家づくりにおける打ち合わせ議事録の電子化機能を追加。議事録作成から電子同意までウェブ上で完結。住宅トラブルの予防へ

家づくりをサポートする「rooTree（ルーツリー）」に新機能「議事録電子同意機能」を追加。住宅業界のトラブルの原因だった「言った言わない問題」の解消に貢献します。

株式会社モリデル

2024年10月2日 10時30分

株式会社モリデルは2024年9月、家づくりをサポートする「rooTree（ルーツリー）」に「議事録電子同意機能」を新たに追加しました。住宅業界に根強く残るトラブルの原因を解消するために、ぜひご活用ください。

あらゆるフェーズの「言った・言わない問題」を解決

家づくりでは、住宅会社とお客様との間でさまざまな打ち合わせの場が設けられます。近年では対面だけでなく、オンラインでの打ち合わせの機会も増えました。そうした打ち合わせで長年問題となっていたのが、「言った言わない問題」です。

戸建てにするのかマンションにするのか。
コスパを優先したいか生活の快適さを優先したいか

駅近か郊外か。

こうした住宅の選択肢に加えて、間取り、壁材・床材の種類、駐車場など外構の設計など、数多くの項目を打ち合わせで決定していきます。

住宅業界では、住宅を取得するまでに10〜25回程度の打ち合わせが必要だとされています。

ちょっとした電話・メールなどでの確認も含めると、その数はさらに増えるでしょう。

さまざまな「決めるべきこと」について、担当者は毎回お客様との確認→承認という手順を踏みます。しかし、打ち合わせによっては書面の記録ではなく、口頭でのやり取りをベースにお客様の承認を得るというケースも珍しくありません。

そこで生じるのが、「なぜこの位置になったのか」「駐車場がこんなに狭いのはなぜか」といった意見の食い違いです。

住宅会社の担当者は、打ち合わせの都度それぞれの選択肢のメリット・デメリットを伝えます。しかし、家づくりの話は多岐に亘るため、進める過程でこうした情報をお客様が忘れてしまうことがあります。

「そもそもなぜ、駅近の中古マンションを探しているのか」など、初期の打ち合わせで決定したことを再確認するときも珍しくありません。

あらゆるフェーズの打ち合わせ内容の可視化

マンションではなく戸建てを選択した背景。

壁紙をこの色にした理由。

駐車場の広さ・位置についての合意形成のプロセス。

rooTreeの新機能では、ブラウザ上で簡単にメモできる「議事録作成機能」と、電子署名によって議事録の内容を記録できる「電子同意機能」の2つを備えています。これらにより、住宅会社の担当者が、各打ち合わせに何を伝えて、お客様が何に合意したのかを見える化できるようにしました。

【議事録電子同意機能はこんな方にオススメ】

・現場で手書きのメモを残すのは大変。議事録の電子化を進めたい

・文字化が難しい図面などの画像も議事録に残しておきたい

・議事録についての同意をちゃんと残したい

・設計会社などの第三者にも、かんたんに議事録を共有したい

・実際に画面を共有しつつ、議事録を作成したい

・オンラインの打ち合わせ内容もしっかりと議事録を残して署名同意を得たい

rooTree議事録電子機能の特徴は「頻度の高い打ち合わせ議事録を手軽に作成し電子同意すること」に尽きます。家づくりのプロセスでは契約書や覚書などの重要書類締結以外にも普段の打ち合わせにおいて、家づくりの方針や仕様、変更内容の確認が行われます。
多岐に亘る情報をまとめながら進めるため、住宅担当者は議事録を作成することがお互い気持ちよく取引するポイントでもあります。

しかし、住宅においてはいつも対面且つ机上で打ち合わせできるとは限りません。

工事が始まると現場での打ち合わせがあります。最近はオンライン商談も増えました。このような場面では打ち合わせ時間内に適切な議事録を作成し承認をいただくことが難しい場合がありますが、rooTreeであればお手持ちのデバイスでいつでも議事録の作成と共有、電子同意をいただくことができるので安心です。