【サイオステクノロジー、ワークフロー導入後の課題調査を実施】運用課題第1位は「操作教育とヘルプデスク対応」、導入後のリアルな実態が浮き彫りに

～長期運用視点で見る、ワークフロー選定ポイントを紹介～

　サイオステクノロジー株式会社（本社：東京都港区、代表取締役社長：喜多伸夫、以下、サイオステクノロジー）は、ワークフローシステムを半年以上3年未満運用している企業（従業員数100名以上）で、実際の選定に携わった情報システム担当者110名を対象に、ワークフローシステム導入後の課題調査を実施しました。

　ワークフローシステムとは、企業において業務プロセスを効率化し、組織全体の生産性向上を支援する重要なツールです。本調査では、ワークフローシステムの導入効果を最大化させるには、どのような点を考慮してシステムを選定すべきか考察します。

【調査サマリ】

　今回の調査では、ワークフローシステム導入企業の多くが、導入後の社内運用に課題を抱えており、社内浸透の難しさや利用者からの問い合わせ・ユーザー教育に多大な工数を割かざるを得なかった実態が浮き彫りになりました。

1 運用面で最も苦労した課題、第1位（41.8%）「利用者向けの操作方法の教育とヘルプデスク対応」

2 選定時に重視すべきだった点、44.5%が「業務変化に合わせた柔軟な設定・調整のしやすさ」を実感

3 運用コストにおける負担、48.2％で「利用者からの問い合わせ対応と教育コスト」が最多

調査結果ダウンロード先：https://go.gluegent.com/inquiry/flow/wp-rp-post-operation-issuesnr/

【調査結果】

1. 約半数が、ワークフローシステム選定時に「（利用者にとって）直感的でわかりやすいUI/UX」を重視

　「Q1.お勤め先でワークフローシステムを導入する際、どのような観点を重視して選定しましたか（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「（利用者にとって）直感的でわかりやすいUI/UX」が47.3%、「申請フォームや承認ルートの作成・編集のしやすさ」が42.7%、「スマートフォン・タブレットからの申請・承認機能」が34.5%という回答となりました。

2. 4割以上が、運用面で「利用者向けの操作方法の教育とヘルプデスク対応」や「紙業務をシステムに合わせて標準化する難しさ」の課題に直面

　「Q2.ワークフローシステム導入後、社内での運用面で最も苦労した課題は何ですか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「利用者向けの操作方法の教育とヘルプデスク対応」が41.8%、「紙で行っていた業務をシステムに合わせて標準化する難しさ」が40.0%という回答となりました。

3. 「入力規則の設定」や「承認経路のシステム設定と規程との一部アンマッチ」などの課題も浮上

　Q2で「特に課題はなかった」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q3.Q2で回答した以外に、ワークフローシステム導入後に直面した課題があれば、自由に教えてください。（自由回答）」（n=104）と質問したところ、「入力規則の設定」や「承認経路のシステム設定と規程との一部アンマッチ」など52の回答を得ました。

＜自由回答・一部抜粋＞

• 入力規則の設定。

• システムを動作させる際の環境に問題があり、動作に不具合が生じることがたまにある。

• 紙媒体が多いところ。

• フローの見直しや設定に時間がかかる。

• 承認経路のシステム設定と規程との一部アンマッチ。

• データ管理。

• 負荷に予想以上に弱く、環境を何度も増強することになり、苦労した。

4. ワークフローシステム導入時に想定していなかった「思わぬ壁」、第1位「一部業務が、自社都合でワークフローに載せられず残った」

　「Q4.ワークフローシステム導入時に想定していなかった『思わぬ壁』として、最も当てはまるものを教えてください。」（n=110）と質問したところ、「一部業務が、自社都合でワークフローに載せられず残った」が17.4%、「想定よりも社内浸透・定着に時間がかかった」が15.6%、「想定よりも運用が楽ではなかった」が14.5%という回答となりました。

5. 「思わぬ壁」の克服方法、「ベンダーや外部構築ベンダーに有償で依頼・業務委託した」が48.0%で最多

　Q4で「特に想定外の問題はなかった」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q5.その『思わぬ壁』をどのように乗り越えましたか。（上位3つまで）」（n=102）と質問したところ、「ベンダーや外部構築ベンダーに有償で依頼・業務委託した」が48.0%、「管理者・担当者向けの追加研修や勉強会を実施した」が35.3%、「社内に専任担当者を配置し運用体制を強化した」が33.3%という回答となりました。

6. 44.5%が、選定時に「業務変化に合わせた柔軟な設定・調整のしやすさ」を重視すべきだったと実感

　「Q6.ワークフローシステムを選定する際、今思えば『もっと重視すべきだった』と感じる点は何ですか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「業務変化に合わせた柔軟な設定・調整のしやすさ」が44.5%、「組織変更や人事異動に対応する管理のしやすさ」が29.1%、「編集権限による分散運用のしやすさ」が28.2%という回答となりました。

