郵便物対応を自社で完全クラウド化できるエンタープライズ向けクラウド郵便サービス「atena for メール室」正式提供〜ユーザベースが導入、郵便物対応だけの出社を約70%削減〜

atena株式会社

2022年8月2日 13時00分

郵便物をメールのようにPCなどで管理できるクラウド郵便®サービス「atena」（よみ:アテナ）を提供するatena株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役：白髭直樹）は、エンタープライズ向けクラウド郵便サービス「atena for メール室」の正式提供を2022年月8月2日に開始いたしました。また2022年6月、株式会社ユーザベース様に「atena for メール室」を全社導入いただきましたのであわせてお知らせします。

エンタープライズ向けクラウド郵便®サービス
「atena for メール室」https://atena.life/mail-room

クラウド郵便「atena」

「atena」は企業に届く郵便物を全て電子化し、テレワーク中の自宅などからメールのようにPCなどから確認・管理できるクラウド郵便サービスです。郵便物の受け取り、管理・スキャン・不要な郵便物の処理をどこからでもクラウド上で一元管理できます。

atenaを活用することで、郵便物対応業務だけのための出社をゼロにし、多様な働き方に適応したフレキシブルな出社スタイル*が可能になります。また、郵便物の対応・管理コストを削減、対応業務を効率化することができます。https://atena.life/

*参考「働き方と移住」野村総研調査（2022年6月）「コロナ慣れで低い出社頻度を志向、コロナ以前の働き方では、会社員の不満増加と都心一極集中の継続を招く」https://www.nri.com/jp/news/newsrelease/lst/2022/cc/0624_1

エンタープライズ向けのクラウド郵便サービス「atena for メール室」

「atena for メール室」は、atenaを数百名〜数万人規模の企業が自社内で運用できるようカスタマイズしたSaaS型の社内郵便物・荷物管理サービスです。

atenaでは郵便物を当社atenaセンターに一括集約し、当社が郵便物対応（郵便物受け取り代行・管理・スキャン・不要な郵便物の処理）を行いますが、「atena for メール室」では導入企業のスタッフに企業内で郵便物のスキャン操作、通知対応、破棄などのオペレーションを行っていただくことで、すべての工程が導入企業の社内で完結します。そのため、郵便物を外部に持ち出せないという企業にも活用いただけます。

「atena for メール室」は2020年11月のβ版提供を開始して以来、メール室を運用されている企業から多数のお問い合わせをいただき、現在、株式会社ユーザベースをはじめとする複数社にご利用いただいています。
https://atena.life/cases/

エンタープライズ向けクラウド郵便®サービス
「atena for メール室」https://atena.life/mail-room

エンタープライズ向けクラウド郵便®サービス「atena for メール室」ポイント

新しい働き方を実現するために「atena for メール室」で解決できる課題

リモートワークが推進される企業においては、「多くの郵便物が届く中、全て人力で管理している」「Excelの台帳に1行ずつ宛先を手打ちしている」「宛先の従業員にチャットで個別通知している」「従業員によって異なる依頼に対応している」「リモート推進しているのに郵便物対応だけのために出社している」など、郵便物を取り巻くお悩みが存在します。atenaを利用することでその課題は解決し、よりフレキシブルな働き方ができるメール室運用や、これからの働き方に対応するそれぞれの企業に適した環境整備が可能になります。

【導入メリット】
・セキュリティ規定により郵便物を外部に移動させることが不可能な場合も、メール室での対応から従業員の受け取りまでを効率化できる
・出社せずに郵便物の受け取り・中身の確認ができる
・郵便物をメール室で対応してから従業員が受け取るまでのタイムラグが最小限になる
・障がい者雇用の促進や維持につながる

株式会社ユーザベースの「atena for メール室」導入について

ユーザベースグループでは2021年10月よりatena導入の検討を開始、2022年3月より一部オフィスにてatenaのトライアル運用を経て、2022年6月に「atena for メール室」の正式運用を開始されました。現在、全社で約800名にご利用いただいています。

