業務効率化ツールのおすすめを教えて！働く男女159人に聞いた「導入してよかった」9割の便利なツールランキング

保険相談サービスを提供する保険マンモス株式会社は、働く男女159人へ業務効率化ツールについてのアンケート調査を行いました。おすすめのツール、導入してどうだったかの満足度など、リアルな感想を伺いました。

日々のメールのやりとり、関連部署との連絡、スケジュール調整など、もっとスムーズに進めるために、業務効率化ツールを導入してみたいと思っている人は多いでしょう。

しかし、導入したいと思いつつも、業務効率化ツールの種類が多すぎてどのツールが良いのか迷っていませんか？
検索してもよくわからないとお悩みの方へ、「業務効率化ツールについてのアンケート（自社調べ）」をもとに、みんなが使っている人気の業務効率化ツールをご紹介しましょう。ツール選びの参考になれば幸いです。

今回のアンケートに回答していただいた方の性別、年齢の割合は以下の通りです。

●人気の業務効率化ツールランキングを発表！
それではさっそく、人気の業務効率化ツールをご紹介します。すでにうちでも使ってる！というツールもあるかもしれません。

上位3つはやはりよく知られているツールが占めました。「その他」は少数意見ではありますが、「こんなツールもあるのか」と新たな発見につながりそうです。

「その他」の回答

• Asana
• Auris(文字起こし、翻訳、字幕付けソフトウェア)
• board
• Canva
• direct(ビジネスチャットシステム)
• eFax
• eセールスマネージャー
• Google Workspace
• Google スプレッドシート
• Gyazo
• HubSpot
• ITS(課題管理システム)
• jooto
• Kairos3
• Lステップ
• Microsoft OneDrive
• Microsoft Power Platform
• Redmine
• saaske
• SATORI
• Skype
• TimeTree
• Trello
• UiPath
• UnitBase
• WinActor
• 勘定奉行

【そのツールのおすすめポイントは？】
ツール選びの参考になるよう、なぜそのツールを導入したのか理由も伺いました。

この業務効率化ツールって本当に必要なの？と思っている人も、理由を知れば納得がいくのではないでしょうか。

zoom

• コロナ対策として接触機会を減らすため
• 場所を問わず打ち合わせ等ができる
• 直接顧客に来訪するための移動時間短縮のため
• 分室ができるので便利

ChatWork

• 業務連絡がスムーズになる
• 他のコミュニケーションツールよりも感覚的に使える
• 自宅勤務のメンバーとのやり取りや簡単なミーティングに便利
• 通話もできる
• 添付できるデータ量が大きい・口コミが良かった

Slack

• 操作が簡単でわかりやすい
• 使いやすいデザインで誰でもすぐ使いこなすことができる
• メールで面倒だった社内のやり取りが楽になった

Microsoft Teams

• オフィス製品（ExcelやWord）がバンドルされていて、連携もできて便利
• Video会議の利用だけでなく、パワポを使ったプレゼン資料作成のリアルタイムな共同作業ができる

Dropbox

• オンラインでのリアルタイムデータ共有に最適
• メールではできない大容量のファイル授受が可能
• パソコン、スマホどちらでも使いやすい

Sansan

• 請求書関連の業務の効率化ができる
• 顧客の名刺を管理して共有することで、社内の横のつながりを強化するため

サイボウズ Office

• 社内掲示板や稟議書等の回覧に便利
• メール、共有ファイル、施設管理等、他部署の方も簡単に閲覧できる機能がある

●業務効率化ツールは本当に効果があるのか？
これからツールを導入したいとお考えの方にとって、そのツールを導入して本当に業務が効率化できるのだろうか、手間だけかかって結局何も変わらないのでは？という不安もあるかと思います。

