住宅関連の保険・保証サービスを提供する、住宅あんしん保証が「BYARD」を導入

～属人化しがちな業務プロセスに関する知見をチームに蓄積できる点と、進捗状況の可視化によるマネジメントへの効果を評価～

株式会社BYARD

2024年3月26日 11時00分

　株式会社BYARD（本社：東京都港区、代表取締役CEO：武内俊介）が運営する"人"と"業務"をつなぐプラットフォーム「BYARD（バイアード）」が、株式会社住宅あんしん保証（本社：東京都中央区、取締役社長:梅田一彦、以下「同社」）に導入されました。

■業務課題と「BYARD」導入理由

　保険サービスを展開している同社の商品開発部では、保険という特性上、認可を得るために正確な手続きや、国や自治体をはじめとした多数の関係機関との情報のやり取りが求められ部署が担当する業務は多岐にわたります。しかし、少人数体制の部署なため、メンバーそれぞれの役割が固定し業務が属人的になっていました。　部署内での役割が固定化されたことで、メンバーは自分の担当業務に対してほとんどマニュアルを参照せず、次第にマニュアルが形骸化。結果として実務とマニュアルの業務プロセスに乖離が生じ、業務の全容がブラックボックス化していきました。そのため、担当者が不在となった場合、マニュアルを参照しても業務を遂行できず、別のメンバーへの引継ぎも困難となりました。また業務プロセスのブラックボックス化によって、マネジメント層は業務の進捗状況を把握できず、複数部門を横断した業務においては、情報の共有漏れが頻繁に生じていました。　メンバーの退職・新規入社のタイミングで、こうした課題への改善策への着手を開始。業務プロセスの可視化と、抜け漏れを防ぐタスク管理との両立ができる「BYARD」の導入を決めました。

　「BYARD」を利用すればこれまで担当者が属人的に整備・運用していた業務プロセス・タスクをプラットフォーム上で一元管理し、テンプレートとして登録することが可能。直感的に操作できるUIで、各担当者が自ら、現場に即した業務プロセスを検討し、作成できるとともに、改善が必要な箇所を簡単に見つけることができます。また登録したテンプレートはマニュアル代わりとしても機能するため、特定のメンバーが実施していた業務も簡単に分担することでき、引継ぎも容易になります。さらにタスクの進捗状況が一目でわかるため、状況の説明を受けずとも、マネジメント層が各案件の進捗状況を把握し、トラブルが起きる前の段階で必要なフォローを施せるようになります。　また、「BYARD」の導入検討時に同社が抱えている業務上の課題やその背景から担当者が確認したうえで「BYADR」導入の提案があったため、導入後のサポートについても期待いただいています。

　このように「BYARD」は、属人的になっていた業務プロセス・タスク管理を可視化することによって、チームとして業務プロセスに関する知見を蓄積できるようになり、またマネジメントにも寄与していくことで、持続的な組織運営を後押ししてまいります。

■「BYARD」に期待すること

　「BYARD」による業務フロー設計・運用を活かすことで、少人数でも確実に業務を継続し、改善を継続することを可能にしたいと考えています。また、その運用を通じてメンバーが業務フローやプロジェクトに向き合う機会を増やし、チームとしての改善を図ることを期待しています。「BYARD」は細かいアップデートが継続されていますが、さらなる使いやすさの向上と業務改善に資するアップデートの継続を期待しています。

株式会社住宅あんしん保証　取締役　財経管理部長　園尾知之様