【論文発表】国立大学法人 香川大学 ポータルシステム「Digi-ONE」でDXを実現。学内業務の効率化による教育現場の変革に貢献

大学向け統合ポータルパッケージ「KnowledgePortal」の導入により、学内事務の連絡に費やされる業務時間の削減率は96.54%、連絡の閲覧時間も42.09%の削減に成功

株式会社SibaService(兵庫県神戸市中央区、以下当社)が提供する大学向け統合ポータルサービス「KnowledgePortal」が国立大学法人 香川大学 におけるDXへの取り組みとして導入されました。「KnowledgePortal」の導入により、事務連絡における課題を解決、教職員の労務コスト削減に成功された事例が大学ICT推進協議会（AXIES）が発行する論文誌「学術情報処理研究」に掲載されました。

• 「Digi-ONE」導入の背景

香川大学では、業務変革におけるDXを実現するため、2021年4月に情報戦略室を設置し「デジタルONE戦略」を策定されています。従来の電子メールベースのシステムでは、誤送信のリスクや情報の見落とし、連絡対象者の業務工数増大、事務連絡の閲覧確認が困難であることなど、多くの課題を有していました。これらの課題を解決するため、香川大学 情報戦略室では当社が提供する大学向け統合ポータルパッケージ「KnowledgePortal」をベースとしたコミュニケーションプラットフォーム「Digi-ONE」を開発しました。

• 運用後の効果

「Digi-ONE」では、事前に登録された宛先を指定してお知らせを配信することができるため、学外の第三者への誤送信リスクがなくなり、必要な情報の迅速な共有が実現しました。この結果、教職員は重要な情報を逃すことなく、業務に集中できるようになりました。また、事務連絡に費やされる時間が従来の433時間から15時間に短縮され、時間削減率は96.54%に達しました。連絡の閲覧時間も42.09%削減されています。これは、香川大学様の業務効率の大幅な改善を示すものであり、デジタル化の実用的なメリットを示しています。

このように、「Digi-ONE」の導入によるデジタル化の推進は発信者の意識改革を促し、自ら業務改善に取り組む意欲を高めていることが確認できています。今後は教職員だけにとどまらず、学生や地域の方、OB・OGの方々へとサービスの対象を広げ、より多くの方との円滑なコミュニケーションが実現できるサービスを提供することを目標としています。

本導入事例は、大学ICT推進協議会（AXIES）が発行する論文誌「学術情報処理研究」、「AXIES Trajectory」に掲載されています。

香川大学のポータルシステム「Digi-ONE」の学内教職員向けお知らせ機能の開発

著者：松永 貴輝, 末廣 紀史, 武田 啓之, 藤本 藍, 米谷 雄介, 八重樫 理人

学術情報処理研究 2023 年 27 巻 1 号 p. 65-72

https://www.jstage.jst.go.jp/article/jacn/27/1/27_65/_article/-char/ja/

DXによる学内事務連絡の業務効率化を目指して

著者：香川大学情報化推進統合拠点 松永 貴輝

AXIES Trajectory vol.1 2024

https://axies.jp/trajectory/

※画像はイメージです

• 「Knowledge Portal」とは

「Knowledge Portal」は学生視点で開発されたポータルサービスです。大学の特色に合わせてデザインされたUIを中心に、学生や教職員の方が必要とされる機能がまとめられおり、アプリひとつでキャンパスライフに必要な情報を簡単に確認することができます。 

「Knowledge Portal」製品概要ページ

https://www.siba-service.jp/service/knowledge-portal/

• 企業概要

株式会社 SibaService
https://www.siba-service.jp/

「かわる」学び、つくる未来、このサービスで変えていく。をコンセプトに、ICTを駆使して全国の教育現場を支える企業です。 日本初の大学ポータルアプリ「Knowledge Portal」を開発。Knowledge Seriesを中心とする大学向けの クラウドサービス や小中高校生の学習端末に使用する ICT機器導入支援サービス 等を提供しています。