東海村と日立システムズが自治体DX実現に向けた共同研究で業務量を可視化

共同研究の成果にもとづき、全庁でのDXによる業務量削減を図るロードマップを作成

　東海村(村長：山田 修／茨城県那珂郡東海村)と株式会社日立システムズ(代表取締役 取締役社長：柴原 節男、本社：東京都品川区／以下、日立システムズ)は、連携協定にもとづく共同研究において、業務を可視化して、DXによる業務量削減効果を測る検証を実施しました。
　令和3年度は、全27課のうち3課（税務課、住民課、学校教育課）を対象とし、全業務量・内容を可視化したうえで業務量削減案を検討、抽出しました。また、今後全庁でのDXによる業務量削減を図るためのロードマップを作成しました。この取り組みにより確認できた業務量削減効果は、対象3課の実労働時間の4.1％（4,777時間）で、同じ効果が得られれば、全庁で約50,000時間の業務量削減を見込めます。
　東海村と日立システムズは、この結果より作成したロードマップにもとづき、全庁的な業務可視化と業務量削減実施体制整備に向けた共同研究を次年度も継続していきます。

■背景
・東海村では、「とうかい"まるごと"デジタル化構想」にもとづきDX（デジタル・トランスフォーメーション）を推進しており、東海村と日立システムズは、東海村のめざす「とうかい"まるごと"デジタル化構想」を共同で推進していくため、2021年6月24日に連携協定を締結しています。
・東海村は、国⽴社会保障・⼈⼝問題研究所で推計した将来人口減少率をもとに、2040年までに現在の業務量を12.0％（146,434時間）削減することを目標に設定しました。その目標達成に向けた有効な手法を検証するため、日立システムズと共同研究に取り組みました。

共同研究における2040年までの業務量削減将来目標値

■実施内容および結果
➀「庁内の業務内容・業務量の可視化」と「改善すべき業務の特定」

＜実施内容＞ ・業務抽出アンケートにて業務一覧を抽出 ・業務把握アンケートにて業務内容と業務量を抽出 ＜結果＞ ・3課で計65,016時間/年の業務量を可視化 　税務課（251業務）　　：29,302時間/年 　住民課（145業務）　　：24,312時間/年 　学校教育課（172業務）：11,402時間/年 ・可視化した業務量をもとに、ABC分析を実施し業務量の80％を占める18.0%の業務を優先的に改善すべき業務と特定

②業務改善案を検討

＜実施内容＞ ・3課65業務について、ヒアリングを実施し改善案を検討 ＜結果＞ ・抽出した改善案（対象業務へのRPA導入や運用見直しなど）により、4.1％の削減率が見込めることを確認 （削減率4.1％は、将来目標値の2028年度の3.8％を超える水準）

③業務量を継続的に可視化し、改善案を評価する仕組みを検討

＜実施内容＞ ・上記①②による結果から、2040年に目標達成するための課題を整理 ・「職員の業務効率化」に向けたロードマップを作成 ＜結果＞ ・今回の共同研究では仕組みを構築するに至らなかったため、令和4年度も共同研究を継続 ・今後以下の3施策を実施し、仕組みを構築 　【施策１】今年度3課で取り組んだ内容を全課（残り24課）に展開 　【施策２】全庁的にBPR（業務改革）を実行する仕組みを整備 　【施策３】更なる業務量削減のための新技術調査・検証

詳細は、「BPR（業務改革）を前提としたDX手法に関する共同研究」令和3年度報告書（概要版）を参照
https://www.vill.tokai.ibaraki.jp/material/files/group/2/dxgaiyouban2.pdf

　今回の共同研究では、日立システムズの持つ他自治体や他企業の事例をもとに、各種手続きにおける申請書のエラーチェックや議事録の作成業務など、改善効果の大きい業務に注目し、選定した業務の工数削減率を計算した結果、3課で計4.1％の業務量削減が見込めることが分かりました。

　これは、全庁27課のうちの3課の数値とはなるものの、東海村の定める業務削減率の将来目標値の2028年度の削減率3.8％を超える結果となっており、「とうかい"まるごと"デジタル化構想」の目標達成を加速化できる期待が高まる結果となりました。
　この期待を実現するため、日立システムズは引き続き東海村との共同研究を進めていくと共に、DXを支援するためのソリューション開発をめざしていきます。

■「とうかい"まるごと"デジタル化構想」の詳細について
https://www.vill.tokai.ibaraki.jp/sonseijoho/gyozaiseikaikaku/dejitarukousou/5359.html

■日立グループにおける自治体DXの取り組みについて
https://www.hitachi.co.jp/Div/jkk/jichitai/dx/

■お問い合わせ先
東海村　企画総務部企画経営課プロジェクト推進室
〒319-1192　茨城県那珂郡東海村東海３丁目７番１号
E-mail：[e-mail]

株式会社日立システムズ　お問い合わせWebフォーム
https://www.hitachi-systems.com/form/contactus.html

以上