7. 運用開始以降に求められた業務変化への対応、「業務プロセスの改善・効率化の取り組み」「社内規程・ルールの変更への対応」は合わせて9割弱に

　「Q7.ワークフローシステムの運用開始以降、実際にどのような業務変化に対応する必要がありましたか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「業務プロセスの改善・効率化の取り組み」が52.7%、「社内規程・ルールの変更への対応」が34.5%、「法令改正・内部統制強化への対応」が32.7%という回答となりました。

8. 約9割が、運用開始以降の業務変化に対して、「ワークフローシステムは柔軟に対応できた」と回答

　Q7で「特に変化はなかった」「わからない/答えられない」以外を回答した方に、「Q8.Q7で回答した業務変化に対して、現在のワークフローシステムはどの程度柔軟に対応できましたか。」（n=104）と質問したところ、「十分対応できた」が12.5%、「ある程度対応できた」が74.0%という回答となりました。

9. 運用コストにおける負担、「利用者からの問い合わせ対応と教育コスト」が48.2%で最多

　「Q9.ワークフローシステムの運用コスト（時間・工数・金銭的コスト）において、どのような点が負担になっていますか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「利用者からの問い合わせ対応と教育コスト」が48.2%、「システム管理者の日常運用と保守管理の負担」が33.6%、「業務変更に伴う設定変更・調整の工数」が31.8%という回答となりました。

10. ワークフローシステムの運用において、「検索性の高いログ・履歴管理機能」を求める声は44.5%

　「Q10.ワークフローシステムを運用する中で、『これができていたらよかった』と感じる機能や特徴はありますか。（上位3つまで）」（n=110）と質問したところ、「検索性の高いログ・履歴管理機能」が44.5%、「ExcelやCSVとのデータ連携（インポート・エクスポート）」が36.4%、「承認フローの柔軟な設定」が30.0%という回答となりました。

【まとめ】

　ワークフローシステムの導入・運用における現場の声から明らかになったのは、「長く使えるシステム」を選ぶことの重要性です。今回の調査では、ワークフローシステム導入企業の多くが、導入後の社内運用に課題を抱えており、社内浸透の難しさや利用者からの問い合わせ・ユーザー教育に多大な工数を割かざるを得なかった実態が浮き彫りになりました。こうした事態を未然に防ぐには、初期コストや導入のしやすさといった一時的な判断にとどまらず、利用者が継続して使いたくなる利便性とともに、利用者がセルフ解決できる機能や運用の工夫など、導入後の運用を見据えた長期的な視点が欠かせません。もちろん、サポート体制の有無も運用負担を大きく左右する要素です。

　導入前の「見えやすいコスト」だけでなく、長期的な運用コストや将来的な適応力にも着目したシステム選定こそが、ワークフローの定着と業務効率化を成功に導く鍵となるのではないでしょうか。

【調査概要】

• 調査名称：ワークフローシステム導入後の課題調査

• 調査対象：情報システム担当者（ワークフローシステムを半年以上3年未満運用している企業（従業員数100名以上）で、実際の選定に携わった方）

• 有効回答数：110名※構成比は小数点以下第2位を四捨五入しているため、合計しても必ずしも100とはなりません。

• 調査期間：2025年4月22日〜同年4月22日

• 調査機関：自社調査（調査委託先：株式会社IDEATECH）

• 調査方法：オンラインアンケート

調査結果ダウンロード先：

https://go.gluegent.com/inquiry/flow/wp-rp-post-operation-issuesnr/

≪調査データの利用条件≫

1 情報の出典元として「Gluegent Flow（グルージェントフロー）」の名前を明記してください。

2 ウェブサイトで使用する場合は、出典元として、下記リンクを設置してください。

URL：https://www.gluegent.com/service/flow/

■「Gluegent Flow」について

　申請・承認・決裁といった一連の業務に対応したクラウドワークフローです。クラウド創成期の2011年に提供を開始して以来、シンプルな操作性で誰でも簡単に利用できるサービスとして多くの企業で採用されています。主な特長は、申請フォームや承認経路を柔軟に設計できること、PCだけでなくモバイル端末などマルチデバイスに対応していること、 Google Workspace やMicrosoft 365といったグループウェアと連携してアカウント管理や自動処理を行えることが挙げられます。さらに、さまざまな外部システムとの連携が可能です。「Gluegent Flow」は、企業の生産性向上を後押しし、すべての人が働きやすい環境づくりに貢献します。

　詳細情報は、https://www.gluegent.com/service/flow/ をご覧ください。

■サイオステクノロジーについて

　サイオステクノロジーは、Linuxに代表されるオープンソースソフトウェアを活用したシステムインテグレーションを原点とし、自社開発ソフトウェアおよびSaaSの販売とサービスを行っています。直近では、クラウドをはじめとするDXの技術領域に注力し、AIの活用支援や次世代を支える製品とサービスを提供しています。これからも革新的なソフトウェア技術を追求し、世界のIT産業に影響力のある存在となって価値を創造し、社会の発展に貢献してまいります。

　詳細情報は、https://sios.jp をご覧ください。

■お客様のお問い合わせ先（記事掲載の場合はこちらをご利用ください）

サイオステクノロジー株式会社

Gluegentサービスライン 担当：尾上（おのうえ）

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お問い合わせフォーム：https://go.gluegent.com/inquiry/general/