行政DXを推進する長崎県が、AvePointのクラウド管理運用ツールを導入。庁内グループウェアのアカウント整理や人事データとの連携で、権限管理のDXを実現。

年間約1,000名の人事異動で発生していた権限変更工数を削減！県内21の市町で働く職員や外部業者との、Teamsによるコミュニケーション促進を検討開始

AvePoint Japan株式会社（本社：東京都品川区、代表取締役：塩光 献、以下「AvePoint Japan」「当社」）は、Microsoft 365をより安全・簡単に運用するためのツール「AvePoint Cloud Governance」が、長崎県に導入され、Microsoft Teams活用環境下のクラウドデータの権限管理を徹底的に行うことにより、今まで人事異動対応で発生していた業務工数削減を実現したほか、組織間コミュニケーションの活性やガバナンス強化を実現したことを報告します。

長崎県庁が「AvePoint Cloud Governance」を導入した背景

長崎県庁では現在4,000名以上の職員が働いており、スマート県庁推進課を中心に行政DXを積極的に推進しています。2016年にMicrosoft Office 365を導入し、2021年からは組織コミュニケーションツールとしてMicrosoft Teamsを正式導入しました。職員間のコミュニケーションが活発になり、DXに関する情報発信チームが自律的に立ち上がるなどの成果が現れる一方で、無秩序に増えたチームや一度だけ使用された後放置された“野良チーム”が問題になっていました。2,000以上のチームのうち、半数近くが実際には使用されていないという状況や、外部者が参加できる状態になっていたチームがあったこともセキュリティ面での課題となっていました。また、毎年約1,000名の人事異動が行われるたびに、手動でのシステムメンテナンスが必要で、その準備に毎回約1週間もの時間を要していました。さらに、これらの作業は高度な技術を要するため、担当できる職員が限られており、作業が属人的になっていました。

このような課題を解決するため、2022年7月からソリューションの選定を開始し、入札により「AvePoint Cloud Governance」の採用を決定しました。使いやすいユーザーインターフェース、チーム管理機能が期待でき、他ソリューションと比較して低コストであったことも非常に助かりました。

「AvePoint Cloud Governance」の導入により、人事異動時のチームメンバーの自動調整が可能になり、これまでの1週間の準備期間が不要になりました。さらに、チーム作成の申請プロセスを導入し、無用なチームの増加を防ぎながら、使われていないチームは自動でアーカイブや削除が行われるようになりました。これにより、行政のデジタル化を支えるチーム運用が、より効率的かつセキュリティを保ちながら行われるようになりました。

また、2023年7月には、「AvePoint Cloud Governance」を活用したチーム申請および棚卸しの機能が庁内にリリースされ、ログ機能を通じて、監査ログの保持期間を90日から2年間に延長することができ、必要があれば無制限にログを保持することも可能になりました。これにより、組織のガバナンスを大きく強化することができました。

長崎県 総務部 スマート県庁推進課 課長補佐　横山 誉治氏 コメント

今回導入した「AvePoint Cloud Governance」によって運用が効率化され、人事異動時の属人的な作業が不要になりました。私達もいつ異動になるかわからず、異動の際には発表から10日以内に引き継ぎを行う必要があるため、今後さらにしくみ化/自動化を進めたいと考えています。

また、セキュリティの確保が容易になったため、ゲストアカウントを許可することも検討しています。まずは長崎県内の21の市町向けに開放し、そこで問題がなければ事業者や他の都道府県にも開放できるか検証していきたいと考えています。

導入事例について詳しい内容はこちらから。

https://www.avepoint.com/jp/case-studies/nagasaki-prefecture

「AvePoint Cloud Governance」今後の展開

AvePoint Cloud Governanceは、Microsoft Teamsを安全・便利に管理できるツールとして高く評価され、自治体や大企業をはじめ様々な企業で採用されています。社内で利用ルールやポリシーを定めずにユーザー任せにしていると、多くの組織で「チームの乱立」という課題が発生します。例えば、Teamsのチームが好き勝手に作られ、誰が管理者なのかも曖昧になってしまい、結果として不要なチームが残り続けてしまいます。また、それぞれのチームの外部共有設定を個別に行うことができないため、外部ユーザーに対してのガバナンスが効かず、情報漏洩のリスクが放置されているケースも多く見受けられます。AvePointの「Cloud Governance」を利用することで、Teams管理のベストプラクティスをあらゆる組織で実現させることができます。AvePoint Cloud Governanceは、2024年度末までに150社への導入を目指しています。

https://www.avepoint.com/jp/products/cloud/office-365-governance

■AvePointについて

AvePointは、2001年に米国で創設されたIT企業です。マイクロソフト社のグローバルパートナーとして、同社製品導入時のデータ移行などでビジネスを拡大しています。現在、世界11カ国（カナダ、オーストラリア、南アフリカ、イギリス、フランス、ドイツ、オランダ、スイス、日本、シンガポール、中国）に展開、17,000社以上(900万人以上のクラウドユーザー)のMicrosoft365導入企業に対して、クラウド環境へのデータ移行から、移行後の運用管理、データのバックアップまで、企業のIT部門が抱える課題に対し包括的なソリューション提供しています。2008年より日本へ参入し、多くの官公庁や大企業へサービス導入しています。

米国本社は2021年NASDAQ上場。マイクロソフト ジャパン パートナー オブ ザ イヤー2023受賞。

社名：AvePoint Japan株式会社

所在地：東京都港区高輪 4-10-18京急第一ビル 11F

代表取締役CEO：塩光 献

設立日：2008年6月3日

URL：https://www.avepoint.com/jp