コンテスト運営SaaS『Kouboプランナー』、「学校・団体向け一括応募システム」を提供開始

株式会社公募ガイド社

2024年5月27日 15時00分

株式会社公募ガイド社（代表取締役：浅田邦裕、本社：東京都港区、以下「公募ガイド社」）は、コンテスト運営SaaS『Kouboプランナー』において「学校・団体向け一括応募システム」を追加リリースしました。「学校・団体向け一括応募システム」は学校側で生徒の作品をまとめてオンライン応募するためのシステムで、教職員・コンテスト事務局双方の運営業務負荷を大幅に削減することができます。

追加機能開発の背景

学生を対象とした公募やコンテストにおいては、教職員が学校やクラス単位で作品をとりまとめて応募するケースが多く、また応募方法はいまだ郵送メインというのが実情です。教職員やコンテスト事務局においては、

応募のための書類作成

作品提出状況の把握

作品のとりまとめ・発送作業

応募者・作品のデータ化

作品・個人情報の受入れ・保管

など、多くのマニュアル業務が発生しており、またオンラインでの応募受付フォームを導入した場合でも既存サービスは個人応募の受付フォーマットがほとんどのため、学校側で一括応募する際の業務負荷軽減には繋がっていませんでした。

機能の概要

今回追加リリースした「学校・団体向け一括応募システム」は、前述の課題を解決するために開発されたコンテストエントリーシステムです。エントリーしたいコンテストにクラスごとの専用ページを設定することで、「QRコードを活用した生徒自らの応募」、「教職員や父兄による代理応募」、「教職員による応募管理」等の機能を利用することができます。

またコンテスト事務局側においても、郵送受付時に発生していた仕分け業務や応募作品の受入れ保管およびデータ化などを行う必要がなく、すべてWEB上で閲覧・審査をすることができます。

「学校・団体向け一括応募システム」活用フロー（例）

教職員が「Kouboプランナー」上で団体情報を登録し、専用ページを取得
専用ページでQRコード・専用の応募URLを発行し、応募者に共有
共有された応募URLから、応募者がそれぞれ応募
担当者は各応募者の提出状況を把握
事務局は「Kouboプランナー」上で作品管理・審査

「学校・団体向け一括応募システム」各種機能

①学校・団体別専用QRコード発行

教職員は専用ページから応募フォームのQRコードを発行し応募者に共有します。応募者は共有されたURLから作品をアップロードすることで、所属する団体からの応募としてエントリーが認識されます。また応募者が児童やパソコンが苦手な生徒のケースにおいても、保護者や教職員が代理入力することで応募を完了することができます。

②応募状況の把握が容易

教職員は団体専用ページから、クラス単位で各応募者の応募状況を確認することができます。また専用ページから、応募作品の差替えや情報の修正等も可能です。