UC＋（ユクタス）ドキュメント、文書の操作権限を設定するセキュリティ強化「書庫機能」をリリース

文書の操作権限を管理することにより内部統制の強化に貢献

株式会社内田洋行ITソリューションズ

2024年3月26日 10時00分

文書管理システムUC＋（ユクタス）ドキュメントを提供する株式会社内田洋行ITソリューションズ（本社：東京都江東区、代表取締役社長：新家　俊英、以下 ITS）は、3月15日に「書庫機能」をリリースしました。UC＋（ユクタス）ドキュメントは、ITSが開発するUC＋（ユクタス）シリーズ製品の一つであり、電子帳簿保存法に対応した文書管理システムです。

開発の背景

昨今、テレワークの普及や改正電子帳簿保存法施行などの影響を受け、文書の電子化が急速に進んでいます。

文書の電子化は、業務効率化や生産性向上などのメリットがある反面、適切な管理ができないと企業の存続にかかわるリスクを伴っていることも事実です。

特に、複数部門が同じ保管場所で文書を管理する場合、情報漏洩やデータ改ざんなどに対するセキュリティを考慮する必要があります。

このようなリスクを防ぎ、文書のセキュリティを高めるために新たにリリースした「書庫機能」は内部統制の強化にも貢献します。

UC＋（ユクタス）ドキュメント「書庫機能」の概要

今回リリースした「書庫機能」は、文書の「保管権限」、「閲覧権限」、「情報変更権限」、「ごみ箱移動権限」を書庫別に設定することができる機能です。これにより、書庫に保管された文書に対して、付与された権限に基づく操作制限を設けることが可能になります。

意図しないユーザーからの閲覧や情報の変更を制限したい文書を安全に管理することができるようになります。

また、本機能はユーザーが所属するグループ別に設定することもでき、グループに所属しているユーザーに対して一括で権限設定を反映することも可能です。

書庫マスタ

書庫に対して、グループ別に機能制限をかけることができるようになりました。

管理権限を付与することによって操作を制限します。

＜　付与できる管理権限　＞

保管権限…書庫に文書を保管する権限
書庫ごとに文書を保管できるメンバーを制限することで、文書保管におけるミスを防ぎ文書を適切に管理します。
閲覧権限…書庫にある文書を閲覧する権限
重要な文書については特定の権限をもったユーザーのみ表示するように設定することで、情報漏洩を防ぎます。
情報変更権限…書庫にある文書の情報を変更する権限
文書の変更権限を必要な人に制限することで、不用意なデータの改ざんリスクを防ぎます。
ごみ箱移動権限…書庫にある文書をごみ箱に移動する権限
削除が可能なユーザーを制限することで不特定多数のユーザーによって誤って文書が削除されるリスクを減らします。