テレワーク／リモートワーク実現に向け、帳票電子化や電子捺印・自動配信できる電子帳票基盤「Paples(パピレス)」によるソリューションを提供

印刷・ハンコ・手動FAX送信など紙での運用をやめ、業務のデジタル化・ペーパーレス化でワークスタイル変革を実現

日鉄日立システムソリューションズ株式会社

2020年6月9日 13時01分

日鉄日立システムエンジニアリング株式会社（所在地：東京都中央区、代表取締役社長：木山伸泉、以下NHS）は、統合電子帳票基盤パッケージ「Paples(パピレス)」を活用したテレワーク／リモートワーク対応ソリューションをWebサイトに公開しました。

　新型コロナウイルスへの感染防止対策を機に、「通勤し出社し集まって業務を行う」「文書・書類を対面で説明する」「物理的な紙や印鑑を使用して業務を行う」といった従来のワークスタイルでの業務実施を見直す企業が急増しています。
　元来日本は地震や台風、水害などの天災に加え、季節性インフルエンザ罹患による自宅隔離、大型国際イベントのための公共交通機関の利用規制など、従来型の業務に制約が掛かる要因には事欠きません。

電子帳票基盤「Paples(パピレス)」

　また、企業が多様なワークスタイルに対応し、「働き方改革」による人員を確保するためにも、従業員に「いつでもどこでも仕事ができる環境」を提供することは今後の企業の競争優位性につながります。
　新型コロナウイルス対策に端を発したリモートワーク対応は、平時・有事の別なく、元々各企業に課せられていた大きな課題なのです。

　しかし、日本社会でのリモートワーク実現には、商習慣／法令対応／社内業務フローにおいて様々な課題があります。
　電子帳票基盤「Paples(パピレス)」は、これらの課題を解決し、企業のリモートワーク実現を支援することが可能です。

＜Paplesリモートワーク対応ソリューション＞
https://www.nhs.co.jp/package/paples/topics/telework.html?media=prtimes

Paples(パピレス)で紙文書／帳票を電子化し実現するテレワーク／リモートワーク

　PaplesはメインフレームやAS/400などのオフコン、各種ERP他オープン系業務システムとシームレスに連携し、システムから出力される帳票や既存の紙文書／証憑書類を電子化（デジタル化）する統合電子帳票基盤パッケージです。電子保存された文書／帳票は自動で仕分けされ、リモートでの参照、電子検印による簡易ワークフロー、PDF配信など様々な業務に活用できます。

　初めての方でも直感的に操作できる使いやすさで、急な在宅勤務にも適応できます。
　また、電子配信やワークフローなど各種クラウドサービスとも連携し、さらに利便性の高いシステムを構築できます。

●豊富な機能とソリューション、導入負荷を低減して活用可能
　多彩な機能を有するPaplesを活用すれば、様々な業務のペーパーレス化やリモートワークにワンパッケージで対応できます。ペーパーレス化やリモートワーク対応のために、業務ごとに複数のシステムを個別に導入すると、その管理が煩雑化する懸念があります。
　Paplesであれば、まずは一部門のある業務をリモートワーク対応のために導入し、順次、他部門／複数業務に拡張させていくことができます。そうすることで、ユーザ部門の導入負荷を軽減し、「システムのスパゲッティ化」を回避しながら様々な業務をリモートワークに対応させることができます。

●長期的に検討が必要な課題（法令対応／複数の取引先との調整が必要）にも活用可能
　Paplesは、長期的に検討が必要な課題（電子帳簿保存法／e-文書法対応等）にもワンパッケージで対応できます。電帳法の4区分（帳簿／書類／スキャナ保存／電子取引）に活用できるほか、NHSが提供する文書管理／法令対応コンサルティングサービスと組み合わせて、より効率的なペーパーレス化やリモートワークの対応策をご提案できます。
　また、複数の取引先毎の取引手法に合わせた対応が可能で、Webポータル上での文書／帳票共有や簡易検印ワークフロー等により、郵送や手動FAX送信等による紙でのやり取りを廃止し、自社／取引先ともにペーパーレス化の促進が可能です。

テレワーク／リモートワークにつながるPaplesの機能

　Paplesの持つ多彩な機能を組み合わせ、連携させることで、リモート環境でも様々な業務を行うことができます。

　●文書／帳票の電子取り込み
　　　・業務システムデータベースとの連携
　　　・プリンタの「印刷先」にPaplesを指定してスプールデータを電子化
　　　・スキャナ／OCR連携等によるPDF・画像ファイル・属性データ等の取り込み
　　　　　
　●文書／帳票のフォーマット作成（直感的に操作できるUIで作成可能）
　　　・社判やロゴの付加
　　　・法令や取引先の要望に合わせた作成・変更

　●電子検印／簡易ワークフロー／メール通知
　　　・ユーザ毎の電子印影登録／検印機能
　　　・次の確認・決裁者へのメール通知機能

　●自動仕分／電子配信／インターネットFAX／公開・共有
　　　・取引先毎等での自動仕分・分類
　　　・PDF化／メール添付配信
　　　・取引先毎のクラウド私書箱連携
　　　・インターネットFAX連携
　　　・特定権限者へのWeb公開／共有

テレワーク／リモートワークにつながるPaplesの機能

Paples活用によるリモートワーク・ソリューション例

●ソリューション例１帳票配信電子請求書作成～自動仕分～自動配信

　文書／帳票を紙に印刷してしまうと、その後のあらゆる業務の作業場所に制約が生じ、リモートワークができないという問題があります。
　Paplesの電子帳票作成・自動仕分・電子捺印・電子配信機能活用により、印刷／郵送／手動FAX送信による制約を解消します。

　□従来の請求書作成・送付プロセス
　　[印刷 → 分類・仕分 → 内容確認・捺印 → 取引先単位での封入・封緘 → 発送]

　■Paplesによる請求書作成・配信
　　[電子帳票作成 → 自動仕分 → 電子捺印 → 自動配信]

　【導入効果】
　　・Web画面上での参照や操作で業務が完結
　　・配信後の問い合わせ対応のための参照や再送処理もリモートワークで対応可能

●ソリューション例２社内決裁／内部統制支払依頼書の確認ワークフロー

　紙に捺印するハンコ文化を残したままでは、関係者が出社しないと業務が進まないためリモートワークができない、というハードルがあります。
　Paplesの帳票電子取込・電子検印・自動メール通知簡易ワークフロー機能の活用により、紙の社内文書への捺印・回覧による制約を解消します。

　□従来の支払依頼書承認・決裁プロセス
　　[印刷 → 担当者印 → 調査担当者印 → 最終決裁印 → システム反映・文書保管]

　■Paplesによる電子検印ワークフロー、業務システムへの自動反映
　　[帳票電子取込 → [[ 各担当者電子検印 ⇒ 次の担当者へメール自動通知 ]]
　　 → 基幹システムに自動通知／支払処理の自動実行（※アドオン）]

　【導入効果】
　　・簡易ワークフローで次の決裁者に帳票のリンクをメールで自動通知し、円滑な決済処理とリアルタイムの進捗共有が可能
　　・決裁文書のファイリングやキャビネットでの保管も不要