国立環境研究所、法人文書の文書管理基盤としてBoxを採用

～全職員導入で安心・安全な文書管理および、生産性の向上を目指して～

クラウド・コンテンツ・マネジメントをリードするBox, Inc.の日本法人である株式会社Box Japan（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：古市 克典、以下Box Japan）は、国立研究開発法人   国立環境研究所（本部：茨城県つくば市、理事長：木本 昌秀、以下 国立環境研究所）が、高度なセキュリティを備え、文書管理を一元化することができるコンテンツクラウドであるBoxを採用し、全所的に導入したことを発表しました。

国立環境研究所は、幅広い環境研究に学際的かつ総合的に取り組む我が国唯一の研究所です。

国立環境研究所で取り扱う文書やデータ等については、事業継続計画（BCP）に基づくバックアップ体制の整備が課題でした。これらは独立行政法人として取り扱う法人文書にあたるため、セキュリティ、関係者との共有、保存期間等を考慮した仕組みを整備する必要がありました。そのため、政府が推奨する「クラウド・バイ・デフォルトの原則」に則り、厳格な管理が求められる法人文書の一元管理や、所員や関係者からニーズの高まる所内外のコミュニケーション強化、およびBCPを考慮した文書管理基盤の導入について検討を行ってきました。

国立環境研究所がBoxを単なるクラウド共有ストレージとしてではなく、文書管理基盤として採用した理由は、Boxが文書の作成から共有、編集、保管、保存、破棄までのライフサイクル管理を一元的に行うことが可能で法人文書等の管理に最適であること、また、アクセス権の制御やアクセスログの管理により、安心・安全な文書管理が可能であるためです。

さらに、所内外の関係者との文書共有や同時編集も可能となり、文書が中心となる国立環境研究所の業務プロセスの効率化を図ることもできます。今後は複合機等との連携や、電子決裁等によるペーパーレス化を目指し、さらなる紙文書の削減やテレワークへの対応など様々な効果が期待されます。

Boxは一元的な文書管理基盤として安心・安全な文書管理および、生産性の向上を実現します。
Boxを導入するメリットは以下の通りとなります。

●法人文書を含む文書の一元管理基盤としての利用
●容量無制限なため、所内データの長期保管が可能
●紙文書の削減によるペーパーレス化の促進
●クラウド活用によるBCP対策
●ファイル共有と所内外とのコラボレーション及びセキュリティ強化
●豊富なAPI連携により、業務に沿った最適なアプリケーションとの組合せが可能

 
Boxについて
クラウド・コンテンツ・マネジメントプラットフォームをリードするBox (NYSE: BOX)は、ベスト・オブ・ブリード型アプローチで提供されるITスタックにより、企業のビジネスプロセス加速、業務におけるコラボレーション強化、さらに企業が保有する情報の保護を支援します。2005年に設立され、アストラゼネカ、ゼネラル・エレクトリック、JLL、Nationwideなどを含むFortune 500企業に選ばれている企業の67%を、また日本における約10,000社の企業を支援しています。Boxは、カリフォルニア州レッドウッドに本社を置き、米国、ヨーロッパ、アジアに拠点を持っています。


Boxに関する詳細は、https://www.box.com/ja_JP/にてご覧ください。
株式会社Box JapanはBox Inc.の日本法人です。

Boxは7月6日、7日の両日、Box Works Digital Tokyo（https://boxworks.jp/）を開催します。