SmartMeetingが、会議前の日程調整業務を効率化する「日程調整」機能をリリース!

〜 会議前に発生する面倒な業務を効率化 〜

株式会社SmartMeeting(本社:東京都港区、代表取締役:岡本 剛典)が運営するクラウド会議改善サービス「SmartMeeting(スマートミーティング)」は、日程調整業務を簡単にできる「日程調整」機能を2022年1月17日に公開しました。ドキュメント機能をベースとしたSmartMeetingの「日程調整」機能により、日程調整業務の効率化から、会議準備の効率化・議事録の一元管理を可能とします。

■ 「日程調整」機能の概要と特徴
「日程調整」はSmartMeeting上で発行した日程調整用のURLを相手に送付し、相手が日時を選ぶだけで、日程調整が完了する機能です。そのため、SmartMeetingの「日程調整」を使えば以下のような日程調整業務を効率化できます。

・社内複数人が参加する予定の自動作成
・カレンダーのスケジュール登録
・WEB会議ツールのURL発行 ( ※ )
・日程調整相手への確定通知

※ 現在はGoogle Meet、Microsoft Teams のみ連携。Zoom は近日中に連携予定。

また、会議専用の議事録URLが自動で発行され、お使いの Google Calendar や Outlook などのメモ欄に挿入されるため、スムーズに会議準備に着手できる利点もあります。
SmartMeeting上に表示される会議の候補日は、連携されたカレンダーとリアルタイムに同期しているので、予定の仮押さえなしで複数人と同時に日程調整が行えます。

これらの機能により、メールのやり取りによる手間やダブルブッキングなどのリスクを軽減します。さらに、Google Meet や、Microsoft Teams、 Zoom(連携予定)などのWEB会議ツールと連携することで、会議URLをワンクリックで生成できるため、オンライン会議の設定や連絡がより簡単に行えます。

< 設定できる項目の例  >
① 前後の日程調整不可の時間
② 日程調整可能な時間帯
③ 休憩時間
④ 参加者
⑤ 日程調整できる会議時間
⑥ 選択できる日程の上限
⑦ 打ち合わせ方法
 

                                                            設定できる項目の例

■ 開発の背景
多くのユーザー様とお話する中で、「社外の方との日程調整業務をもっと効率化したい」「社外の方との会議の日程調整に時間がかかっている」というご意見をいただいていました。
このように頻繁に発生する日程調整業務の工数削減と、SmartMeeting導入企業のご要望にお答えするため、簡単に日程調整ができる機能を開発しました。
今回の機能リリースにより、これまで日程調整業務にかけていた工数を削減し、会議の準備や、その他の”本当に必要な仕事”に集中できる時間を創出します。

■ 今後の展開
今後は営業・マーケティング・エンジニア・デザイナーが使用する各種タスク管理ツールとの連携や、効率的な会議の進行をサポートする機能開発などに取り組んでまいります。
また、会議データの取得項目を増やし、さらなる組織的な会議の生産性向上を支援いたします。
SmartMeetingは、働く中で多くの人が課題を抱える「会議」を改善し、生産性の高い会議を増やすことで企業成長に貢献できるサービスの提供を目指します。

■ クラウド会議改善サービス「SmartMeeting」について
SmartMeetingは、会議の生産性を向上するクラウドサービスです。会議の生産性向上の支援に向けて、「社歴・役職問わず誰もがアクション・成果につながる会議の実現」や「会議データの分析から組織の生産性向上・全社的な会議改善に貢献」。具体的には、会議に特化した議事録を起点に、適切な事前準備・目的を達成しやすい議論・資産価値の高い議事録作成といった体験を提供し、導入企業様の会議の価値を最大化します。

良い会議を増やすことで労働生産性を大きく向上させ、働き方改革やテレワークでの「会議の新しい形」を提唱します。

SmartMeetingのサービスサイト : https://www.smart-meeting.jp/

■ 会社概要
企業名:株式会社SmartMeeting
所在地:東京都港区六本木3-2-1 住友不動産六本木グランドタワー
代表者:代表取締役  岡本 剛典
事業内容:クラウド会議改善サービス「SmartMeeting」の企画・開発・運営・販売
企業URL : https://smart-meeting.co.jp/

※ Google カレンダー および Google カレンダー ロゴは、Google Inc. の商標または登録商標です。
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