たまりがちだった受信トレイを整理し、重要メールを見える化！1名分の予算で対応遅延ゼロを実現した現場改善の事例

～7割の通知メールを自動仕分けし、見逃しゼロの仕組みを構築。小規模事業の立て直しを支援～

電話代行・業務支援を行う株式会社ボンズコミュニケーション（本社：神奈川県横浜市、代表取締役社長：山本篤史）は、カスタマー対応の混乱を抱えていた企業の現場において、受信トレイの整理から業務改善を支援し、対応遅延ゼロを実現した事例を公開しました。

本事例は、クライアントの予算に合わせて、1名分の費用でボンズの標準プランを導入し、受信トレイに埋もれていた7割のシステム通知を自動振り分けする仕組み化からスタート。

現場ヒアリングやプラン見直しなども含めたサポートを通じて、担当者の負担軽減と業務フローの安定化を実現しています。

受信トレイの整理から始めた業務改善プロセス

本事例のクライアントでは、通販事業に関するメール・電話窓口対応を1名の担当者が担う運用となっており、業務量の増加に対して十分な対応体制を確保しづらい状況が続いていました。

ボンズはまず、受信トレイの整理というシンプルな一歩から改善を開始。受信トレイの約7割がシステム通知だということがわかりました。

自動仕分け設定を導入し、通知メールをフォルダごとに振り分けることで、重要な連絡だけが即座に確認できる仕組みを整えました。

結果、未読ゼロ化と対応遅延の解消を同時に実現しました。

1名分の人件費で欠員をつくらない仕組み

企業の多くは「1人分の業務には1人分の人件費しか認められない」という予算構造を抱えています。本事例では、そうした制約の中でも採用より確実で、外注より柔軟なサポート体制を構築しました。

欠勤・退職の予備人員のコストを不要に

クライアントは、1名の自社採用では、欠勤や退職のたびに業務が滞るリスクを抱えていました。ボンズの代行サービスを導入することで、追加の人員を抱えることなく欠員リスクのない体制を実現。常に安定した稼働を維持できるようになりました

人材入れ替え時の採用・研修コストを不要に

自社採用では、人が入れ替わるたびに採用・研修コストが発生します。

ボンズのサービス導入後は、業務共有と引継ぎをボンズ側で完結。クライアントは採用・研修コストをかけずに、常に同水準の対応品質を維持できるようになりました。

管理者のコストを軽減

も発生します。

ボンズでは、顧客対応の品質管理まで一貫して行うため、クライアント側の管理コストを大幅に軽減できました。

マニュアル化を支援

業務手順や顧客対応ルールを、ブランド方針やサービス水準に沿って体系化。

ボンズの担当者が経営者視点でディレクションを行い、マニュアル化をサポートします。

導入後も定例ミーティングなどで運用を見直し、継続的にアップデートしています。

業務量の変化に合わせてプランを調整可能

一度契約したら終わりではなく、ボンズは月ごとの業務量に応じてプランを柔軟に見直します。繁忙期・閑散期での稼働差に合わせて、月額プランの見直しや従量課金制への切り替えを提案。

また、現場の責任者が上層部に「無駄のない費用対効果」を提示できるよう、年間予算の算出などもお手伝いします。

ボンズのサービスには、導入前のヒアリング・業務設計・プラン提案・業務改善なども標準サポートに含めており、総合的にお客様を支援します。

ECの「構築支援＋運用支援」のワンストップサービス【eCRM】とは

ボンズコミュニケーションでは、EC・D2C事業者向けに、オンライン店舗の立ち上げから日々の運用サポートまでを一括で支援する「eCRM Remote Assist」を展開しています。

受注処理・在庫管理・お客様対応など、日々の運用に課題を抱える企業に対し、実態や業務内容に合わせて最適な体制やプランを提案します。

メールやチャット、電話など複数の窓口を整え、対応漏れや作業のムダをなくすことで、業務効率と顧客満足の両立を支援します。

まとめ：業務改善のヒントは現場の「あるある」の中にある

「業務改善」と聞くと、大規模なシステム導入や高額なコンサル支援を想像しがちです。

しかし、実際の課題はもっと身近なところにあります。

受信トレイの未整理、情報共有の遅れ、対応の属人化など、日々のちょっとした混乱が積み重なることで業務全体が滞ります。

ボンズコミュニケーションでは、こうした小さな課題から始める現場改善を重視しています。

ECやバックオフィスの運用に課題を感じている企業様は、ぜひお気軽にご相談ください。

【資料請求・お問い合わせ】

■解決事例ページ

https://bonz-c.co.jp/case/business-improvement-from-daily-operations-review/

■株式会社ボンズコミュニケーション公式サイト

https://bonz-c.co.jp/

■お問い合わせ

https://bonz-c.co.jp/contact/

【会社概要】

会社名：株式会社ボンズコミュニケーション

代表者：代表取締役 山本 篤史

所在地：神奈川県横浜市港北区新横浜2-15-12 共立新横浜ビル2階

設立日：2015年12月24日

主要業務：

・コールセンター代行事業

・DX化サポートコンサルティング事業

・通信販売事業

URL：https://bonz-c.co.jp/