ユーザベースグループは創業以来、「自由主義で行こう」というバリューのもと、一人ひとりがベストな結果を出せるワークスタイルをめざしています。今回の新オフィスへの移転をさらなる起爆剤として、共創を最大化してメンバー間の熱量を共有するためのコミュニケーション空間としてオフィスを設計、コミュニケーションの活性化を推進しています。今回の「atena for メール室」はそのひとつの施策です。

自由な働き方を体現するオフィス構想

ユーザベースグループでは、創業当時から出社義務もなくリモート勤務も導入していましたが、新型コロナウイルスの感染拡大によって、全社的にフルリモートでの勤務を推進することになりました。そこでネックになったのが郵便の処理で、どうしても物理的に出社せざるを得ない従業員が出てくるところに課題を感じていました。

総務チームのメンバーが出社して代理で受け取ったり、各チームから郵便物到着確認の依頼を受け対応したり、個別対応も多くリソースを取られてしまっている状況であり、他のチームの請求書や契約書などを確認する担当のメンバーも同じ状況で、出社する人に偏りが出ていたことも課題でした。

そこで効率的な郵便物対応ができ本来の業務に集中できる環境を整え、従業員のフレキシブルな働き方にもつながるatenaを採用し、新本社への移転前の数ヶ月にわたるトライアル運用を経て導入しました。

atena導入ご担当者様のコメント｜星野藍子氏（株式会社ユーザベース Waku Work Team）

私たちWaku Work Teamでは、社会の急速な変化に対して柔軟に対応、業務改善し、ユーザベースの従業員みなが気持ちよく働くことができるよう、リアルとオンラインそれぞれの良さを活用したハイブリッドな働き方と、それに適したオフィス戦略に即して環境を整備しています。
それが実現できる職場環境インフラとしてatenaは貢献していると感じています。
<定量面>
・郵便物対応のためだけの出社率削減
従業員が郵便物の確認のためだけに定期的に出社していたのですが、それがほぼなくなったチームも有り、全社としては60〜70%ほどの大幅な削減になったと言えます。
<定性面>
郵便データがPDF化されて担当者に届くことにより、請求書の処理や売上の計上処理なども効率化され、担当部門の従業員が本来の業務に集中できるようになったという声ももらっています。

atena for メール室KV【News Release】atena forメール室提供開始_ユーザベース様導入事例

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●株式会社ユーザベースについて
ユーザベースは、「経済情報の力で、誰もがビジネスを楽しめる世界をつくる」をパーパスに掲げています。経済情報プラットフォーム「SPEEDA」やソーシャル経済メディア「NewsPicks」を提供しているほか、スタートアップ情報プラットフォーム「INITIAL」やB2B事業向け顧客戦略プラットフォーム「FORCAS」、企業変革ソリューション・プラットフォーム「AlphaDrive/NewsPicks」など全9事業を展開しています。
社名：株式会社ユーザベース（英語名：Uzabase,Inc.）https://www.uzabase.com/
設⽴：       2008年4⽉1⽇
代表者：代表取締役 Co-CEO 稲垣裕介 / 佐久間衡
証券コード：3966（東証グロース）
所在地：〒100-0005 東京都千代田区丸の内2-5-2 三菱ビル
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●クラウド郵便サービス「atena」について
企業に届く郵便を全て電子化して、どこからでもメールのように確認できるクラウド郵便サービスです。atenaを導入することで郵便DXを実現し、クラウド上で郵便物の確認が可能になるため、「郵便物対応だけのための出社」ゼロになります。atenaでは郵送物の受け取り、管理・スキャンニング・不要な郵便物の処理などを全てシステムで一元管理します。「ISO/IES 27001:2013」取得。作業環境は生体認証で保護されています。

●atena株式会社について
atena株式会社では、「デジタルとアナログの架け橋になる」をミッションとして掲げています。atenaは「郵便物を送りたい人たち」（アナログサイド）と、「郵便をもう受け取りたくない人たち」（デジタルサイド）の架け橋となるような存在となり、社会全体としてのスムーズなデジタル化（"やさしいDX"）を実現していきます。
社名：       atena株式会社（英語名：atena Inc.）　https://atena.inc/
設立：       2019年1月26日（現法人設立：2020年6月5日）
代表者：代表取締役白髭直樹
所在地：   〒104-0053 東京都中央区晴海1-8-8 晴海アイランドトリトンスクエア