明治41年創業、北海道の老舗酒屋「リカーズかめはた」が経費精算をデジタル化　　「楽楽精算」の導入により、”支払いミスのリスク”と”紙の領収書提出”をゼロに

業務用酒類食品販売業を北海道札幌市で営むリカーズかめはた株式会社（以下、リカーズ）は、2020年より株式会社ラクス（以下、ラクス）が提供する、クラウド型経費精算システム「楽楽精算」の運用を開始しました。それにより、支払いにおける不透明だった社内規定を明確化し、“支払いミスのリスク”がゼロになっています。また、 “紙の領収書提出”をデジタル化することに成功し、経費精算業務の効率化を実現しました。

• "支払いミスのリスク"と隣り合わせだった、老舗企業の抱える経費精算の課題

明治41年創業、北海道札幌市を拠点に、約24,000商品の業務用酒類と食品を販売しているリカーズ。

老舗企業が抱えていた当時の経費精算課題をリカーズの経理担当者は以下のように語りました。

（リカーズの経理担当者）
『支払いにおける社内規定が浸透しておらず、経理側で申請の承認状況を確認できない状態でした。そのため支払いミスなどのリスクが常にあり、実際に支払処理を行う際に「本当に支払って大丈夫なのだろうか？」という不安がありました。』

リカーズでは、小売りへの商品納品時に使用する駐車場代などの「紙の領収書」が多く発生していました。

担当者が「紙の伝票に領収書を貼り付けて、直接経理へ提出する」という運用をしており、「事前に承認されている領収書なのか？」と判断に迷う事象が多く、経理から社内関係者（申請者や承認者）へ承認有無の確認を行う負荷や支払ミスのリスク等が存在し、課題が点在していました。
 

• アナログな企業文化からデジタル文化へ。システム導入の決め手は”みんなが使え、みんなが効率化されること“　

支払いミスのリスクを無くすためにも、かねてよりリカーズの経理部内で「経費精算システムを導入してはどうか？」という話はありましたが、導入に向けて動けていませんでした。その背景に存在していたのは、“従業員が正しく活用できるか”という点に懸念があったからです。

（リカーズの経理担当者）
『システムやPCに不慣れな従業員が多いアナログな企業文化だったので、システムを導入しても、従業員が正しく活用できるかという懸念があり、導入するかどうかを迷っていました。』

 

経費精算は申請者→承認者→経理と企業に属する大半の従業員が関係する業務です。申請者・承認者・経理
それぞれの経費精算課題をどのように改善するかがポイントとなっていました。

 

リカーズでは、支払ミスのリスクを減らすことや紙の領収書提出をデジタル化することで経理処理の効率化を図ることに加え、申請者、承認者も含めた“みんなが使え、みんなが効率化される”という点を重視していました。その軸で経費精算システムを選定し、「楽楽精算」の導入に至りました。実際に導入後も申請者／承認者が正しく活用できていると語ってくれています。

（リカーズの経理担当者）
『導入の決め手は、経理処理が効率化できるという点はもちろんですが、操作のしやすさが従業員にも受け入れやすそう、と感じられた点が大きかったです。最初は抵抗感を抱く従業員もおりましたが、普段使っているスマートフォンで感覚的に操作できるからか、現在では全員が当たり前のように使いこなしています。』
 

• 「楽楽精算」導入後は紙の領収書提出を完全にデジタル化。社内規定の明確化で支払ミスのリスクも解消

「楽楽精算」導入前は、経費申請を行う場合、オフィスに領収書を持参し紙の伝票に貼り付けて経理に提出する流れでしたが、導入後は発生した領収書をスマートフォンで撮影し、「楽楽精算」にアップロードするだけで経費申請が可能となりました。これにより、リカーズでは紙の領収書提出が不要になり完全にデジタル化することに成功しました。

また、デジタル化したことによる効果として、リカーズの経理担当者は以下のように答えています。

（リカーズの経理担当者）
『以前は社内に担当者がいなければ承認してもらえなかったところが、「楽楽精算」導入によって、タイムリーに承認してもらえるようになりました。』

オフィス内でしか経費の申請、精算ができない不自由が存在していましたが、デジタル化したことにより経費精算業務の効率化を実現しています。

 

 

（リカーズの経理担当者）
『従来は承認されているのかどうか不明な領収書がいくつも上がってきていましたが、「楽楽精算」の導入により承認者の目に触れたものが届くようになりました。それにより、社内規定に則った正しい申請が経理に届くようになったことが最も大きな効果だと感じています。』

経理側で申請の承認状況を確認できず、支払ミスのリスクが常に存在していたことも課題でしたが、システム上で正しく承認された申請のみ経理に届くことで支払ミスのリスクがゼロになっています。

累計導入社数No.1*のクラウド型経費精算システム「楽楽精算」は、従業員規模や業種に関係なく、幅広い企業様にご利用いただており、今後も経理業務がラクになるサービスを提供してまいります。

*…デロイト トーマツ ミック経済研究所「クラウド型経費精算システム市場の実態と展望」（ミックITリポート2022年9月号：https://mic-r.co.jp/micit/）より

• リカーズかめはた株式会社とは　

 2023年で創業115周年を迎えるリカーズかめはたは、北海道札幌市内に拠点をもち、約24,000商品の業務用酒類と食品を販売しています。現在は約2,500店舗の飲食店との取引を行い、北海道内であればどこでも正確・迅速に商品を配送できる輸送網をもっています。

お客様のお声に耳を傾け、細部にわたるまでサポートさせて頂けることで、今後も皆様の商売繁盛の一翼を担えればと考えております。

 

• 累計導入社数12,000社突破！クラウド型経費精算システム「楽楽精算」とは

「楽楽精算」は、交通費、旅費、出張費など、経費にかかわる全ての処理を一元管理できるクラウド型の経費精算システムです。「社員が申請⇒上司が承認⇒経理担当者の精算処理」という一連のワークフローを全て電子化することで、業務効率の改善や、人的ミスの防止を実現します。2022年12月時点で、累計導入社数12,000社を突破しました。また、「紙に縛られない働き方プロジェクト」を推進し、業務のデジタル化による企業の「生産性向上」と「紙に縛られない柔軟な働き方の選択肢」の実現を支援しています。

「楽楽精算」製品サイト https://www.rakurakuseisan.jp/
「紙に縛られない働き方」特設サイト https://contents.rakus.co.jp/paperless/
 

【会社概要】
社名      ：株式会社ラクス
本社      ：東京都渋谷区千駄ヶ谷5-27-5　リンクスクエア新宿
設立      ：2000年11月1日 
資本金   ：3億7,837万円
代表者   ：代表取締役　中村崇則
事業内容：クラウドサービス事業

会社HP ：https://www.rakus.co.jp/