セキュリティチェックシートの「回収済み」と「確認済み」を分けて管理。委託先管理の確認状況・対応履歴を整理するBtoB SaaS「マモリス」

〜株式会社トリックスタジオが提供する、ISMS・Pマーク運用・委託先管理における「確認状況・対応履歴」を把握しやすくする管理のかたち〜

株式会社トリックスタジオ（本社：東京都千代田区神田神保町2-34　鳴海ビル3F、代表取締役：大西　文一）は、委託先管理・セキュリティチェックシート運用支援サービス「マモリス」を通じて、チェックシートの回収後に発生する確認状況・対応履歴の整理を支援しています。

マモリスは、委託先へ送るセキュリティチェックシートの作成・送付・回収から、回収後の確認状況・対応履歴までを、ひとつのサービス上で一元的に管理できるBtoB SaaSです。とくに、Excelやメール運用では混同されやすい「回収済み」と「確認済み」を分けて把握できる点が特徴です。

ISMSやPマークの運用では、委託先へのチェックシートの送付・回収・評価が定期的に発生します。多くの現場ではExcelとメールでこのやりとりを回していますが、委託先や確認項目が増えるにつれ、回収状況は追えても、その後の確認や判断の経緯が分散しやすくなります。マモリスは、この「回収後」の段階に着目したサービスです。

「回収済み」と「確認済み」を分けて管理

委託先管理・セキュリティチェックシート運用を支援する「マモリス」

チェックシートの作成・送付・回収だけでなく、回収後の確認状況や対応履歴までをひとつのサービス上で管理できます。

 背景：委託先管理・セキュリティチェックシート運用の負荷 

委託先の数や確認すべき項目は、事業の拡大や取引関係の広がりとともに増えていきます。それに伴い、委託先管理やセキュリティチェックシート運用にかかる実務の負荷も高まります。

ISMS・Pマークの維持・運用において、委託先へのチェックシートの送付・回収・評価は定期的に発生する実務の一環です。送付先のリストを管理し、未回答を催促し、戻ってきた回答を確認する。この一連の作業が、担当者の手元で繰り返されています。

 課題：「回収済み」と「確認済み」は別である 

「回収済み」とは、委託先からチェックシートが戻ってきた状態です。「確認済み」とは、その回答内容を確認し、必要に応じて判断や差し戻しをおこない、記録まで残した状態を指します。両者は近いようでいて、実務上は別の段階です。

本来は回収のあとに確認の作業が続きます。回答の中身を読み、自社の基準に照らして判断し、その経緯を記録する。この部分は回収そのものよりも後回しになりがちで、「誰が、いつ、どの項目を確認し、どう判断したか」が残っていないと、更新審査や担当者の引き継ぎの場面で、当時の判断を説明する際の負荷が高まります。

回収状況は管理されていても、確認状況や判断経緯まで一貫して管理することは、現場にとって負荷がかかりやすい領域です。

 Excel・メール運用で起きやすい問題 

Excelは柔軟性が高く、自社特有の設問を組み立てる出発点として有効な手段です。一方で、委託先や確認項目が増えると、次のような負荷が積み重なります。

•  未回答の委託先を把握し、個別に催促する手間

•  修正・再回答が発生したときに、どれが最新版かを判別する手間

•  差し戻しのやりとりが複数のメールに分散し、経緯を追いにくくなること 

• 判断の根拠が担当者個人のメールボックスにしか残っていないこと 

• 担当者交代時に、過去のやりとりや判断を引き継ぎにくいこと 

• 更新審査の前に、過去の履歴を探し直す負荷 

いずれもExcelやメール自体の問題というより、規模が大きくなると一つの表やメールスレッドだけでは追いきれなくなる、という性質によるものです。

 マモリスで支援できること 

マモリスは、こうした「回収後」の確認・対応の段階を、現場の運用に沿った形で整理します。

委託先ごとの回答状況を一覧で確認し、未回答者へのリマインドや差し戻し、確認履歴の記録までを一つの流れで扱えるため、担当者個人のメールボックスやExcelファイルに判断経緯が分散しにくくなります。担当者が交代する場面でも、過去の対応を確認しやすい状態を整えられます。

主なアプローチは次の3点です。

1. 「回収」から「確認」へのスムーズな移行 回収した回答をそのまま確認の段階につなげられます。戻ってきた回答が、確認や判断の対象として扱える状態で並びます。 

2. 進捗管理とリマインドの負荷を軽減 誰がまだ回答していないか、どこで差し戻しが起きているかを一覧で把握でき、催促ややりとりにかかる手間を抑える運用を支援します。 

3. 対応履歴の蓄積 確認・差し戻し・例外対応といったやりとりの履歴を残せます。「回収率100%」だけでは見えない、確認・判断の状況まで含めて後から振り返れます。 

コメント記録、差し戻し、チェック完了に対応した確認画面

回収後の確認・差し戻し・コメント履歴を画面上で管理

マモリスでは、回答内容の確認時に、コメントの記録、差し戻し、チェック完了までを画面上で操作できます。回収後の確認状況や対応履歴を残しやすくし、「回収済み」と「確認済み」を分けて運用しやすくします。

主な機能 

• 送信者の管理（個別登録、CSVアップロード、グループ管理など）

• チェックシートの作成 

• 回答者の登録・送付先管理 

• 回答の回収・未回答ステータス管理 

• リマインド送信・差し戻し対応 

• 確認状況の把握・確認履歴の記録 

• 回答履歴の蓄積 

回答内容はPDFとして保存でき、社内での共有や後日の確認資料としても活用しやすくなります。これらをひとつのサービス上で扱うことで、「回収済み」と「確認済み」を分けて管理できる状態を整えます。

チェックシート一覧・回答期限・回答待ち・ステータスが見える画面

チェックシートごとの回答状況やステータスを一覧で管理

チェックシートごとの回答期限、回答待ち件数、実施状況を一覧で確認できます。テンプレートからの新規作成や詳細確認にも対応し、運用状況を把握しやすくします。

 会社概要・お問い合わせ 

株式会社トリックスタジオは、Webシステム開発や業務システム開発、BtoB向けサービスの企画・開発を手がけています。現場で発生しやすい運用の属人化や管理負荷に着目し、「マモリス」を通じて、委託先管理やセキュリティチェックシート運用における回収状況・確認状況・対応履歴の整理を支援しています。

会社概要

•  会社名：株式会社トリックスタジオ 

• 所在地：東京都千代田区神田神保町2-34　鳴海ビル３F

• 代表者：代表取締役 大西　文一

• 事業内容：Webシステム開発、業務システム開発、BtoB向けサービスの企画・開発 

• URL：https://www.trick-studio.jp/

Excelやメールでの委託先管理・セキュリティチェックシート運用において、回収状況だけでなく確認状況や対応履歴の管理に課題を感じている方は、サービス内容や活用シーンについては、マモリス公式サイトをご覧ください。

•  「マモリス」公式サイト：https://www.mamorisu.jp/ 

• お問い合わせ窓口：https://mamorisu.jp/contact