【RAG構築サービス提供開始】社内文書を横断検索し、総務部門の情報検索・問い合わせ対応を効率化

就業規則・社内規程・契約書・申請書・FAQなどを企業ごとに最適なRAG環境へ。文書整理から構築・運用までを一貫支援

企業における生成AIの活用が広がる一方で、一般的な生成AIでは、企業独自の社内規程や業務ルールを参照できず、自社の運用に沿った回答が難しいという課題があります。

なかでも総務部門では、就業規則、社内規程、契約書、各種申請書、マニュアルなどの情報が複数の場所に分散し、情報検索や問い合わせ対応に時間を要するケースも少なくありません。

ワンダフルフライ株式会社は、企業内に蓄積された社内文書を横断検索できる企業向けRAG構築サービスを提供開始しました。文書整理から検索環境の構築、生成AIとの連携、運用開始後の継続的なチューニングまでを一貫して支援し、総務部門をはじめとするバックオフィス業務の情報検索や問い合わせ対応の効率化を実現します。

■課題

総務部門では、就業規則や社内規程、契約書、各種申請書、マニュアルなど、企業運営に必要なさまざまな文書を管理しています。一方で、情報量の増加や管理場所の分散により、必要な情報を迅速に見つけることが難しく、社員からの問い合わせ対応にも多くの時間を要しています。

総務部門を中心としたバックオフィス業務では、特に次のような課題が発生しています。

• 社内文書が複数のフォルダやシステムに分散し、必要な情報を探すのに時間がかかる

• 就業規則や社内規程の改訂時に、最新情報の共有や周知に手間がかかる

• 入社、退職、人事異動などに伴う問い合わせが集中し、担当者の負担が増加している

• 福利厚生や勤怠制度、休暇、各種申請に関する問い合わせ対応に多くの時間を要している

• 同じ内容の問い合わせが繰り返し寄せられ、本来の業務に十分な時間を割けない

• 担当者の経験や知識に依存し、回答内容や対応品質にばらつきが生じる

こうした課題を解決するためには、企業内に蓄積された文書を効率的に検索・活用し、必要な情報へ迅速にアクセスできる環境の整備が求められています。

■RAG構築サービスについて

ワンダフルフライの企業向けRAG構築サービスは、就業規則や社内規程、契約書、各種申請書、マニュアル、FAQなど、企業内に蓄積された文書を整理・登録し、必要な情報を迅速に検索できる環境を構築するサービスです。

社内文書や業務情報をナレッジデータベースとして蓄積することで、必要な情報をまとめて検索・活用できるようにします。社員が知りたい内容を入力すると、RAGが登録された情報の中から関連する内容を探し出し、必要な情報を提示します。これにより、複数のフォルダやシステムを確認する手間を減らし、必要な情報へ迅速にアクセスできます。

また、プロジェクト管理プラットフォーム「ProPM」と組み合わせることで、要件定義書や設計書、議事録、課題情報、各種開発資料などを一元管理し、RAGを活用して横断的に検索することも可能です。分散しやすい資料や過去の対応履歴をまとめて検索できるため、情報確認や類似案件の参照、担当者間の情報共有を効率化します。

文書の種類や管理方法は企業ごとに異なるため、各社の利用目的や業務に合わせて、検索対象や検索方法、運用方法を設計します。文書整理からRAG環境の構築、検索精度の改善、運用開始後の継続的な調整までを一貫して支援します。

導入前	導入後
必要な情報を探すために、複数のフォルダやシステムを確認している	社内文書をまとめて検索できるため、情報を探す時間を短縮できる
就業規則や申請方法について、総務担当者への問い合わせが集中している	社員が必要な情報を自分で検索できるため、問い合わせ対応の負担を軽減できる
担当者の経験や記憶を頼りに回答している	登録された社内文書を検索できるため、担当者に依存せず情報を確認できる
過去の問い合わせや対応事例を探すのに時間がかかる	過去のFAQや対応事例を検索できるため、回答や判断を迅速に行える
情報確認に時間を取られ、本来の業務に十分な時間を使えない	必要な情報へすぐにアクセスできるため、本来の業務や改善活動に時間を充てられる

■活用イメージ

１.社内規程・ルールの確認 

就業規則や社内規程、ガイドラインなど、社内ルールに関する文書を横断検索。必要な情報をすぐに確認でき、問い合わせ対応や制度確認の効率化を支援します。

2. 契約・申請・文書管理 

契約書や稟議書、申請書などの社内文書を検索し、必要な資料や関連情報を迅速に確認。文書確認や監査対応、各種手続きの効率化を支援します。

3. 業務ナレッジ・過去事例の活用 

業務マニュアルやFAQ、議事録、過去の対応事例などを横断検索し、必要な情報をすぐに確認できます。担当者だけが持つ知識やノウハウを組織全体で共有・活用することで、業務の標準化や引き継ぎ、新任担当者の早期立ち上がりを支援します。

■今後の展望

ワンダフルフライでは、RAG構築による情報検索環境の提供に加え、AIエージェントとの連携を見据えた機能拡充を進めています。

今後は、社内文書の検索だけでなく、問い合わせ内容に応じた申請書の作成支援や各種業務システムとの連携など、企業の業務プロセス全体を支援するAI活用環境の提供を目指してまいります。

これからも、企業ごとの業務や保有データに合わせた最適なRAG・AI活用を支援し、総務部門をはじめとするバックオフィス業務のDX推進と生産性向上に貢献してまいります。

■ 会社概要 

会社名：ワンダフルフライ株式会社（WonderfulFly Co., Ltd.）
所在地：東京都中央区日本橋小伝馬町4-2 VORT日本橋本町7F
代表者：代表取締役 平田 雅子
事業内容：AIアプリ自動生成プラットフォーム「AI FreeCode Service」／営業支援CRM「ProSales」／AI設計書自動生成サービス「ワンダーロボ・リバースサービス」／AIプロジェクト管理プラットフォーム「ProPM」／企業向けAIエージェント構築支援サービス など

📩 本件に関するお問い合わせ先
ワンダフルフライ株式会社
営業マーケティング部
E-mail：[e-mail]
会社URL：https://www.wonderfulfly.com/
お問い合わせ先URL：https://www.saasforce.co.jp/contact/