中小企業が抱える重要課題と解決策とは? オフィス管理システムOffision Hubで経営課題を解決へ

中小企業が抱える重要課題

2023年の人手不足を要因とした倒産は260件にのぼり過去最多を大幅に更新し、人手不足による企業経営への悪影響が顕著にみられた一年でした。特に国内企業の9割以上を占め、雇用の約7割を担う中小企業にとって、人件費含むコスト削減は最重要な課題になっています。

 

その中、オフィス管理に関わるコスト削減はまだ余地が存在します。中小企業のほとんどが先進的なオフィス管理システムを利用しておらず、未だ完全にアナログな方法で管理をしております。すでに欧米先進国で証明されている、自動化が高いオフィス管理システムを活用することで省人化が可能です。少人数低コストでオフィスを管理することができます。

会議室予約

例えば、会議室の予約。

完全に担当者が個別に把握するなど、アナログな方法で管理するとヒューマンエラーが避けられない上で、繫忙期になると混乱が生じやすいです。十分に施設のリソースがあるものの、奪い合い状況になりがちです。例えば予定が入っているのに実際には使われないケースや、利用と利用の間が長時間空いてしまうケースなど、会議室が効率的に使われないこともあります。そこで、人為的ではなく洗練されたシステムによって管理を行う予約システムが注目されるようになる。

 

さらにアフターコロナの今で、ハイブリッド勤務やテレワークなどの需要はこれからもさらに高くなると予想される。その背景で、オフィス管理システムでホットデスク制度を推進することもできる。BBC（英国放送協会）の報道により、オフィスにホットデスク制度を導入することで、オフィスの運営コストを30%削減し、必要なスペースの15%から25%を節約することが可能。

オフィス管理システムを導入して活用できれば大きな効果を企業に持たせるだろう。この背景を踏まえると、オフィス管理システムの選択はより重要となる。

 

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ホットデスクとは

ホットデスクは、同じデスクを異なる人が異なる時間帯に使用する組織的なワークスペースシステムです。一般的には、冗長なオフィススペースを削減することにより、スペース効率を最大化し、不動産リスクを軽減することを目的に採用されます。

多くの場合、ホットデスクによる柔軟性は従業員のイノベーションの向上をもたらします。さらに社会的な側面として、分野を越えたコラボレーションを促進する方法として知られています。

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Offision Hub とは

Offision Hub（オフィシオン ハブ）は、ONES Software Ltd. が提供しているAIを活用したオフィス管理システム。Offision Hubは、デジタル化と最新のテクノロジーを活用し、効率的で柔軟な職場環境を実現するためのソリューションを提供する。

この革新的なシステムはオフィス管理の省人化を実現、会議室予約、デスク予約、訪問者管理、入退室管理など、オフィスの重要な機能を一元管理し、効果的なリソースの活用を可能になる、中小企業の課題を解決する。

ONES Software Ltd.

■ONES Software　会社概要

会社名：ONES Software
代表者：CEO Kit Ngai
設立日：2019年2月1日
ホームページ：https://ones.software/jp/

ONES Software は、企業がワークライフ バランスを達成するのに役立つ最先端のテクノロジの開発に重点を置いており、それによって生産性と従業員の満足度を高めています。当社のオールインワン システムである Offision は、会議室・デスクの予約、IoT 統合を使用したオフィス オートメーション、およびアジャイルなビジター管理を単一の統合プラットフォームに結合します。