AIトラベル、出張手配と経費精算に関する調査結果を発表〜予約手配に1時間以上かかるケースが約3割。面倒なことは「探す」「調べる」〜

クラウド出張手配管理サービス「AI Travel」を運営する株式会社AIトラベル（本社：東京都港区、代表取締役：村田佑介）は、2019年4月16日に「出張手配と経費精算に関する調査」結果を公開しました。

結果によると、宿泊先や移動手段の予約手配に1時間以上かかるケースが約3割、出張手配で面倒だと感じていることは「条件にあったものを探すのに時間がかかる」「旅費規定に沿った宿泊施設を探すのに時間がかかる」「移動手段を調べるのに時間がかかる」など「探す・調べるのに時間がかかる」が上位を占める結果になりました。

■調査結果サマリー
・出張申請について専用システムやワークフローシステムを使っていないケースが6割超。
・出張手配については「立替で移動手段や宿泊先を手配し後日精算」が6割超。
・出張の予約や手配にかかる時間に1時間以上かかるケースが3割弱ある。
・出張でよく使う移動手段のトップは新幹線（チケット購入）が5割超え。（新幹線EXサービス利用を上回る）
・出張申請や手配面倒と思うキーワードは「探す」「調べる」

■調査背景
昨今、深刻な人手不足が社会問題になっています。中小企業基盤整備機構の調査結果*によると、7割以上の中小企業が「人材不足を感じている」と答えています。人手不足を解消するため「働き方改革」としてテクノロジーやAIを活用した、デスクワーク業務効率化などの労働生産性向上が急務となっています。

出張手配の手間とコストの削減を目指すAIトラベルでは、様々な企業の出張手配の担当部署・担当者とやり取りする中で「出張手配を行うために通常業務が止まる」「旅費規定に合う宿泊先を探すのが大変」など出張手配に時間を取られて本来やるべき業務が出来ないなどの声を直接聞いています。

このような背景を受け、出張手配や経費精算の実態について明らかにするため調査を実施いたしました。

*中小企業アンケート調査報告「人手不足に関する中小企業への影響と対応状況」P4
http://www.smrj.go.jp/doc/org/20170508_info01.pdf

調査概要
調査方法：インターネット調査
調査地域：全国
対象者　：出張経験のある25～50歳の会社員（男女）
回答者数：538人
調査期間：2019年3月12日～14日
調査機関：Fastask（株式会社ジャストシステム）

■調査結果

規定書式を「紙面で申請する」と回答した割合が25.1%と一番多く、ついで「口頭申請」が22.3%、「ワークフローシステムで申請」が21.6%となりました。出張の申請に関しては全体の59.1%がシステム（出張管理システム・ワークフローシステム）を利用せず人的ベースで行っている結果となりました。
 

 

出張手配の方法は「立替で移動手段や宿泊先を手配して後日精算している」と回答した人が全体の61.2％であった。精算部分は個人で行うケースが目立つ。また「自分で内容を選定し、会社に手配してもらっている」が20.6%、「総務部署などの担当者に手配してもらっている」が14.1%、「旅行代理店に手配してもらっている」が3.0%と手配を他部署や代理店依頼しているケースは全体の37.7%であった。「立替」と「手配」を自身で行っているケースが全体の6割を占めており、出張者自身の業務を圧迫していることが伺える。

 

出張の予約手配にかかる時間は「30分以上1時間未満」と回答した人が全体の37.5％が一番多く、ついで「30分未満」が34.5%であった。「1時間以上」「半日」「1日」「1日以上」と回答した割合の合計が27.9％となり、予約手配のさらなる効率化に検討の余地があるのではないかと思われる結果となった。
 

出張でよく使う移動手段は「新幹線（チケット購入）」と回答した人が全体の58.3％であった。ついで「飛行機（国内）」が38.5％、「新幹線（EXサービスを利用）」が38.1％となった。「新幹線（チケット購入）」については全体の6割弱を占めた事からもEX法人カードの利用を進め、予約手配にかける時間を削減させる必要の余地があるのではないか。
 

出張申請や手配で面倒と思う事は「条件にあったものを探すのに時間がかかる」と回答した人が31.4％と一番多く、ついで「旅費規定に沿った宿泊先を探すのに時間がかかる」が26.0％、「移動手段を調べるのに時間がかかる」が23.0％であった。「探す」「調べる」といった手間を削減すれば、出張者にとって余分な時間を短縮できるたけでなく、心理的なストレスを解放できるのではないかと考えられる。

■総括
出張経費に関して、見えている経費（交通費・宿泊費・日当）については顕在化されやすく削減施策も行われる場合が多いが本調査のように見えていない部分（申請方法・手配方法・手間と思われる部分）を顕在化し、解決にあたる施策が求められるのではないか。


【クラウド出張手配管理サービス「AI Travel」とは】
出張手配業務の課題を解決するクラウド出張手配管理サービス「AI Travel」は、乗換案内アプリのように出張の要件を入力するだけで、最適なホテル・飛行機・新幹線を最小限の手間で予約することができます。また、総務・経理向けの管理機能ではすべての情報をリアルタイムに一元管理することができ、分析および改善施策の立案・実行もサポートし、お客様のビジネスパフォーマンスの最大化に取り組んでいます。
公式サイト　https://aitravel.jp/

【株式会社AIトラベルについて】
ストレスフリーな移動を通じて、最高のビジネス成果を創造する当社は、出張の「手間」と「コスト」を削減する、次世代クラウド型の出張手配・管理サービス（BTM）「AI Travel」を提供しております。

今後は、ビジネスにおける「移動の見える化プラットフォーム」として出張や短距離移動データを見える化し、出張者や手配者に向けて最適な情報を提供していきます。そして、ビジネス特化型のMaaSにおけるマーケットリーダーを目指していきます。

ビジネスにおける移動をシームレスに。そして効率化・最適化することで、ビジネス成果の上がりやすいストレスフリーな移動社会にしていきます。

社名　    ： 株式会社AIトラベル
代表者    ： 代表取締役　村田 佑介
所在地    ： 東京都港区三田2-10-5 エルアルカサル三田 805
設立        ： 2014年2月4日
事業　　 ： クラウド出張手配管理サービス「AI Travel」の運営
URL　　 ： https://aitravel.company