250キロの距離を超越し同じオフィスで効率的に仕事ができる環境をたった2ヶ月で実現 - 株式会社シェルタージャパン VoicePing導入事例

今回は、VoicePingを導入し、たった2ヶ月で劇的に多拠点間コミュニケーション改善を実現した、株式会社シェルタージャパンのお二人に話を伺いました。

VoicePing株式会社

2023年5月18日 12時12分

近年の目覚ましいITテクノロジーの発達や、新型コロナウイルスのパンデミックによる社会情勢の劇的な変化を背景とし、企業で働く人々の働き方は急速に変化し続けています。世界は物理的な距離という制約から解放され、日本中、そして世界中に住む人々が、バーチャルオフィスを利用して、まるで同じオフィスで一緒に仕事をしているかのように生産性の高い仕事をし始めています。

株式会社シェルタージャパンで啓蒙啓発事業をされている望月さんと鵜澤さん

清水（VoicePing）

今回は、株式会社シェルタージャパンで広報をされている望月さんと鵜澤さんをお招きしてVoicePing導入で何が改善されたのか、色々お聞きしたいと思っています。まずは自己紹介からお願いします。

望月さん

私、株式会社シェルタージャパンの取締役として従事しております、望月です。主に、広報事業に力を入れております。弊社でAI化のような動きを進めていく中で、バーチャルオフィスに目をつけまして、VoicePingを導入するに至ったという経緯があります。よろしくお願いします。

鵜澤さん

株式会社シェルタージャパンで広報を担当しております鵜澤と申します。本日はよろしくお願いいたします。広報と申しましたけれども、実際の部署名は、「啓蒙啓発事業課」です。その言葉の通り、我々が重きを置いている防災に関して、啓蒙啓発も行っています。弊社が独自に開発している防災アプリ「ヨウジン」やTwitter、Instagram、YouTubeなどのSNSを通じて人々の防災意識向上と防災行動を広め、普及させていくというところをミッションに活動をしています。

暮らしを守る、命を守るシェルター事業

清水（VoicePing）

本日はよろしくお願い致します。それでは、最初に事業の説明からお願いします。

鵜澤さん

私ども、株式会社シェルタージャパンは、静岡県浜松市に本社がございまして、主にふたつの事業を行っております。ひとつは各種の防災シェルター研究・開発・施工・販売から、シェルター付き防災住宅の設計、施工販売。それからもう一つ、福島県いわき市を拠点として「日本で唯一、節税ができる太陽光発電所」の建設を行っております。皆様のお役に立つように、安全・安心なその生活づくりを保つためのニーズに、お答えしているといった企業でございます。

弊社の経営理念は「一家だんらん永続追求」。その名の通り、家族の団らんを支え、災害時でも心強く、家族の団らんを守ると。日本が災害大国であることを皆さま認識はされているんですけど、防災という行動になかなか取り組まれていない実態がございます。なので、防災を普及させつつ、なおかつシェルターで人々の暮らし命を守るということ、SDGs的な観点から太陽光事業に取り組んでいます。

自社技術による特許取得件数が61件になります（2023年5月現在）。こちらを元に新型シェルターの開発に取り組んでおりまして、代表取締役の矢野は、ほぼ全部のリソースをつぎ込んでいる状況でございます。

清水（VoicePing）

特許取得件数61件ですか。それはものすごいですね！防災という言葉が、すごく新鮮と言いますか、学生の頃に、防災訓練の経験とかはあるんですけれども、私自身そこまで深く考えたことがなったので、とても興味深いなと思ってお聞きしておりました。

・流行りのバーチャルオフィスを試してみたら凄かった

　　　　　　　　　　　　　　　　　　https://youtu.be/LtNkdFYpBQo

清水（VoicePing）

実はVoicePingを導入いただく際、最初から3年契約で契約いただきましたよね。これまでは最長でも1年契約の会社さんがほとんどでしたので、いきなり3年契約というのは、とても衝撃的でした！弊社プロダクトの価値を、将来的な展望まで含めて感じていただいたというのが、非常に嬉しく思っております。

そこで、VoicePing本格導入に至ったきっかけを教えてください。

望月さん

はい、まず弊社は支店が、福島県いわき市、静岡県浜松市、そして東京都にあります。またこれ以外にも、業務委託であったり、在宅ワークであったりで、日本全国各地に点々と、さらには海外にもメンバーがおります。

在宅ワークさんやパートさんも含めてでも、総勢30名にも満たないような中小零細企業です。

そのため、例えば場所を一つに統合するとかっていうことはもちろん不可能に近いですし、とは言え、Zoomばかりでは、今どこどこ支店にいる誰さんは何をしてるかもわからないというような状況がありました。確かに同じ拠点の中ではコミュニケーションを取れるんですが、拠点が離れると、なかなかコミュニケーションが取れなかったりしました。LINEであったり、LINEワークスは利用しているのですが、今大丈夫ですか？って声をかけないと、相手に声をかけていいタイミングかどうかもわからず、まどろっこしさを覚えていました。