そこで、実際にツールを導入して何が変わったのか、よかった理由とそうでない理由を具体的に聞いてみました。

9割の方が「よかった」と答えていますので、ツールを導入することは一定の成果が挙げられると考えられます。

Zoom、Chatwork、Slackはすでに導入している会社も多いですし、個人で利用している人もいますので、導入のハードルも低そうです。

操作もそれほど難しくありませんので、パソコンに苦手意識を持っている人でも簡単に使えるでしょう。

以下、導入して「良かった理由」「どちらでもない理由」を紹介します。

zoom

• 電話だけだと伝わりにくい内容や、初対面でのコミュニケーションを取る際には、やはり顔が見えた方がやりやすいと実感したから。
• 出張の移動時間を他の仕事に充てられるようになったから。
• 出張の交通費が削減できたから。
• 一つの部屋に集まる必要があった時代にあったタイムロスが消えたから。
• 顧客のターゲットエリアが広がったから。
• 認知度が高いため取引先も導入していることが多く、新規対応がスムーズにできたから。
• 文字だけでは怒っているのか喜んでいるのかわからないので、顔を見ながら話すことで相手の気持ちを理解するのに役立っています。

ChatWork

• 報連相が円滑になったから。
• 導入することで、受けられる仕事が増えたから。
• コミュニケ―ションのために割いていた時間やストレスが減り、以前よりも仕事の効率が上がったから。
• 今のところ無料版で十分使える。アプリ版があるため、少しPCから離れても万が一の連絡がスマホでもとれるため便利だから。
• タスク機能があるので、やらないといけないことがわかりやすいから。
• 受電についてタスク化でき、折り返しの漏れがなくなったから。
• 過去のやり取りの履歴が残っていて検索しやすいから。
• 今までは業務でもLINEを使用していましたが、オンとオフの区別を付けるためにもとても良いツールだと実感しています。

Slack

• いちいちメールソフトを立ち上げる必要がない。仰々しい挨拶も省ける。Slack内でちょっとしたミーティングもできるのでコミュニケーションがとりやすくなった。
• 今までコミュニケーションが不足していた部署とも手軽に連絡がとれるようになったから。
• 先行でDropboxを使ってデータを共有していましたが、その後共有の効率化からSlackを導入しました。DropboxとSlackは連携できるので今では社内で必要不可欠なツールになっています。
• メールは顧客、社内はSlackで棲み分けができて管理しやすくなったと思うから。
• 個人だけではなくグループでもやり取りができる点、自分宛にきているメッセージがあると件数を表示してくれる点、メッセージを読んだことをスタンプのみでも知らせることができる点など、使い勝手が良いと感じたから。
• 自分だけのリマインダー設定ができて作業するのに便利だから。
• 他システムとの連携や公開apiを利用することができるため、障害情報の通知にも利用できて助かっているから。

Microsoft Teams

• チャット、web会議を1つのツールで完結できて便利だから。
• Power Automate(Microsoft社の自動ワークフロー作成ソフト)との連携で自動投稿や条件付き処理などを活用できるから。
• 今まで共有ファイルの同時作業では現在誰が何を編集しているかわからず、ファイルがうまく保存できずファイルが破損することが多かった。Teamsはクラウド上のファイルの共同作業で4から5人で同時作業しても誰が何を編集しているかが分かり非常に作業効率が上がったから。
• これまでメールでやりとりをしていた作業をTeamsに集約。個人間の連絡を直感的にやりとりができる点、数人単位でチームを作成しクローズなやりとりも可能な点、資料共有もクラウド保存される事で過去資料までのアクセスが容易になった点、Tems内で会議ができる点、などメールで行っていた作業プラスαの業務ができ業務効率が上がったと感じているから。

「どちらでもない」という答えもありました。具体的な理由を見てみると、対面で話すことやメール等これまで使っていたツールの方が良いと感じてしまうこともあるようです。

「よくなかった」と答えている人はいませんでしたので、導入することによるマイナス要素はあまり考えなくても良いかもしれません。

場合によっては使いこなすまでに時間がかかり、不便だと感じてしまうこともあるでしょう。しかしそれも慣れの問題ですから、マニュアル等のノウハウが整ってくれば、誰でも使えるようになるはずです。

zoom

• 移動等の無駄な時間が無くなったのは良いが、対面時の空気感や親近感を掴むのが難しいから。
• 移動の時間がないので、そのせいで会議が無駄に長引くようになったから。
• 無駄話や議題からの脱線が減ったのはいいが、いかにも業務的で冷たい感じがするようになったため。

