プロジェクト収支管理、2年前より2割減で『脱Excel』傾向！一方、ツール導入後も5割超の管理者を悩ます「名もなき管理」とは

管理職500人に聞いたプロジェクト収支管理に関する実態調査｜プロカン調べ

株式会社PROCAN

2024年7月25日 10時00分

「プロカン」「プロキャス」などシステム開発事業を行う株式会社シービーティー（本社：東京都中央区、代表取締役：若村和明）は、プロジェクト型ビジネス（※1）の企業に在籍する30歳以上の管理職534人を対象に、意識調査をインターネットリサーチにて実施いたしました。

この結果から、プロジェクト収支管理の方法は2年前に自社で行った調査（※2）と比較し、Excel利用者は約2割減少したことがわかりました。しかし、ツール利用者が増加したにも関わらず、半数以上の管理者が、生産性を上げるためのプロジェクト収支管理が「逆に生産性を落としている」と感じていることが明らかになりました。

※1　プロジェクト型ビジネス：広告・コンテンツ制作、IT・ソフトウェア開発、コンサルティング等、案件やクライアント発注ごとにプロジェクト化してサービスを提供するタイプのビジネス

※2　プロジェクト収支管理ツールの利用に関する実態調査2022（https://www.project-shuushikanri.jp/notice_20220809/）

「プロジェクト収支管理に関する実態調査」

全調査結果については、こちらからご覧いただけます。

調査背景

プロジェクト型ビジネスでは、案件ごとに予算の策定を行い、工数や経費の予算と実績をリアルタイムに確認・分析しながら、その結果を経営者やプロジェクト管理者が意思決定に活用し収益性を確保することが重要となります。しかし、生産性を向上させるための収支管理が「散在しているデータの収集」「誤入力のチェック」など『名もなき管理（※3）』によって逆に生産性が落ち、本末転倒になっているケースが多々あるようです。

このような状況を踏まえて、管理職500人を対象に「プロジェクト収支管理に関する実態調査」を実施しました。本調査を通じて、企業がプロジェクト収支管理において、どのような管理方法で、具体的にどのような課題感があるのか調査を行いました。

※3　名もなき管理：あまりフォーカスされることがないけれど、実は結構な時間と手間を費やしている名前のない管理業務

<調査結果サマリー>

プロジェクト収支管理方法、「Excel」利用者が2年前より2割減少
生産性を向上するためのプロジェクト収支管理「逆に生産性が落ちている」と感じる管理者は53.8％
「散在しているデータの収集」「誤入力のチェック」など名もなき管理業務が発生
Excel利用者、黒字プロジェクトの理由3位が「たまたま黒字」と不明確
64.4％の管理者がプロジェクト収支管理の分析結果が経営の意思決定に役立っていると回答
プロジェクト収支管理において、59.6％の管理者が現場スタッフとのギャップを感じている
管理者が手間だと感じる・現場スタッフに手間をかけている業務はどちらも「工数管理」が最多

調査結果概要

1.　プロジェクト収支管理方法はExcel利用者が2年前より2割減少

プロジェクト型ビジネスの企業に勤める管理職を対象に、職場で行っているプロジェクト収支管理の方法についてたずねました。2022年に自社で行った調査では、「Excel」利用者は65％だったのに対して、今回行った調査では「Excel/スプレッドシート」利用者は43.6％と約2割減少したことがわかりました。（「Excel（32.4％）」「スプレッドシート（11.2％）」の合算）

2022年1月から施行した「電子帳簿保存法」や、2023年10月から始まった「インボイス制度」の対応をきっかけに、経理を取り巻く環境が大きく変化し、各職場でこれまでの運用を見直し、業務効率化を図るためにツール導入が進んだことがうかがえます。

2.　生産性を向上するためのプロジェクト収支管理「逆に生産性が落ちている」と感じる管理者は53.8％

次に、職場でプロジェクト収支管理を行っている管理者に、「生産性が落ちている」と感じることがあるかをたずねました。生産性が落ちていると感じたことがある人は53.8％（「ある（14.2％）」「どちらかといえばある（39.6％）」の合算）と、2人に1人の管理者が、本来ならば生産性を向上するためのプロジェクト収支管理ですが、本末転倒な事態であることが浮き彫りとなりました。

「生産性が落ちている」と感じる管理者の管理方法別に見てみると、「Excel/スプレッドシート（59.2％）」が「各種ツール（47.1％）」と比較して若干高いものの、大きな差異はありませんでした。