そんな背景がある中で、バーチャルオフィスが最近流行ってるから、どうなんだろうねっていう形で、ちょっと冗談半分というか興味本位で色々調べていました。

そこで、とある有名な会社さんを見つけまして、二週間体験をしてみたんですね。使いかたは、VoicePingとそう変わらなかったんですが、なにせ体験がメンバー一人だけで、私が利用しても、例えば鵜澤と二人でコミュニケーションをとるという体験ができなかったんですね。だから良いか悪いかの判断もつかないっていうような状況で。もっといいのないって言って、広報のミーティングの中で、鵜澤がVoicePingを見つけてきてくれまして、あ、これなんか面白そうだね、ちょっとやってみようよっていう体験から始まったんですね。

清水（VoicePing）

最初はちょっとしたきっかけから始まったんですね。VoicePingを見つけていただいてありがとうございます。

望月さん

実際、毎週金曜日、1時からこの広報で週次でミーティングを行っているのを、ちょっとこれでやってみようっていうことでやってみたら、ほとんどZoomと遜色なく録画もできますし、なんなら音声で自動認識で議事録まで取ってくれますし、あ、これはいいねと言うことになりまして、早速導入をしてみようとなりました。

ただし、社内には、機械音痴なメンバーもおりますので、当初はですね、やはり本当にこれをやることが本当にいいのとか、あとこれをやることによって、常に拘束されちゃうんじゃないかみたいなマイナスな意見も正直あったんですね。

ただ、実際使ってみると個人のステータスがよくわかりますし、あれ、この人出勤してるはずなのに、バーチャルオフィスにいないよ、ちょっと違うじゃんとか。あとは作業ログが撮れたりとか、本当に使い勝手がよくてですね。

そうこうしてる間に今ですね、海外のワーカーさんも増えているんですね。ですので、海外のワーカーさんもこのバーチャルオフィス内に出勤していただくことで、距離を感じずに仕事できています。今タイとトルコにいるんですけど、タイとトルコから毎日、VoicePingに出勤してもらっていて、本当にコミュニケーションが活発に取れるようになって非常に良かったなというふうに思っています。

250キロという物理的な距離を超越した、新しく効率的な働き方を実現

清水（VoicePing）

日本全国、さらには海外にまでメンバーが散らばっていく中で、日々お仕事されているとは、とてもユニークな働き方ですね。VocePing導入前に抱えていた、多拠点間のコミュニケーションなどの課題は、VoicePing導入後どの程度改善されましたでしょうか。

望月さん

どのぐらいコミュニケーション改善できたかという、わかりやすいデータみたいなものはないのですが、肌感覚としてコミュニケーションが非常に、効率がよくなったと思います。例えば、今いるここに居る鵜澤と私の距離って、実測距離で多分250キロぐらい離れてると思うんですね。

声をかけるのに電話をするか、ZoomやろうってURLを送るか、一旦声をかけるというワンクッション、ツークッションあったんですよね。VoicePingだと、今ステータスが青だし、いけると思ったら近くによっていって、今いいですか？って声をかける。本当のオフィスと同じような感覚で使えるので、すごい効率化が進んだなというふうには感じています。

弊社はですね、社長の意向でLINEとかLINEワークスを使って、文字で物を伝えるというよりは、動画とかボイスメールを使って相手にどんどんコミュニケーションを取っていく社風なんです。「そうやって効率化を図るんや！」って、いつも言ってるんですね。関西人なんですけど。笑

その社長の意図をすごく上手に、体現できるなーっていうのは感じています。

離れていても同じオフィスにいるように仕事ができるVoicePing

　　　　　　　　　　　　　　　　　　3人で楽しく会話している様子

清水（VoicePing）

実際にVoicePingを毎日利用してみて、導入前には想定していなかったような副次的な効果だったり、有効活用できた機能などはありましたか。

望月さん

これは、私が直接、鵜澤に対して感じることなので、私からお話しさせていただきたいんですけれど、鵜澤がすごく、夜遅くまで仕事をしてるんですね。私もそうですし、鵜澤もそうなんですけど、ここまでやらないと気が済まないみたいなところがあるので、そういうなんか裁量制のような感覚がありまして、実際、このバーチャルオフィスにいつまでも鵜澤がいるんですね。

それがよく見えるようになって、実際に夜遅くまで、鵜澤ってこんなに仕事してるんだっていうのが、本当に目に見えるようになりまして。ああ、ここまでやってるんだったら、私もなんかもっと、もっと協力してあげなくちゃいけないみたいな。

あとは今、何を見てるのか？今クローム見てるよとか、エクセル見てるよとかってステータスが出るじゃないですか、あれが本当にちょこちょこちょこちょこ変わる人って、こんなに活発的に動いてるんだなとか、見えなかったものが見えるようになったっていうのはすごい変化として感じてます。

