NotionおよびNotionAIにより、GovTech東京、組織内コミュニケーションの最適化を実現

ストック情報の共有に寄与し、全職員に利用浸透

Notion Labs Japan合同会社（所在地：東京都、ゼネラルマネジャーアジア太平洋地域担当：⻄ 勝清）は、一般財団法人GovTech東京（所在地：東京都、理事長：宮坂 学、以下 GovTech東京）がコラボレーションソフトウェア「Notion」および「Notion AI」の導入により、ストック情報の共有という課題に寄与し、組織内コミュニケーションの最適化を実現したことを発表します。Notionの導入・利用により、業務効率化にもつながっています。

GovTech東京は、「情報技術で行政の今を変える、首都の未来を変える」をビジョンに掲げ、行政サービスのDXを推進し、住民の生活をより豊かなものにすることを目指しています。東京全体のDXを進展させる「協働」の枠組みとして2023年7月に団体を設立以降、東京都のデジタル部門「デジタルサービス局」と車の両輪となって、東京都や市区町村がこれまで取り組んできた成果やノウハウを生かし、東京都庁はもちろんのこと、都内62の市区町村を含めた東京全体のDXに向けて活動しています。

様々なバックグラウンドを持つ人材が活躍するためのコミュニケーションツールの整備

GovTech東京の職員は、高い専門知識や技能を有するデジタル人材を抱える団体として東京都職員と民間出身者とで構成されています。事業開始にあたり、様々なバックグラウンドを持つ人材が活躍できるよう、コミュニケーションツールの整備が重要であり、新たな情報共有の仕掛けを作る必要がありました。

事業開始が1カ月後に迫った2023年8月、情報を集約しておく場所が初期段階から必要であると考え、情報共有のためのツールを検討。プロジェクトに新たに参加する人がすぐに情報をキャッチアップでき、誰もが使いやすいツールを求めていました。幅広い機能や利便性の高さに加え、先進的な企業の導入事例が多かったこともあり、Notionの導入を決定しました。業務に必要な情報を集約する場として、ワークスペースの構築・設計のイメージがつきやすかったことも導入の決め手となりました。

想定以上のNotion浸透により業務を効率化、ストック情報の共有に寄与

9月事業開始と同時に利用を始め、まずは財団の基本情報や職員のプロフィールなど新たに採用された職員が情報を簡単にキャッチアップできる環境を整えました。以降、各プロジェクトのタスク管理や議事録も全てNotionに集約するなど活用の幅を広げています。Notionの導入プロジェクトを牽引したGovTech東京経営管理本部・経営管理グループ長の幸田 友資氏は「導入当初はスモールスタートと考えていましたが、分かりやすい活用シーンを職員に多く伝えたこともあり、想定以上に全職員が利用しています。研修の参加率も良く、デジタル人材に限らず都職員や管理職も積極的に使っていることが浸透につながっているのではないか」と手応えを語ります。

Notion AIは、主に議事録の要約や情報の検索で活用されています。経営会議等の報告では、AIの要約によって誰もが内容を把握しやすく、効率化につながっています。規定類やガイドラインの情報検索も、Notion上にテキスト情報として集約したことでQ&A機能を効率よく活用でき、検索性が大幅に向上しました。

またGovTech東京では、「共同化」と「協働」をテーマにデジタル化の取り組みを進めています。GovTech東京自体がNotionをはじめとした様々なデジタルツールを導入し利用・体験することで得た好事例を、同様の課題を抱える自治体等に展開していくことも目指しています。Notionの活用・推進を担うテクノロジー本部長を務める亀山 鉄生氏は「ツールを正しく選定し、正しく使うということは非常に重要です。組織内のストック情報の共有という観点からは、Notionを導入したことはよかったと考えています。今後は、使い方をさらに精査するとともに、ノウハウの共有や事務作業を効率化するAIプロンプトのテンプレート化など、自治体等での活用が可能か、私たちの体験を自治体の方にも体験していただく場の提供なども含め、検討していきたいと考えています」と話しています。

GovTech東京では業務上のコミュニケーションにおいて、情報の特性に合わせてデジタルツールの活用を柔軟に選択しています。今後もNotionを情報を蓄積していくツールとして活用し、組織ごとの役割整理に役立てていく方針です。

GovTech東京について

GovTech東京は、高い専門知識や技能を有するデジタル人材を抱える団体として、2023年7月に設立し、「情報技術で行政の今を変える、首都の未来を変える」をビジョンに掲げています。東京都デジタルサービス局と車の両輪となって、都庁各局DX、区市町村DX、デジタル基盤強化・共通化、デジタル人材確保・育成、データ利活用推進、官民共創・新サービス創出の6つのサービスを提供し、東京都庁、都内62区市町村など東京全体のDXはもちろんのこと、“首都・東京”として国や全国1700以上の自治体のデジタル化に貢献してまいります。

 https://www.govtechtokyo.or.jp

Notionについて

Notionは、ドキュメントの作成・共有、プロジェクトの管理、ナレッジの整理、すべてが一箇所で実現できるコネクテッドワークスペースです。ユーザーは美しいドキュメント、ロードマップ、ナレッジベースなどを作成、カスタマイズすることができ、チームの生産性向上、コラボレーションの促進・強化、チームでの働き方の改革を加速化させます。Notionは次世代のスタートアップから大企業まで、世界中で最高のチームを支えています。日本でもトヨタ自動車社や三菱重工社、サイバーエージェント社、セプテーニ社といった大手企業への導入が進み、信頼を得ています。​

https://www.notion.so/ja-jp