Sansan、社内規程管理クラウドの企業向けサービス「KiteRa Biz」導入〜社内規程業務の工数を約5割削減、社内のガバナンス強化も同時に実現〜

社内規程管理クラウドの企業向けサービス「KiteRa Biz（キテラビズ）」と、社労士向けサービス「KiteRa Pro（キテラプロ）」を展開する株式会社KiteRa（代表取締役CEO：植松隆史、本社：東京都港区、読み：キテラ、以下「当社」）は、Sansan株式会社（本社：東京都渋谷区、代表取締役社長／CEO／CPO：寺田 親弘、以下Sansan）が「KiteRa Biz」を導入したことをお知らせします。
導入の結果、規程の編集・管理にかかる工数が約5割削減されたほか、属人化していた運用方法をチーム内で統一できたことにより業務品質の向上も実現しました。また、社員の誰もが規程をすぐ閲覧・検索できる環境を構築し、社内のガバナンス強化にもつながりました。

• 「KiteRa Biz」導入の背景

Sansan株式会社は「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、働き方を変えるDXサービスを提供しています。主なサービスとして、営業DXサービス「Sansan」や名刺アプリ「Eight」、インボイス管理サービス「Bill One」、契約データベース「Contract One」を国内外で提供しています。

これまでSansanでは、オンラインストレージサービスを利用して社内規程を管理していました。しかし、上場対応や組織規模拡大等を通じて規程も社員も増えていく中で、以下の3つの課題が生じました。

①   社員へどのように社内規程を周知徹底していくか

②   規程の編集・閲覧権限のコントロールをどうするか

③   変更履歴をどのように残していくか

社内規程はその改定意図や差分等を担当者が確認できるよう、変更履歴を適切に残しておく必要があります。Sansanでは、社内外の状況に合わせ、柔軟に規程改定を検討・実施していることから、変更履歴の保存を目的としたファイル作成をはじめ、関連文書の修正、取締役会提出用の資料作成など、改定に伴う業務の負担が大きい状況でした。

 また、部署や担当者ごとに規程の管理方法や改定タイミングにばらつきが生じてしまう点にも課題意識をお持ちでした。
そこで、「規程周知の徹底によるガバナンス強化」「規程の作成や編集、改定に伴う業務の効率化」を目的に、規程の作成から行政への届出までをクラウド上で一括管理できる社内規程管理クラウドの企業向けサービス「KiteRa Biz」の導入に至りました。

• 「KiteRa Biz」活用例と成果

Sansanでは、社内規程管理クラウドの企業向けサービス「KiteRa Biz」の導入によって、下記のような効果を実感いただいております。

・規程の変更履歴を適切に残すことができるようになり、規程業務にかかる工数が約5割削減

・規程作成や公開、改定といった規程管理業務の属人化を解消し、業務効率化や先祖返りのリスクを軽減

・新たに公開された規程や改定箇所を簡単に社員が確認できるようになり、周知強化につながった

・社員の誰もが規程をすぐ閲覧・検索できる環境を構築し、社内のガバナンス強化を実現

KiteRaでは今後もSansanの社内規程管理業務の効率化をサポートしてまいります。

• Sansan株式会社　高遠氏のコメント

社内規程の周知や、規程の編集・閲覧権限をコントロールすることを目的に、KiteRa Bizを導入するにいたりました。導入後は全員が見たい規程にすぐ辿り着ける環境を提供したことで、ガバナンス上での、「実は知らなかった」「昔の内容を閲覧していた」等という情報の非対称性リスクが軽減されたことを実感しております。

また、KiteRa Bizの中で規程の改定作業をしていれば新旧対照表の自動作成も可能であるため、規程業務の効率化を実現することができました。当社のように、規程数が多くて管理が大変な反面、ガバナンスの維持・強化が求められる上場企業には重宝されるのではと思います。

• Sansan株式会社について

名称：Sansan株式会社

所在地：東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル 13F

代表者：代表取締役社長／CEO／CPO　寺田 親弘

設立：2007年6月11日

事業内容：働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売

URL：https://jp.corp-sansan.com

主要サービス：

Sansan　https://jp.sansan.com

Eight　https://8card.net

Bill One　https://bill-one.com

Contract One　https://contract-one.com

• 企業向け規程マネジメントシステム「KiteRa Biz」について

「KiteRa Biz」は社内規程の作成、編集、管理および行政への申請プロセスをクラウド上で完結できる社内規程マネジメントシステムです。法改正への速やかな対応やグループ企業間の運用状況を一元管理することで企業のガバナンスやリスクマネジメントを向上させます。

サービス名：KiteRa Biz（キテラビズ）

URL：https://kitera-cloud.jp/biz/

提供開始：2022年7月

• 株式会社KiteRaについて

「安心して働ける世界をつくる」をミッションに掲げ、安心して働くためのルール（仕組み）である社内規程をTechnologyの力で簡単に正しく運用できる社内規程作成クラウドサービス、企業向けの「KiteRa Biz」と、社労士向けの「KiteRa Pro」を展開しています。今後も社内規程を通じて誰もが安心して働くことのできる世界の実現を目指します。

名称：株式会社KiteRa

所在地：東京都港区北青山1-2-3 青山ビル7階

代表者：代表取締役CEO植松隆史

設立：2019年4月1日

事業内容：社内規程クラウド「KiteRa」の企画・開発・運営

URL：https://kitera-cloud.jp/

主要サービス：

社労士向けSaaS「KiteRa Pro」　https://kitera-cloud.jp/pro/

企業向けSaaS「KiteRa Biz」　https://kitera-cloud.jp/biz/