＜⽂化学園導⼊事例＞経費精算と勤怠管理をデジタル化

ルール・制度の抜本的改⾰により、働きやすさも向上

株式会社フォーカスシステムズ（東京都品川区、代表取締役社⻑︓森啓⼀、以下「当社」）は、学校法⼈⽂化学園（東京都渋⾕区、理事⻑︓清⽊孝悦、以下「⽂化学園」）へ「intra-mart Accel Kaiden!」を活⽤した経費・旅費精算及び⼈事・総務ワークフローシステムの構築を⾏い、デジタル化を通じて申請及び決裁のルール・制度の抜本的な改⾰を⽀援しました。

⽂化学園は創⽴以来100 年以上続く伝統ある教育機関で、複数の学校経営や出版事業をはじめとする収益事業を⾏っています。しかし、これまで各組織独⾃の慣習を重んじてきたことから、業務におけるデジタル活⽤や時代・環境変化に合わせた制度改⾰が遅れていた部分もあり、アナログな申請、複雑な業務フローが残り、組織間の連携にも影響を及ぼしていました。それらの課題を解決するために業務改⾰⽀援室を発⾜し、職員起点で「⼈に寄り添う働き⽅を実現する」ことを⽬標に掲げ、全学的な改⾰を⾏いました。

この改⾰を実現するために、経費申請と勤怠管理をオールインワンで提供する「intra-mart Accel Kaiden!」を採⽤。場所を選ばない働き⽅に対応できるクラウド型であることや、学園独⾃の要件に合わせて、システム構築ができるカスタマイズ性が決め⼿となりました。

■システム利⽤イメージ

■課題

• 教職員の業務効率向上を阻む申請・承認のアナログ運⽤

• ⻑年運⽤していた組織ごとの独⾃ルールや制度

■効果

• 導⼊後10 か⽉で1 万件の経費精算と全教職員約1,000 名の勤怠管理をデジタル化

→申請・承認作業が承認者の不在や業務都合等に影響されないことで、⼤幅な効率化に成功

• 教職員・経営陣すべての承認フローを最適化

→学内組織すべての決裁・意思決定の精緻化・迅速化につながった

当社は、これまで20 年以上にもわたりintra-mart 開発の経験と実績を重ね、2024 年6 ⽉にはプラチナパートナーに認定される等、確かな評価を得ています。これまでの経験を活かし、⽂化学園独⾃の要件やニーズにも応えた提案・構築を⾏い、お客さまに寄り添ったシステム導⼊を実現しました。

⽂化学園は、今後も備品購⼊申請や施設予約等、アナログな運⽤が残る業務改善のため、intra-martを活⽤したデジタル化を推進し、将来的には組織全体でのワークフロー統⼀の実現に向けて取り組む⽅針です。

導⼊事例記事︓ https://bberc.focus-s.com/education/case025/

【フォーカスシステムズについて】

株式会社フォーカスシステムズは、1977 年に設⽴され、公共･通信ほか、社会性の⾼い分野におけるシステム開発･運⽤に携わるだけでなく、 IoT、クラウドや AI 等、時代の流れを⾒据えたビジネス展開も積極的に推進しています。コーポレートスローガンは “テクノロジーに、ハートを込めて。”⼈と⼈とを技術でつなぐ私たちフォーカスシステムズの仕事に、社員ひとりひとりが、情熱と誠意を持って臨む姿勢を込めました。

HP︓ https://www.focus-s.com/