約15,100教室を展開するKUMONが、煩雑だった公共料金の支払業務を簡素化できた方法とは
電子請求書による請求一括サービスが、ペーパーレス化や健康経営の一助に！
株式会社インボイス（代表取締役：加茂 正巳 本社：東京都千代田区）が提供する、電気・ガス・水道の請求書をまとめて受け取りをラクにするサービス「OneVoice公共」を株式会社公文教育研究会（代表取締役社長：田中 三教 会社所在地：大阪府大阪市淀川区）に導入したことで請求書の「ペーパーレス化」と「支払管理業務の効率化」を実現した事例を公開したことをお知らせします。
・株式会社公文教育研究会様について
代表者：代表取締役社長 田中 三教
本社：大阪府大阪市淀川区西中島5丁目6番6号 公文教育会館
企業サイト：https:/www.kumon.ne.jp/index.html
株式会社公文教育研究会様は、「公文式」教室を日本国内に約15,100教室、海外に約8,200教室、日本を含めて世界63カ国と地域で展開（2024年3月現在）するフランチャイザーである。公文式教育を通じて地球社会に貢献することを理念に掲げ、会社と社員がともに成長できる「健康経営」に注力している。
・導入前の課題
本社・ブランチともに高負荷だった、直営教室にかかわる公共料金の支払管理業務
日本国内で展開する約100教室の本社直営の教室の公共料金をブランチが支払いを行い、ブランチが請求書や支払証明書等の証憑を本社経理サポートチームに送付する体制であった。また、本社経理サポートチームは受け取った証憑をもとに、各教室別に会計システムに入力し、紙の証憑はファイリングして10年間保管する業務を運用していた。
しかし、ブランチ、本社経理サポートチーム双方がこの業務の運用に課題を感じていた。
本社・経理サポートチーム側では、証憑未着による業務停滞や請求書の支払日がバラバラで、連日の突合・確認や、目視と手作業によるシステム入力で、転記ミスの発生、紙の請求書の保管作業によるコストの発生などの課題を抱えていた。
また、ブランチ側では、証憑を取得するためだけにリモートワーク中に出社、教室へ出向くなどの負荷や出社日の減少で郵便物の管理が難しくなったことによる証憑の紛失の発生などの課題を抱えていた。
・導入の背景
請求書の電子化と一本化で、双方の課題が一気に解消！
そんな中、一括請求サービス導入の経緯は、インボイス制度への対応が急務となっていた2023年に取引銀行からインボイス社を紹介されたのがきっかけとなっている。年内の導入を前提にトライアルで利用し、①課題の根源にあった「請求や支払方法がバラバラ」問題が解消すること、②ペーパーレスが実現できること、③請求明細がポータルサイトからダウンロードできることで証憑送付にまつわる問題がなくなること、④ブランチ側の課題はほぼ解消できることなどを確認して、OneVoice公共の正式導入が決定、2023年12月から運用を開始した。
・導入後の効果
証憑待ちの業務停滞が解消！ 双方のストレスがなくなり気持ちよく仕事ができる環境に
OneVoice公共の導入で公共料金にかかわる業務が簡素化され、経理サポートチームとブランチ双方に、以下のような導入メリットがもたらされた。
■本社・経理サポートチーム側の導入メリット
・すべての証憑を確実に受領できるため、業務停滞やブランチへの督促等、ストレス要因がなくなり気持ちよく仕事ができる環境に
・シンプルな処理になり、作業負荷が軽減
・明細データをダウンロードできるため、目視や手入力による転記ミス等のヒューマンエラーが激減
・ペーパーレス化で紙請求書の保管業務や外部倉庫の保管コストを削減
■ブランチ側の導入メリット
・証憑処理のためだけの出社が不要に
・自動振替の手続きや、証憑の送付・送信処理がなくなり、わずらわしい業務から解放
・ブランチに届く請求書はすべてブランチが支払うことが明確になり、支払ミスが減少
・デジタル証憑を本社で入手できるため、証憑紛失リスクはゼロに
・(株)インボイスの一括請求サービスとは
（株）インボイスでは、お客様に代わり請求書を受領し、通信キャリヤやサプライヤーへの支払いを代行することで、お客様への請求をおまとめし1本化する【一括請求サービス】を提供しています。
お客様は、請求書がバラバラと届くことが無くなり、㈱インボイスにて電子化した請求書や請求明細書を専用のＷＥＢサイトから毎月１回ダウンロード頂くこととなり、請求書の保管が1回、支払いも1回となり、ペーパーレス化や業務の効率化に繋がります。
関連サービス
○通信料金一括請求サービス【Gi通信】
○公共料金一括請求サービス【OneVoice公共】
https://onevoice.invoice.ne.jp/
〇法人向けフレッツ回線の削減サービス【インボイス光】
運営メディア
〇「請求書」に関するお役立ち情報サイト
【本件に関する問合せ先】
株式会社インボイス マーケティング推進部
田嶌 健
TEL：03-5275-7241
メールアドレス：inv-mktg@invoice.ne.jp
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