清水（VoicePing）

ありがとうございます。鵜澤さんはいかがでしょうか。

鵜澤さん

私の方としても、望月が申し上げた通り、実際エンゲージメントが高まったなっていうのはすごくあるんですね。

なんといっても、画面上から、ちょっと声をかけに行ける。私は東京、望月は静岡で、いわき支店のメンバーもいて、みんなバラバラなんですね。さらにテレワークのメンバーもいるというところになると、普段にリアルなオフィスでやっているような、隣にちょっとわからないから声をかけに行くとか、ちょっと今いい？みたいな、ちょっとした相談な声かけが本当にできないんですよね。

それをアイコン一つで話しかけに行けて、反応がなければまた席に戻って、緑のマークがついてる時に改めて話しかけに行くみたいな感じで。ちょっと隣に話を聞きに行くみたいなところができるっていうのはすごく大きいなと思います。

あと、もう一点、ミーティングの機動性ですね。毎週金曜日13時に広報チームで定例のミーティングが格段に立ち上げやすくなりました。ZoomでURLを発行してシェアするのは、1分とかからないことなんですけど、それをやらなくていいっていうのは大変なハックですよね。

会議室にパッと行けて、万が一入ってこないメンバーには、声かけ機能ってのがありますんで、それで声をかけてリマインドすることができるっていうことも非常に便利だなと。

そういう意味では、その一つ一つの小さな積み重ねが、生産性の向上に役立っているのかなという実感はあります。大変助かってます。

株式会社シェルタージャパンさんの今後の事業の展望

　　　　　　　　　　　　　　　「もしも」に備える防災アプリ：ヨウジン

「もしも」に備える防災アプリ：ヨウジン

清水（VoicePing）

それでは最後になりますが、御社の今後の事業の展望を教えてください。

望月さん

弊社は、一人でも多くの人命とペットの命を守るというビジョンがあります。それを成し遂げるために、津波とか地震とか火事とか、いわゆる人災と呼ばれる戦争とか、そういったものからみんなで助かろうねと言うよりは、自分の命は自分で守るんだよっていうのを広めていきたいんですね。

自分の命は自分で守るという行動を、一人でも多くの人ができることが、一番人の命やペットの命を守る、生かして行くことができる行動だと信じてますし、絶対そうなんです。

そのために健康な人は、いつでもどんな所にいても、自分がいざというときにどうするかという行動が、すぐ取れるように日々訓練をすることであったり、頭の中に入れることであったりが大切です。それがヨウジンアプリにつながってきます。

ヨウジンアプリを入れていただいて、常にそれを見返すことで、いつでも準備をしておくこと、家に居る時、寝ている時に今地震が起きたらどうする、こういうことが起きるよね、じゃあこういうことを日頃から準備しとこうよという行動であったり。また、走って逃げることができないと言う、いわゆる要避難支援者と呼ばれる方々は、例えば、目の前にあるタンスが倒れてしまったら車椅子で歩くことができるない人はもう絶対に逃げられないんですね。

日頃は眼鏡かけていて、例えばその眼鏡が割れてしまったら急に視力悪くなりますから、そういう方も要避難支援者になり得るんです。

健康な私たちであっても、例えば昨日骨折して今日地震が起きて逃げることができなくなったら、要避難支援者ですね。本当に全ての人が自分の命は自分で守るんだという意識を持たなければいけないのです。

また自分の命を自分で守ることができない、要避難支援者、ご高齢の方とか、体が不自由な方とか、病気で動くことができないという方は、是非、防災シェルターの導入も選択肢に入れていただきたいと思います。その中で日頃から生活していただくことで、いざという時に自分の命が守れるんだよっていうようにですね。いろんな人、いろんなパターンを想定して、自分の命は自分で守るということを広めていきたいというふうに考えています。

弊社のビジョンにつながるのはシェルター事業であり、それから多くの人に当てはまる啓蒙啓発活動であったりするんです。この想いというのは、弊社の代表の矢野のすごく強い思いを反映させているもので、さらには弊社に従事する者、みんなでこの理念を共有しあっていて、これからどんどんどんどん世の中にPRしていきます。

天災においても、どんなことが起きるか分からないような、想定外のことって、もう本当に日常茶飯事起きてますから、そういったものから自分の命を守るという行動を広げていく。それで、一家団欒を永続追求するということが、弊社が一番やっていかなければいけないことだと、やるべきことであるというふうに思っています。

まずはシェルター事業を成功させて、もちろんそれと同時並行で、啓蒙啓発活動を広めていって、さらに太陽光事業部をやったりとか、そういった社会貢献とビジネスを融合させているような企業ですので、いろんな方面で成功していけるように、こういったVoicePingのような便利なものを駆使しながらやっていきたいなというふうに考えております。

清水（VoicePing）

本日は貴重なお時間いただき、ありがとうございました。

自分の命は自分で守るという理念の普及、そして天災から人々やペットを救うシェルター事業、応援していきたいと思います。