ServiceNow・Smartsheet連携によりIT運用情報の共有と業務効率化を実現

～部門間でのリアルタイム共有と全社的な情報活用を加速する実証実験を完了～

株式会社NTTデータ先端技術（本社：東京都千代田区、代表取締役社長：田中 秀彦、以下：NTTデータ先端技術）は、ServiceNowとSmartsheetを連携し、これまで共有が困難であった部門間のIT運用情報（インシデントや変更要求など）をリアルタイムに連携する仕組みの実証実験を実施しました。
本取り組みにより、ServiceNowを利用していない部門を含めた情報共有が可能となり、従来は手作業や個別連絡に依存していた業務を削減し、迅速な意思決定と業務効率化を実現できることを確認しました。
本技術は、情報の分断やツールの違いによる非効率に課題を持つ企業において、即効性の高い改善策として活用が期待されます。

【背景】

多くの企業では、IT運用におけるインシデント対応や変更管理において、複数部門間での迅速な情報共有が求められています。
しかし、利用ツールや権限の違いにより、情報は各部門に分散し、メールや手作業での共有に依存せざるを得ないケースが多く、対応遅延や業務負荷の増大といった課題が顕在化しています。
特に、ServiceNowなどのITSM（ITサービスマネジメント）ツールを利用していない部門との連携は難しく、全社的な情報活用の障壁となっていました。

【実証実験の概要】

今回、以下2つのケースにおいてServiceNowとSmartsheetを連携させ、スピーディーな情報共有が可能か、また業務効率が向上するかの実証実験を行いました。

1. 変更管理

   変更要求の承認を起点に、関連情報をSmartsheetのBridge機能を活用して開発・インフラ部門へ自動連携することで、従来必要だった個別連絡や手動転記を削減しました。

   さらに通常は開発・インフラ部門が、個別のPJ管理ツールで変更要求タスクの進捗管理を行うところを、本実験ではSmartsheetのカスタマイズ性を活かし、作業分解構成図（WBS）や課題管理シートをSmartsheet上で作成・一元管理できることまで確認しました。これにより、情報共有から進捗管理までを単一のプラットフォームで完結できます。

2. インシデント管理

   インシデント発生時に、運用担当者が起票・更新した情報をSmartsheetのData Shuttle機能を活用し経営層や管理者に定期的に自動連携させました。

   こちらはセキュリティルールによりAPI利用が許可されていないケースを想定して、上記①のBridge機能を活用した連携ではなく、ServiceNowで起票・更新されたインシデント情報をCSVでエクスポートし、オンラインストレージを経由させてファイル連携を行い、共有先のSmartsheet上でこれらのデータが閲覧できることを確認しました。

   さらに、連携したデータをそのまま共有するだけでなく、Smartsheetのカスタマイズ性を活かし、新たな管理項目の追加や多様な条件でのデータ抽出、グラフ化を実施し、経営層や管理者が全体状況を即座に把握できるシート・ダッシュボードを生成できることまで確認しました。これにより、情報共有とあわせて状況の可視化までを実現できます。

これらの結果から、Smartsheetを活用することでServiceNowの保有する情報を部門の垣根を超えてスムーズに連携できるだけでなく、共有先である関係部門の業務効率向上にもつながることを確認できました。

【実証効果】　
本実証により、以下の効果が確認されました。

• 部門間の情報共有の迅速化（リアルタイム連携）

• 手作業による情報伝達の削減

• 情報の一元化による業務効率向上

• 可視化による意思決定の迅速化

図：実証実験の概要

【今後について】

今後NTTデータ先端技術では、ServiceNowおよびSmartsheetを活用した部門間情報連携サービスの提供を目指します。また、多様な業務システムとの連携拡張を進めることで、企業内に分散した情報のサイロ化を解消し、業務効率化や迅速かつ的確な意思決定を支援していきます。
特に、IT運用の効率化や全社的な情報活用に課題を持つ企業への展開を進めていきます。

【関連リンク】

NTTデータ先端技術ニュースリリース

NTTデータ先端技術、Smartsheet Japan社とパートナー契約を締結

～プロジェクト進行の円滑化と生産性向上に寄与する「Smartsheet」の提供を開始～（2024年12月16日発表）

https://www.intellilink.co.jp/topics/news_release/2024/121600.aspx

NTTデータ先端技術が提供する「ServiceNow」

https://www.intellilink.co.jp/servicenow/index.aspx

NTTデータ先端技術が提供する「Smartsheet」
https://www.intellilink.co.jp/business/platform/smartsheet.aspx

【デジタル変革向けクラウドプラットフォーム「ServiceNow（サービスナウ）」について】

「ServiceNow」は、企業の業務効率化やデジタルトランスフォーメーションを支援するために設計されたクラウドサービスです。このプラットフォームは、ITサービス管理（ITSM）、カスタマーサービス管理（CSM）、人事管理（HRSD）など、さまざまな業務プロセスを統合し、自動化するためのツールをAI機能とエンタープライズグレードのセキュリティも備えて提供します。

URL：https://www.servicenow.com/jp/

【Smartsheetについて】

Smartsheet は、フォーチュン500 に選出された企業の85％を含む、世界中の何百万人もの利用者に信頼されている最新のエンタープライズAIワークマネジメントプラットフォームです。Smartsheetはこの分野のパイオニアかつ市場のリーダーで、パフォーマンスを向上させ、次のイノベーションの波を牽引する強力なソリューションを提供しています。詳しくはhttps://jp.smartsheet.com/ をご覧ください。

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＊Smartsheetは、Smartsheet Inc.の登録商標です。

＊「INTELLILINK」は日本国内および米国における株式会社NTTデータ先端技術の登録商標です。

＊その他の商品名、会社名、団体名は、一般に各社の商標または登録商標です。