【PR TIMESノウハウ】FAXオプションでプレスリリースを効果的に配信しよう

みなさんはプレスリリースをどうやってメディアに配信していますか?郵送、FAX、電子メール、メディアのお問い合わせフォームなど、様々な方法が挙げられるかと思います。今回は、FAX配信を中心に、プレスリリース配信のコツをお伝えします。

FAXを使ったプレスリリース配信は、ペーパーレス化が進む昨今でもどこに届けたいかによって効果的な手法のひとつ。それは何故でしょうか。

PR TIMESでもFAX配信のオプションサービスが用意されています。本記事では、FAXオプションの内容や利用する効果・メリット、使い方についてご紹介します。

PR TIMESのFAXオプションとは?

PR TIMESには、「リリースFAX配信」というオプションサービスが用意されています。

通常はメディアリストとして選定した各メディアにメールでプレスリリースを配信しています。そこにオプションサービスを付加することで、FAXでもリリース配信が行えるようになるのです。

プレスリリースの配信時にFAX送信を利用できる

プレスリリースの配信方法を選ぶ際、メール&FAX、メールのみ、FAXのみの3つの方法から希望するものを選択します。ただし、注釈にも記載しているとおりFAX配信はオプションサービスとなっており、別途料金が必要です。

加えて、FAX配信を利用する場合は、Microsoft WordやPowerPoint等で作成したプレスリリース原稿をアップロード(PDF推奨)する必要があります

FAXオプションの利用料金

オプションの利用料金は、1配信につき5,000円(税別)です。
特別なプランを適用している場合を除き、企業登録後初めてのプレスリリース配信のFAX利用が無料になる初回特典もあります。ダッシュボードに表示されたスタートガイドに従って、1~4のミッションをクリアすると、FAX配信のオプション料金がかかりません。

FAXを送る枚数はどれくらいがおすすめ?

FAXでプレスリリースを送る際には、最適枚数2~3枚に収まるようプレスリリースをまとめます。

これはメディアが読みやすい枚数として、3枚以下(多くとも5枚以下)を推奨しており、原稿の枚数が6枚以上の場合は、PR TIMESのサポート&サクセスデスクより枚数削減の相談の連絡をする場合もあります。

というのも、長すぎるプレスリリースはやはりメディア関係者から好まれません。そして、FAX配信は受け手の資源(FAX用紙)を使用していることも念頭に置きましょう。あまりにも枚数の多い配信が続くと、FAX配信の停止依頼につながるなど受け手から敬遠されてしまう可能性も高くなります。企業名を指定してFAX配信の停止を相談されることもあるので、メディアとの信頼関係を保持するためにも、「プレスリリースの内容が不足なく伝わるか」という視点だけでなく「マナーとしてこの枚数のFAXが届いて迷惑をかけないか」という視点を持つことが大切です。

PR TIMESのFAXオプションを利用する効果・メリット

デジタル化やペーパーレス化が進んでいる昨今、FAX配信を利用することにはどのような意味があるのでしょうか。また、FAX用原稿の作成で気を付けるポイントはどこでしょうか。まずは、PR TIMESのFAXオプションを利用する効果やメリットを2つご紹介します。

メリット1.新聞・テレビなど伝統あるマスメディアには好まれやすい

まず1つ目のメリットとして、新聞やテレビなど、マスメディアではFAXでの情報管理も健在であることが挙げられます。

特に、新聞や雑誌といった紙媒体のメディアを運用している関係者は、昔からずっとFAXでプレスリリースを受け取っているため、そのやり方に慣れ親しんでいるということが考えられます。また、普段から紙に接する機会も多く、FAXでのプレスリリースの方が感覚的にしっくりくる、という文化もあるでしょう。

記者クラブに記者発表会の案内文を送る際には、FAX送信を指定されるケースもあったり、そもそもプレスリリースをFAXでしか受け付けていない媒体もあります。今でもなおFAXでの情報管理が好まれているメディアにプレスリリースを送付する場合は、適した方法だといえます。

メリット2.プレスリリースを目にしてもらいやすい

2つ目のメリットは、FAXで送ったプレスリリースは目にしてもらいやすいという点があります。

メール配信の場合には、メール件名の情報だけで、そのプレスリリースを読むか不要か判断されてしまうこともあります。その点FAXは、プレスリリースのタイトルやトップに配置した画像など、1枚目の内容がダイレクトに目に入るので、興味を持ってもらえる可能性も上がります。

