【宮崎県宮崎市】運用中の財務会計システムと、新規導入を検討している文書管理システム・電子決裁システムの効率的な連携についてアイディアを募集しています

宮崎市役所

2023年11月15日 09時29分

宮崎市では、事務の効率化、文書保存の適正化を図るため、文書管理システム・電子決裁システムの新規導入を検討しています。
また、既に導入済みである財務会計システムについては、システムから帳票を出力し紙による押印決裁を行っているため、文書管理システム・電子決裁システムの導入に合わせて、財務会計システムについても電子決裁の導入を検討しているところです。
そこで、運用中の財務会計システムと、新規導入を検討している文書管理システム・電子決裁システムとを連携させる等、効率的な運用方法に関し、本市の環境に即した手法の提案やアイディア、対応可能なパッケージシステムの紹介、導入事例等を募集します。

背景・課題

現在、本市では、財務会計事務において、LGWAN 接続系のオンプレミス環境で富士通 Japan 株式会社の IPKNOWLEDGE 財務情報 V3（現時点では V2 を使用しているが、令和 6 年 2 月末に V3 へバージョンアップを行う）を使用していますが、決裁は帳票を印刷して押印決裁を行っており、決裁済み文書も紙で保管しています。

財務会計事務以外の文書は、起案をエクセルファイルで行い、決裁や決裁済み文書の保管は紙で行っています。

国が進める「行政文書の電子的管理」や、本市におけるＤＸの推進やペーパーレス化による業務効率化、テレワークを含む働き方改革等も見据えると、インターネット環境から利用可能な「電子決裁機能を備えた文書管理システム」、「文書管理機能を持った電子決裁システム」又は「文書管理システムと電子決裁システム」（以下「本件システム」という。）の導入が求められます。

また、財務会計事務の起票や支払情報の管理は継続して財務会計システムで行うため、財務会計システムで作成する帳票を元に「本件システム」で効率的に起案する手法、「本件システム」で決裁が完了した支出命令情報を財務会計システムへ連携する仕組を活用すること等で、効率的な事務運用を行う方法を検討しています。

ぜひ、民間事業者の皆さんのご提案、アイデアをお寄せください！