睡眠時間も取れないほど多忙な状況から、業務改善へ時間を使える体制へ

ーオンラインアシスタント「フジ子さん」、導入企業事例を公開ー

オンラインアシスタント®「フジ子さん」（https://fujiko-san.com/）を運営するBPOテクノロジー株式会社（本社：東京都中央区、代表取締役社長：山田真也、以下「当社」）は、ITツール導入支援を手がける株式会社デジタル・クリエイティブ・ネット（以下「デジタル・クリエイティブ・ネット」）におけるオンラインアシスタントの活用事例を公開いたしました。

デジタル・クリエイティブ・ネットは少人数体制の中で、経理・受発注・Web更新・顧客向けコンサルティングなど幅広い業務を担っており、睡眠時間も確保できないほど多忙な状況が続いていたといいます。

本事例では業務が特定の個人へ集中していた状況から、「フジ子さん」を活用してどのように業務整理・改善を進めていったのかをご紹介いたします。

■ 睡眠時間も取れないほど多忙。業務改善に手が回らない状況だった

デジタル・クリエイティブ・ネットは、月島エリアでレンタルスタジオ事業を展開していたほか、現在はITツールのコンサルティング・提案・導入支援などを行っています。
同社では当時、経理や受発注対応、Webサイト更新に加え、自動化支援に関する顧客対応まで幅広い業務を少人数で担っており、「当時のことを覚えていないくらい忙しかった」と振り返るほど、逼迫した状況が続いていたといいます。
新規採用も検討したものの、教育コストや育成期間、退職リスクへの懸念に加え、特定の担当者へ業務が属人化することも避けたかったことから、アウトソースを検討されました。

■ 1〜2分の小刻みな業務にも対応。分単位で依頼できる点を評価

他社サービスとも比較した結果、「チーム制」と「分単位での工数計上」が「フジ子さん」導入の決め手になったとのこと。
同社ではRPAを活用した業務自動化を進めている一方で、「管理画面を開いてボタンを押す」「データをダウンロードする」といった、人の手による短時間作業も発生していました。
他社では15分単位で工数計算されるケースもある中、「フジ子さん」は1分単位で計上されるため小刻みな業務も依頼しやすかった点も高く評価されています。
またチーム制で複数人が対応する体制についても「業務を特定個人へ属人化させたくなかった」という同社の考えと合致したそうです。 

■業務を一つずつ見直しながら、「フジ子さん」へ任せる業務を整理

導入当初は業務整理を行う余裕もなかったことから、朝一番に行っている業務から順に依頼できないか相談するという形で運用をスタート。
メールチェックや受発注対応など日常的に行っている業務を一つずつ切り出し、「フジ子さん」側でマニュアル化を進めていきました。
その結果、必要な業務・不要な業務が可視化され、業務フローの簡略化やシステム化にもつながったそうです。
現在は作業手順を動画で共有し、「フジ子さん」が内容確認とマニュアル作成を行う形へ移行。依頼時の工数削減にもつながっています。

■チーム制や高い対応力が、業務改善を支える安心材料に

デジタル・クリエイティブ・ネットでは、「フジ子さん」を5年以上利用する中で、主に4つのメリットを実感されているといいます。

1つ目は、チーム制により業務が止まらないことです。
また「フジ子さん」は個人ではなくチームで対応するため、複数業務を依頼しても業務を分散しやすく、追加業務も依頼しやすい点も評価いただいています。

2つ目は、幅広い業務への対応力です。
「フジ子さん」は新しいフローや業務変更にも柔軟に対応できることから、同社としても気兼ねなく様々なことにチャレンジでき、「5年以上利用していても感心するほど対応力が高い」と感じられているそうです。

3つ目は、アシスタントのスキルの高さによる安心感です。
知見のあるアシスタントが対応するため依頼内容に不足がある場合でも、必要事項を整理しながら確認を行ってもらえ、手戻りの少ないスムーズな進行につながっているといいます。

4つ目は、採用・教育コストや属人化リスクを抑えられる点です。
正社員を1人採用するのではなくチームへ業務を依頼できることで、業務継続性の確保やコスト最適化にもつながっているそうです。

■作業を任せることで業務改善や新しい挑戦に時間を使えるように

導入後は日々発生する定型業務を「フジ子さん」へ任せることで、営業活動やサービス改善など、本来注力すべき業務へ時間を使えるようになったといいます。以前は業務に追われ、改善にまで手が回らない状況だったものの、現在では業務全体を俯瞰しながら改善へ取り組める環境が整っているそうです。

■オンラインアシスタント®「フジ子さん」とは

オンラインアシスタント®「フジ子さん」は、企業の成長に必要なサブ業務・ノンコア業務に対し、必要な時に、メールやチャットなどのオンラインでアシスタントにご依頼いただけるサービスです。

フジ子さんの特長

・月10時間から依頼可能：業務量に応じて、毎月柔軟に調整が可能

・最短1か月から契約可能：契約期間の縛りがなく、状況に応じて変更や解約が可能

・幅広い業務に対応：経理・人事・総務からデータ整理・リサーチまで1契約で対応可能

・採用・雇用コストの削減：人件費や教育・設備コストを削減可能

■ 会社概要

会社名　　　：BPOテクノロジー株式会社
本　社　　　：東京都中央区銀座6-14-8
代表者　　　：代表取締役社長 山田 真也
設　立　　　：2017年2月
提供サービス：オンラインアシスタント®「フジ子さん」、オンラインBPO
URL 　　　  ：https://bpo-tech.co.jp
当社は「人々の時間を増やし、幸せを増やす ― ヒトとAIの最適なチームワークの探求 ―」を経営理念に掲げています。人手不足の解消のみならず、企業のDX推進や業務効率化・自動化を支援することで、より持続的で進化した社会の実現を目指します。

■本件に関するお問合せ先

BPOテクノロジー株式会社 広報担当
電話番号：03-4405-3635
メール　：[e-mail]