求人広告の「バイトル」契約業務を月間約15,000時間削減

kintoneとEasy電子契約によりペーパレス化、営業の働き方改革を実現

サイボウズ株式会社（以下、サイボウズ）は、求人情報サイト「バイトル」等を運営するディップ株式会社（以下、ディップ）の電子契約システムに「kintone（キントーン）」が採用されたことを発表します。広告主との契約締結には主に紙とFaxを使っていましたが、これを電子化することで、営業部門が契約書の送付及び回収にかけていた業務時間を月間15,000時間削減しました。同時に、スタッフ部門が月間約800時間かけていた原本回収登録作業の工数も削減いたしました。

 

​■電子契約システム化の背景とkintone選定理由
求人広告掲載の申し込み数が急増していたディップでは、月間約14,000件もの契約申込書を紙またはFaxで回収し確認することに多くの時間を割いていました。そこで、特に月末をピークとした書類回収作業に関わる夕方から夜間にかけての残業削減を目的に、電子契約の検討を開始いたしました。複数サービスを検討した結果、運用に合わせたシステムの柔軟性、サービス開始までのスピード感、投資コスト等を鑑みたうえでkintoneを選定いただきました。

■システム導入による効果
① 営業の残業時間削減、新規開拓及び既存顧客フォローに注力できる環境づくり
書類回収のような内勤作業にかかる工数を削減し、新規顧客の発掘や既存顧客の課題解決という本来すべき業務に集中する事が可能となった。

② 契約確認業務の時間カット
クライアントによる申込書の確認後、入力ミスや修正依頼などがあればkintoneから担当営業へアラートが上がる仕組みを採用。確認作業の効率化と同時に、紙の申込書の大幅減少によるトラブルの防止も実現。

③ 広告主の店舗作業負荷を軽減
契約電子化により紙の印刷やFax送信作業が無くなったことで、接客等本来の業務に集中しやすくなった。

④ 受注率改善、新規大手顧客獲得などの競合優位性を獲得
契約作業の時間短縮により、業務効率を重視する大手クライアントとの契約に繋がる事例も。

■今後の取り組み
なお同社の新規事業である石灰石を主原料とした新素材LIMEX（ライメックス）販売事業にも同じ仕組みを展開。スピード感が求められる新規事業のインフラシステムとしてkintoneの活用を進めています。

■ディップ株式会社の概要
ディップ株式会社は、アルバイト・パート求人情報サイト「バイトル」、総合求人情報サイト「はたらこねっと」、看護師人材紹介サービス「ナースではたらこ」を通じ、求職者と求人企業双方にとって利便性の高いサービスを提供することで社会を改善する存在となる事を目指しています。2004年5月東証マザーズ上場、2013年12月東証一部上場。2018年2月期売上高380億円。

■Easy電子契約とは？
コントラクトマネジメント株式会社が提供するkintone連携サービスです。電子契約として注文受付、検収確認をすることで業務効率化と印紙税等のコスト削減につなげることができます。
・Easy電子契約サービスの詳細
https://www.contract-mgt.jp/signts#easy

■kintoneとは？
サイボウズ株式会社が提供する、業務アプリ開発プラットフォームです。営業の案件管理、お客様からの問い合わせ履歴やクレーム対応の管理、プロジェクトの進捗やタスク管理、従業員の業務日報など、お客様の用途に合わせた業務アプリの作成が可能です。アプリケーションはノンプログラミングで開発できます。また、社内SNSのようなコミュニケーション機能を活用することでスピーディーな情報共有が可能になり、業務効率化を実現します。