ChatWork

• タイミングが合ったり合わなかったりする場合があり、メールよりも気をつかうことが出てきたから。
• 多くのチャットグループを作成しようと思うと、有料版にしないといけないから。
• 無駄だと感じる連絡が多くなったから。

Slack

• 取引先が導入していないと使えないから。
• 操作項目が多くてわかりづらかったから。
• 連絡以外のツールを使いこなせない従業員が多いから。

●今後はこのツールを使ってみたい！
今後、導入してみたい業務効率化ツールについても聞いてみました。やはり回答数が多かったのは、以下のツールです。

• zoom
• ChatWork
• Slack
• Dropbox
• Sansan
• Backlog
• クラウドサイン

「どのようなジャンルのツールを使ってみたいか」という問いに対しては、以下のような答えとなりました。

• Eightなどの名刺管理ツール
• BizRobo!、WinActorなどのRPAツール
• Trelloなどのスケジュール・タスク管理ツール
• Redmineなどのプロジェクト管理ツール
• Sales Hub、kintone 営業支援(SFA)パックなどのSFA（営業支援システム）

部署やチームの人が増えるほどそれぞれのタスク管理が大変になってきます。自分のタスクだけならまだしも、仕事の内容によっては関係者全員のタスクやスケジュールを把握しておかなくてはなりません。

そのような業務を管理するツールが人気のようです。また、日本には独特な名刺文化がありますから、これだけオンラインツールが普及しても、いまだに紙の名刺を交換する風習があります。

溜まってしまった名刺を管理するツールも根強い人気があります。


【こんなツールが欲しい！少数回答】
こちらは、回答数としては少数でしたが、今後どのようなツールを導入するかヒントになりそうなものをご紹介します。

【あったらいいな…こんなツールがほしい！】
具体的にはまだどんなツールが良いのか決めかねているものの、「○○できるツール」のように、カテゴリは決まっているという答えもありましたので、ツールの例もあわせてご紹介します。

 

 

一方で、このような意見もありました。

• 特になし。これ以上増やされても困るのが本音。
• お客様のニーズに合わせて、順次対応していきたいです。

「業務効率化ツール」と検索すると、スマホで使えるものから会社で利用できるものまで、数え切れないほどのツールが出てきます。

正直なところ、今あるツールもまだ使いこなせていないのに、これ以上あれこれ導入されても…という意見もあるのでしょう。ものによっては、クライアントが導入していないと使えないものもありますから、導入すればいいという問題でもなさそうです。


●もっとツールを使いこなしていきたい！
今利用しているツールをさらに活用したいという意見もみられました。

• 現在はkintoneにて問い合わせ管理のみしていますが、kintoneプラグインであるフォームブリッジを用いてアンケートフォームから問い合わせをしてもらうなど、他のプラグインと組み合わせてkintoneをさらに活用していきたいと考えています。
• 現在のWinActorでまだ補える部分があるので、新しいツールを導入するよりも今使用しているツールでもっと作業効率を上げる方法を考えてから他のツールを検討していきたい。

たとえば、上記の意見にある「kintone」ですが、タスク管理やお客様アンケートフォームなど部署別・業種別に100以上のアプリが揃っており、自分が必要なものを組み合わせて使うことができます。

また、「slack」「sansan」などの外部サービスとデータ連携ができるので、使い方は自分次第です。

業務効率化ツールは導入するだけでは効果を得られません。本当に自分たちに必要なものを使いこなしてこそツールとしての意味があります。

何を導入するのか考えると同時に、どうやって使いこなして業務を効率化していくのか、本来の目的についてもよく考えたいものです。



●調査概要
調査対象：働いていて業務効率化ツールを利用している方
調査日：2022年04月06日～2022年04月20日
調査方法：インターネットによる選択・記述式回答
調査人数：159人（女性84人／男性75人）


■保険マンモス株式会社について
金融リテラシーの向上に貢献する企業として、保険相談サービスの提供、FP支援事業、法人アライアンス事業など、さまざまな事業を展開しています。
URL：https://hoken-mammoth.com/corp/

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