行うとよいでしょう。社内だけで専門知識を把握するのは難しいため、弁護士や社会保険労務士など外部の専門家とともに体制を整えるのがおすすめです。
社内規定と個人の意識改革でコンプライアンス違反のリスクを低くしよう
コンプライアンス違反の可能性は、意外と身近に存在するもの。企業のブランドイメージを損ない、法的措置につながるリスクがあります。「知らなかった」「このくらいは大丈夫だと思った」などで終わらせず、個人でも情報のアップデートを続けましょう。
企業側には厳格に社内規定を設け、会社も社員も守るための対策を行う義務があります。本記事で紹介したように、個人のコンプライアンスの意識を高める取り組みを積極的に行い、企業として問題が発生するリスクを軽減しましょう。
＜編集：PR TIMES MAGAZINE編集部＞
PR TIMESのご利用を希望される方は、以下より企業登録申請をお願いいたします。登録申請方法と料金プランをあわせてご確認ください。
PR TIMESの企業登録申請をするPR TIMESをご利用希望の方はこちら企業登録申請をするこのシリーズの記事
この記事のライター
佐藤 杏樹
フリーのライター・編集者。PR TIMESに新卒入社しメディア事業部にてコンテンツ編集者・SNS運用・イベントなど担当。現在も執筆業に携わりながら広報・PRの仕事もしています。広報実務を通して得た知見や実践しやすい広報ノウハウ、最初に知っておきたい広報の基礎など、みなさまに分かりやすくお伝えします。
このライターの記事一覧へ
