出社回帰で「会議室が足りない」中、オフィス有効活用に取り組む企業が増加

〜会議室「年間１億円」のムダを突き止め、改善に取り組むケースも〜

2026年10月19日Neatframe株式会社（東京都千代田区 代表：柳澤久永）は、直近の会議室不足に課題を持つ企業の取り組みを紹介します。

出社回帰が進む一方、オンライン会議も定着し、企業の間で「会議室が足りない」という課題が浮かび上がっています。こうした中、会議室の使われ方を見直し、限られたオフィス空間を有効活用する企業が増えています。予約されていても実際には使われていない会議室や、少人数で大きな部屋を使う状況をデータで把握するほか、既存の打ち合わせスペースをオンライン会議の場として活用する取り組みも進んでいます。

例えば大手電機メーカーでは、会議室の利用実態を調べたところ、予約されているのに誰も使っていない時間があることが判明。こうした未利用分を全体の会議室に当てはめ、賃料に換算すると年間約１億円規模になると試算しました。また、既存の来客・打ち合わせスペースにオンライン会議の環境を整え、会議ができる場所を増やす企業もあります。会議室の増設だけに頼らず、今ある空間の使い方を見直す動きが広がっています。

■ オフィスの困りごと、最多は「会議室などの不足」

株式会社ザイマックス総研が2026年１月に公表した「大都市圏オフィス需要調査2025秋」では、メインオフィスに課題を感じている企業が挙げた困りごとのうち、「会議室やリモート会議用スペースなどが不足している」が57.7％で最多でした。

出社して働く人が増えても、社外や別拠点とのオンライン会議は続いています。少人数でも会議のための場所が必要になる一方、会議室の増設には床面積や費用が伴います。そこで、まず実際の使われ方を確かめ、改善の余地を探る取り組みが始まっています。

■ 大手電機メーカー：「本当に部屋が足りないのか」をデータで確認

大手電機メーカーでは、コロナ禍を経てオフィスの床面積に余りが出る一方、出社回帰に伴って「会議室が足りない」という声が強まっていました。オフィス全体には余裕があっても、必要なときに会議室を確保できない状況です。

同社は、混雑するフロアの会議室で、ビデオ会議機器に内蔵されたセンサーを使い、人が実際に在室しているかを計測。予約情報と照らし合わせることで、予約されているのに使われていない時間を把握しました。冒頭の年間約１億円という数字は、この試行結果を全体に当てはめた賃料換算の試算で、実際に削減した金額ではありません。

従来は、会議室不足の訴えがあっても、部屋の数が足りないのか、予約の仕方や使い方に問題があるのかを判断しにくい状態でした。利用実態を数字で把握することで、運用の改善で対応するか、会議室を増やす投資が必要かを検討できるようになりました。

■ Sansan：使われない予約を自動で解除し、他の人が使えるように

Sansan株式会社では、会議の開始予定時刻から10分たっても人がいない場合、会議室の予約を自動で解除する仕組みを、全社内会議室で運用しています。予約上は埋まっていても実際には空いている部屋を、他の社員が利用できるようにする取り組みです。

さらに、予約を解除した記録を人事データと突き合わせて分析したところ、全予約枠の14％が、予約されながら使われていなかったことが分かりました。定例会議の繰り返し予約が使われないまま残るなど、部門ごとの業務の進め方に関わる原因も見えてきたといいます。

同社は、この割合を14％から半分の７％に減らすことを当面の目標としています。会議の準備時間の短縮と、使われない予約を減らす効果を合わせた試算では、機器の初期投資を約８か月で回収できる見込みです。

２社の取り組みで土台となっているのは、予約表だけでは分からなかった「実際に人がいるか、何人で使っているか」という情報です。その把握には、Neatframeのビデオ会議機器に内蔵されたセンサーが活用されています。

出社とオンライン会議が共存する働き方に合わせ、必要な会議スペースも変わっています。「会議室が足りない」という声をきっかけに、予約の運用や空間の使い方を見直すことが、限られたオフィスを生かす一つの方法になっています。

■ Neatの役割
 　Neatは、会議室に設置するWeb会議機器を通じて在室人数や室内環境を計測し、会議室の使われ方を数字で把握できるようにしています。また、電源を挿すだけで使える一体型のWeb会議機器など、企業の規模や課題に応じた機器を提供しています。今後も、会議室不足に向き合う企業の取り組みを支援して参ります。

■ 参考資料
 ・日本電気株式会社(NEC)：Neat導入事例　
 ・Sansan株式会社：Neat導入事例　
 ・レック株式会社：Neat導入事例　

Neatについて

Neat は、北欧ノルウェーで生まれたビデオ会議ソリューションブランドとして「人と人の遠隔コミュニケーションをシンプルに実現する」ことをミッションとして掲げ2019年に創立。日本法人は2021年7月設立。日本でも様々な規模・業種（製造業・金融・IT他）の企業や教育機関のお客様に採用いただいています。