脱Excel後も、プロジェクト収支管理に対して5割以上の管理者は課題を抱えていることが明らかになりました。

3.　「散在しているデータ収集」「記載ミスのチェック」など名もなき管理業務が発生

そこで、具体的なプロジェクト収支管理に対する課題についてうかがったところ、あまりフォーカスされることがないけれど、実は結構な時間と手間を費やしている名前のない管理業務「名もなき管理」が発生していることがわかりました。

＜フリー回答＞

欲しい数字がさまざまな帳票やデータベースに散在しており、いちいち取り出さないといけない（男性 50代）
複数のシステムを使用しているが、連携できていないため入力したデータがうまく見える化できていない（男性 40代）
生産性を出力するための根拠データの準備に時間がとられているため（男性 50代）
データが一元管理されていないので、まとめ作業に時間がかかる（男性 50代）
入力されたデータの正確性が担保されていないのでチェックに時間がかかる（男性 60代）
必要とされる情報の不統一、記入漏れ二重登録の修正など（男性 60代）
記載方法を可能な限り簡素化したり統一化を図っているが、個々の対応等があり、確認作業に時間を要している（男性 60代）
入力が煩雑になって記載ミスが多発してる（男性 60代）

4.　Excel利用者、黒字プロジェクトの理由3位が「たまたま黒字」と不明確

次に、直近で経験した黒字プロジェクトの理由をたずねました。全体では、1位「予算が適正だった（24.5％）」、2位「必要な人員や体制が整っていた（22.1％）」、3位「スケジュールがうまく調整できた（15.5％）」と続く中、注目したいのがExcel利用者の16.8％が「たまたま黒字だった」で3番目に多いことです。裏を返せば「赤字になりやすい」プロジェクトであり、プロジェクト始動中に何らかの対策を取るための分析ができていなかった、ということがうかがえます。

反対に、SaaS系ツール利用者は「黒字経験がない」に回答者がおらず0％という結果に。ツールを利用し、赤字プロジェクトになりにくい体制が整っている、と考えられます。

5.　64.4％がプロジェクト収支管理の分析結果が経営の意思決定に役立っていると回答

数値入力やデータ収集、確認作業や管理に時間がかかり生産性が落ちていると感じながらも、なぜプロジェクト収支管理を行うのでしょうか。そこで、プロジェクト収支管理の分析結果は経営の意思決定に役立っていると感じるかたずねたところ、64.4％が「役立っている」と回答しました。（「とても感じる（17.2％）」「どちらかといえば感じる（47.2％）」の合算）経営者やプロジェクト管理者が意思決定に活用し収益性を確保するためには欠かすことのできない大事な業務であることが表れています。

6.　プロジェクト収支管理において59.6％の管理者が現場とのギャップを感じている

次に、プロジェクト収支管理において現場とのギャップを感じるか、をたずねました。現場とのギャップを感じる管理者は59.6％という結果に。（「感じる（17.9％）」「どちらかといえば感じる（41.7％）」の合算）名もなき管理業務として挙げられた「記載ミス」や「記入漏れ」など責任の重さや大きさの違い、理解不足など様々な要因が考えられます。

詳細なデータを蓄積することでプロジェクトの精度が向上する一方、入力の手間がかかるというデメリットも生じます。

「プロジェクト収支管理に関する実態調査」

全調査結果についてはこちらからご覧いただけます

今回の調査から、プロジェクト収支管理の方法は2年前の2022年に比べて、Excel利用者が約2割減少し、ツール導入が拡充していることが明らかになりました。しかし、脱Excel後も半数以上の管理者があまりフォーカスされることはないけれど、実は結構な時間を費やしている「名もなき管理」が発生し、本来ならば生産性を向上するためのプロジェクト収支管理が本末転倒な事態であることが浮き彫りとなりました。

プロカンは、同時並行で進行する異なる条件のプロジェクトを、それぞれ正確かつ、簡単に収支管理ができるSaaS型の基幹業務システムです。経営者やプロジェクト管理者の「管理」の効率化を図るとともに、月次収支を一元管理し、可視化することで、リアルタイムの数値を共有できるため、現場スタッフのモチベーション向上にも貢献します。

また、「プロカン工数」と連携することで、クライアントへの工数報告だけでなく、工数原価・工数請求など収支管理が可能です。