郵送はメールやFAXよりも比較的少ないため、注意喚起を引き目につきやすい、というメリットがありますが、開封するという一手間が必要になるため、開けるまでは内容も把握できず、また届いたその日中に開封してもらえるかどうかも分からないため、情報の鮮度が落ちるケースがあります。

FAX配信は手に取ってもらった瞬間の視認性が高いのが最大のメリットと言えますね。

FAX原稿を作成するときのポイント

では、FAX用の原稿はどのように作成すればいいのでしょうか。PR TIMESの管理画面で登録するプレスリリースとはまたちがう、FAX原稿ならではの注意したいポイントを解説します。

作成するときに気を付けるポイントは?

メール配信やPR TIMES上でのプレスリリース掲載とちがい、FAXで配信されたプレスリリースは白黒になります。そのため、文字が小さかったり上下が詰まっている原稿は読みにくくなり、画像も色合いによっては潰れてしまうことがあります。作成した原稿を白黒印刷してみて、読みづらくなっていないか目視でチェックすると良いでしょう。

また、自動でヘッダーとフッターが入るようになっているので、ページギリギリまで本文が入ってしまっていないか、上下左右に余裕を持たせることもポイントです。

追加で記載するといい項目は?

FAX配信では枚数に配慮して簡潔に収めたく、また、ダイレクトに目に入る1枚目にタイトルや画像など大事なポイント盛り込んでおきたいことから、「送付状」は付けないケースがほとんどです。

その代わり、プレスリリースの本文とは別に、プレスリリース全枚数分の何枚目なのかページ数を振っておくと、読み手が情報の見落としを防げたり、FAX用紙がバラバラになってしまっても分かりやすくなります。

また、原稿の全てのページに「日付」「配信元企業名」「担当者」「電話番号」「メールアドレス」などの必要事項を明記しておくと、メディア関係者が問い合わせをする際の負担も減り、読み手の行動を踏まえた親切なプレスリリースになります。

PR TIMESのFAXオプションの使い方

最後に、PR TIMESのFAXオプションの使い方について紹介します。

プレスリリース編集画面より、内容を記入し、配信先を設定して画面を進めていくと「配信方法」という設定ページが出てきます。ページ上部「メディアリストへの配信方法」の設定で、FAX配信を設定することが可能です。

「メールで配信」の下にある「FAXで配信」のチェックボックスにチェックを入れます。

そうすると、プレスリリース原稿のファイルが選択できるアップロード画面が表示されます。ファイルのアップロードは「ファイルを選択」より選択するか、ドラッグ&ドロップで行えます。

アップロードできるファイル形式は、PDF、DOC、PPTと3パターンありますが、最終的にはすべてPR TIMES側でPDFに変換して配信されます。配置のズレなどを防ぐためにも予めPDFデータに変換してアップロードし、最終チェックを行うのがおすすめです。サイズは10MBまでとなっています。

この際に、他のプレスリリース原稿を選択してしまうなど、添付ファイルを間違えないよう、十分に注意してください。以上で設定は完了です。

どこに届けたいか次第でFAXも有効手段に

本記事では、PR TIMESで利用できるFAXオプションの内容や使い方、プレスリリースをFAXで送ることのメリットについてご紹介しました。

PR TIMESでは、1配信5,000円(税別)で利用できるFAXオプションが用意されています。

デジタル化・ペーパーレス化が進む現代でもあり、新しくできたWebメディアでは、窓口にFAXを利用していないところもあるでしょう。しかし、新聞や雑誌などのマスメディアでは今でもFAXが根強く利用されている現状があります。

どのメディアに届けたいのかによっては、FAXによる配信も手段として有効的な場合がありますので、プレスリリースの内容だけでなく、届け先も考慮したうえで、配信方法も検討してみるといいでしょう。

この記事のライター

アバター

PR TIMES MAGAZINE編集部

株式会社PR TIMESのカスタマーサクセス、社内広報、社外広報、イベント運営など8年以上広報PRと向き合うメンバーが在籍しています。日本最大のプレスリリース配信サービス「PR TIMES」を運営すること12年。さまざまな広報担当者からのお問い合わせやPRのご相談への対応経験を活かし、すべての広報PRパーソンに捧げるノウハウ記事を執筆中

この記事に関連する記事

今注目の記事