柏崎市様がChatGPTを庁内で安全に活用する業務効率化ツール「Crew」の実証実験で、年換算で240時間の業務工数を削減！

確認作業工数が３分の１に！

株式会社クラフター（本社：東京都港区、代表取締役社長 ⼩島舞子、以下「クラフター」）が提供するChatGPTを庁内で安全に活用する業務効率化ツール「Crew」の実証実験において、柏崎市様が取り組まれた内容をご紹介した事例記事を公開いたしました。

柏崎市様導入事例記事はこちら 

https://www.gocrew.jp/casestudies/kashiwazaki-crew

• Crewご導入背景

2023年の春頃に全国の自治体様でChatGPTを業務に活用していくという報道が流れるようになり、柏崎市様も庁内業務の省力化に向けてChatGPT等の生成AIサービスの導入を検討されていました。そして庁内業務を効率化し、そこから生み出される時間を、人にしかできない行政サービスに振り向けたいとも思っておられ、有効な活用方法を検討しつつ、サービスのリスクや実現可能性を具体的に精査する必要性があると考えておられました。

様々なサービスの情報を収集されていましたが、組織内の資料を活用した生成AIサービスは、他の既存サービスでは提供が限られているため、今回Crewを選定されました。庁内業務の効率化を考える上では、やはり市独自の書類に基づいた生成AIの利用が重要ですので、柏崎市様が持つ書類からどれくらいの精度で回答が生成されるか試行されたいとのことでした。

また個人情報の警告など、職員任せにならない機能が充実している点も魅力で、たとえガイドラインを作成し個人情報の入力を制限しても、最終的なツールの操作は職員に依存するため、その辺りを制御できる点も便利だと感じられ実証実験の実施を決定いただきました。

• 柏崎市様の具体的なCrewのご利用方法 

庁内の資料を元にして、新しい文書の起案や条例・規則に基づいたQ&Aの生成等に焦点を当て、評価・検証を行っていただきました。

ご利用方法の一例

書類アップロード機能

　・システムの標準化に関する基本方針資料をアップロード、外部への説明文を作成

　・システムの標準化に関する基本方針資料をアップロード、重要点に絞った手順書類を作成

テキスト生成機能

　・システム標準化に関する職員向けの手順書類を作成

　・各シチュエーションに応じた市職員の旅費運用規定を作成

• Crewの活用効果 

標準化に関する資料は、人力で一から文書を作成する場合１時間程度はかかりますが、Crewを使うと要点を整理して回答を生成するため、職員による修正を考慮しても30分程の省力化に成功。

市のホームページなどで市民の皆様にこのような文書の内容を説明する業務は、最低でも月に40回程度は発生し、仮にCrewがその作業をすべて省力化できた場合、月の合計で約20時間、年間で約240時間分の削減が見込めるとのことです。

また、職員の旅費運用規定に関するマニュアルを読み込ませ、さまざまな行程での旅費確認にかかる工数も従来比の3分の1程度まで削減できる見込みとのことでした。

Q&A形式でまとめられている旅費規定の資料は、出発地・距離・交通手段などシチュエーションごとに規定が異なるため、都度調べる必要があります。Crewへ質問をすると、複数の条件を考慮し回答を生成してくれるため、PDFファイルを開き該当箇所を探す手間が省けることから、全庁レベルでの業務工数削減が可能だと考えておられます。‍

• ご担当者 柏崎市　総合企画部企画政策課 情報統計係長 阿部洋和様、主事 外山瞭平様
  コメント（一部抜粋）

柏崎市　総合企画部企画政策課 情報統計係長 阿部洋和様、主事 外山瞭平様

Crewを通じて回答の生成を試した結果、概ね適切な回答が出力されました。職員が資料を一から読み込んで解釈し、他の職員に向けた文面を作成するとなると3時間程度はかかりそうですが、Crewが生成した文章に職員が都度肉付けをする程度で作業が完了したので、先ほどの3時間が1時間程度にまで圧縮できると思います。

• 「Crew」の概要 

ChatGPTを始めとした生成型AIを利用する際、登録している従業員の管理や外部への情報漏洩などのセキュリティ対策に課題があります。

「Crew」においては、個人情報などのセンシティブ情報を検知し非表示にし、登録している従業員の権限を設定でき、個人情報の検知機能、ログ監視などの機能でビジネスでもChatGPTを安全に使えるような環境を提供しています。フィルタリングするNGワードを追加することにより、企業ごとに独自の秘密情報を追加できます。企業メールアドレスで簡単に登録でき、チャット画面で質問ができます。OpenAIにおいて個別に登録する必要はありません。管理者が詳細な権限設定を行うことができるので、情報の制約や切り分けは容易ですが、チャット内容はオープンに共有されるので、システムの知識に明るくない人でもチャットを参照できます。

また、ChatGPT単体にはない書類を元にした会話機能もあります。説明書類や手順書といった社内文書をアップロードして書類から回答でき、繰り返し発生する同等作業や、異動者や採用者のオンボーディングトレーニングを代替して行うことが可能です。

https://www.gocrew.jp/jp

動画はこちら 

• 「Crew」 資料請求はこちら

ご利用や資料請求を受け付けしております。ご希望の方は以下のURLからお問い合わせください。

 https://www.gocrew.jp/jp#Mail-Form 

• 無料オンラインウェビナー

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https://crewdoc231128.peatix.com/view

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【会社概要】 

現在当社には7カ国のメンバーが所属しており、働き方、経歴など多様な個性を大事にする働き方を応援しています。経営経験を 持つメンバーが多く在籍し、顧客目線で自主性とオーナーシップを尊重する文化に共感しながら働いています。また、マネックスグ ループ株式会社の完全子会社化となり、同社の支援を受けて新経営体制を構築し販売を強化し、社会的信用のある事業を展開し ております。 

会社名：株式会社クラフター 

代表者：代表取締役社長 小島 舞子 

設立：2016年9月5日 

所在地：〒107-6025 東京都港区赤坂一丁目12番32号 アーク森ビル25階 

ウェブサイト：https://www.crafter.co.jp/