2025年1月からの在留期間更新に対応するため、留学生自身が学校にアルバイト報告できるWSDBのアルバイト管理機能に、給与明細複数アップロード機能が追加されました。

大学・専門学校・日本語教育機関すべての教育機関用に、2025年3月4日より提供開始

株式会社One Terrace

2025年3月4日 11時44分

5万人の留学生を管理する「国際学生管理システムWSDB」を販売する株式会社OneTerrace(本社：東京都千代田区、代表取締役石中達也、以下「弊社」)は、留学生のアルバイト管理機能に、「給与明細等複数アップロード機能」を2025年3月4日にリリースします。この新機能は、2025年1月から必要提出書類が変更になった在留期間更新手続きに対するアルバイト必要書類回収業務を大幅に削減します。また、このアップデートに合わせ、「学生口座情報」も学生用スマホアプリから報告できるようになりました。詳細は公式ウェブサイト（https://wsdb.jp/）でご確認いただけます。

新機能追加の背景

大学・専門学校・日本語教育機関すべての教育機関において、2025年1月から在留期間更新時に、授業料をアルバイト収入から支払っている留学生は、出入国在留管理庁にアルバイト収入に関する証明資料を提出する必要が出てきました。

これにより、教育機関は留学生の月々のアルバイト状況をエビデンスを取りながら適切に管理することが今まで以上に求められています。

新機能の特徴

WSDBは、以前からアルバイト情報を、学生自身がスマホアプリから学校に報告する機能が備わっていましたが、今回の出入国在留管理庁の改定を受け、アルバイト情報を報告すると同時に、「雇用契約書や、給与明細等のアップロード」が可能となりました。

特に、留学生の登校状況を常に確認しづらい大学様や、校舎・学生数が多い大規模校様の業務を大幅に軽減する機能となっています。

教育機関側が学生から提出された資料をファイルアップロードし、管理することも可能です。

また「学生口座情報」を学生が報告できるようにしたことで、在留期間更新のアルバイトに関わる業務をすべてオンラインで完結させることができます。

新機能の利用方法

新機能の学生側利用手順は、下記の通りです

①スマホアプリを起動

②学生情報入力のアルバイト情報を押す

③すでに登録されたアルバイト情報があれば、表示されるため修正したいアルバイトを選択するか、新規の（＋）ボタンを押します

④必要項目の入力と画像を添付し、保存をおします。

この機能は、WSDB導入校であれば無償で利用が可能です。

今後の展望

アルバイト管理に関する「給与明細等複数アップロード機能」の追加により、WSDBは多国籍を受け入れる教育機関向け学生管理として、さらに強みを強化しています。今後も機能追加や改善計画を進めていく予定です。

▼日本語教育業界に寄り添って成長する「留学生管理システムWSDB」とは

WSDBは、2018年から販売を開始し、約190校、およそ5万人の留学生が利用する日本語教育機関向け学生管理システムです。

留学生の入学から卒業までを一括管理し、教職員用Webシステムと、学生用WSDBポートフォリオ（スマホアプリ）を利用することで、日本語教育機関の効率化と学生の学習環境をサポートします。

WSDBの製品サイトはこちら＞＞ https://wsdb.jp/

▼教員用Webシステムと、学生用スマホアプリ「WSDBポートフォリオ」が一体化

WSDBは、学生用スマホアプリを標準搭載（無償）することで、教職員が利用するクラウド化された学生情報と、学生のポートフォリオが一体化して提供されています。

教職員は学生管理システムに入力したデータをそのまま利活用することで、学生へ学習状況をフィードバックすることができます。

また、学生から資格情報や課外活動情報など、学外で行われた学習情報を報告してもらうことが可能です。

▼在留資格申請・更新、出入国在留管理庁提出資料に対応。変更時も無償アップデート。

留学生の在留資格に関わる書類は、年度ごとに変更が入ることが多く、また地方出入国管理局ごとに、特別な対応が必要になってきます。

WSDBは、クラウドシステムのパッケージソフトである事の強みを活かし、無償で公的機関への報告書類に対応してきました。

▼2024年から始まった認定日本語教育機関に対応

認定日本語教育機関制度が施行されることにより、現在の出入国管理庁への報告書類も、文部科学省への報告書類に変わり、変更が求められる可能性が高まっています。

WSDBではこの制度に対応するため、2024年度に「授業科目」の設定と、授業科目に対して成績評価を行えるようになりました。

2025年度は「日本語教育の参照枠」「Can-do」への対応を予定しています。

文部科学省への提出書類等が増えた場合でも、今までのように無償で対応を行っていきます。

▼決済機能を搭載した入金管理

留学生の学費管理の難しい点は、請求額に対して必ずしも一括で満額を払うわけではないという債権回収にあります。WSDBは学生の学費に関する売上管理を、請求・入金を紐づけることで、直感的にわかりやすく管理することができます。

特に英訳が入った適格請求書を発行できる学生管理システムはWSDBの大きな特徴の一つです。

また、学費のグローバル決済サービスFlywire社と連携することで、WSDBを利用し留学生の学費Web決済を行うことが可能です。

証明書発行などの国内決済に関しては、Stipe社の仕組みを利用し、スマホアプリから発行依頼から代金支払いまでが可能です。

▼業務の省力化、コストカットを意識したパッケージソフト

2024年度から登録日本語教員試験が開始され、日本語教員のなりて不足が懸念されるなか、教員の人件費のコストが増加していきます。また、人口減少により多くの業種で賃上げが行われる中、日本語教育業界も、変革が求められています。

そういった中で、安定した基幹システムを導入し、業務効率化を図っていくことは、事業をおこなう上で、重要度を増してきています。

WSDBは、留学生Web出願から卒業後まで一括で管理可能な「国際学生管理システム」を販売しており、無償の学生用スマホアプリを提供することで、学習のICT化も促進課しています。

業務効率化の例

データ入力を学校で行うだけでなく、学生やエージェントが行える
教員が直接、出席・成績を登録できる
各種証明書をすぐに印刷できる
簡単な操作で出入国管理局などに提出する資料として出力できる
入金データを会計課（本部含む）に連携する形式として取り出せる

▼株式会社One Terrace

One Terraceは、2016年8月ベトナムで創業した、地方企業の採用支援やDX推進を担う会社です。2017年4月に日本法人を設立後、2019年5月にミャンマー法人を設立し、ベトナム、ミャンマーで日本語教育を行うとともに、アジア諸国から日本への就業支援を行う事業を手がけている他、日本国内の教育機関向けソリューションの提供や企業・学校・自治体のブランディング支援、システム開発等を行っております。

会社名：株式会社One Terrace
代表者：代表取締役石中達也
所在地：東京都港区赤坂1-14-14 第35興和ビル3F
URL：https://oneterrace.jp/

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