これからの介護業界を支える「電子契約」とは？【eformsign】

電子契約サービス「eformsign」を活用した、介護業界での電子契約の活用方法

日本フォーシーエス株式会社

2023年2月28日 09時00分

令和3年度介護報酬改定により、新たに介護業界で電子契約が活用できるようになりました。この度、日本フォーシーエス株式会社（所在地：東京都千代田区、代表取締役社長　梁泰植、以下「当社」）では電子契約サービス「eformsign」を利用した介護看護事業にご活用いただけるソリューションの提供を開始したため、ご紹介いたします。

令和3年度介護報酬改定で書類の押印や紙保管が不要に！従来からの変更点は？

令和3年度介護報酬改定により、介護事業所で取り扱われる「利用者等への説明・同意」「諸記録の保存・交付等」の2点について、電子データによる保管が原則認められました。改定により、紙文書の取扱いがどのように変わるのかを解説していきます。
■利用者の押印・署名が原則不要に
利用者が介護サービスを受けるには、「契約書」「重要事項説明書」といった様々な書類に対して押印や署名をする必要がありましたが、今回の介護報酬改定から押印・署名が必要なくなり、利用者から同意を得る手段を事業所側が選択できるようになりました。ただし、何らかの形で「利用者から同意を得た」という証拠は残す必要があるため、事業所は押印・署名に代わる手段を考える必要があります。電子契約サービスを利用すれば利用者からの同意を電子形式で簡単に残すことができます。電子契約で同意を得る際は「代替手段の明示」が必要であり、電子契約は厚生労働省から望ましい代替手段として推薦されています。

電子契約導入のメリット

紙による契約から電子契約に切り替えることで、以下のようなメリットがあります。
1. 契約時間の短縮
紙契約の場合、複数の書類に何度も記入や署名をいただく必要があり、契約時間が長引く要因の１つとなります。

eformsignの入力支援機能を活用することにより、利用者が記入する項目を格段に減らすことができます。
2. 効率アップ・コスト削減
紙契約の場合、完成した書類を保管するためには事業所に戻って提出する必要があります。

eformsignなら文書の記入や提出の場所を選ばず、いつどこでも業務を進めることができるため、訪問合間のスキマ時間を有効活用して業務効率の向上を図ることができます。印刷や郵送の手間も無くなるため、用紙代・インク代・郵送費の削減にもつながります。
3. 書類の管理・検索が容易に
介護業務における1利用者あたりの書類はとても多く、書類を収納する手間や保管場所の確保も介護事業者の大きな負担となります。

eformsignなら、利用者の契約情報は全てクラウド上に保管されるため、保管場所の削減や文書の紛失防止につながります。利用者情報の紛失・損失を防止できるということから、利用者情報のクラウド管理は業務継続計画(BCP)の一環としても有効です。

介護事業所における導入事例

訪問看護ステーションおいて、弊社製品の電子契約サービス「eformsign」を導入したことにより、業務効率化やコスト削減につながった事例をご紹介します。
A社は電子カルテシステムを利用することで、契約後に定期的に作成する書類の一部電子化に成功していました。しかし、電子カルテシステムで作成した文書も署名・押印のために都度プリントアウトしなければならず、完全なペーパーレス化には至りませんでした。そこで、電子サービスと電子カルテシステムを組み合わせることで、書面のプリントアウトを必要としない完全なペーパーレス化を実現しました。
通常はご本人がタブレットを用いて契約内容の確認や記入を行い、代理人のご家族の方に記入いただく場合は、メールアドレス宛に契約書を送信して、ご家族のスマートフォンから署名をいただくことで、非対面での契約も実現しました。電子契約において押印は必須ではありませんが、押印を希望する利用者にはeformsignの印鑑スキャン機能を用いることで、電子契約に馴染みのない利用者にも安心して契約を行っていただけました。

eformsignについて

電子契約サービス「eformsign」はご高齢の方でも入力しやすい機能を多数搭載しているため、ストレスなく利用者に記入いただくことができます。実印をそのまま電子化する印鑑スキャン機能を搭載しており、紙契約と変わらない安心感を提供します。タブレットを用いた対面契約と、メールアドレス宛に送信する非対面契約の両方に対応しています。

今ならeformsignの会員登録を行うことで、1か月間の無料トライアルをご利用いただけます。
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