【デジタライゼーション事例初公開】複数運送会社対応送り状発行システム「送り状名人」と メール業務特化型RPA「Autoメール名人」で100時間/月以上削減

「受注から出荷まで」業務プロセスのデジタライゼーションを支援するユーザックシステム株式会社（本社：大阪市、代表取締役社長：小ノ島 尚博以下当社）は、SDGs(持続的可能な開発目標)への取り組みを積極的に進めている昭和電機株式会社（以下昭和電機）が、働き方改革で問題となっていた残業時間の月100時間以上の削減を実現致しました。複数運送会社を１つのシステムにまとめて発行、自社採番可能な『送り状名人』と、メール業務特化型RPA『Autoメール名人』を導入し、出荷業務のデジタライゼーションを実現された事例を12月13日に公開致しました。

USAC SYSTEM

【業務効率化に立ちはだかっていた“３つの思い込み”からの脱却】

　今回昭和電機が出荷作業に係る業務時間削減を推進する上で障害となっていたのは「送り状を自社で採番することなんてできない」、「運送会社に合わせたレイアウトが必要なので無理」、「これまでと同じ方法でないと顧客に受け入れてもらえない」という“３つの思い込み”でした。
しかし、『送り状名人』を導入することで、これらの思い込みが実は不要であったことを実感できたのです。
昭和電機のデジタライゼーション事例はこちら≫https://www.usknet.com/jirei/showadenkiokurijyo/

<一日600枚の送り状のスキャン＆出荷案内書セット封入郵送を０に>
　かつては運送会社ごとのフォーマットで販売データから1枚ずつドットプリンターで出力し、基幹システムから出力した出荷案内書をセットし毎日郵送していました。その数600通にものぼり、出荷担当者の大きな負担になっていました。
出荷自体も時間がかかり、かつ営業担当者などから「送り状に〇〇書き加えて」といったメールによる依頼が来ると、その内容を送り状の備考欄に手書きで書き加えるといったより煩雑な作業も1日5件は発生していました。
これに加えて、顧客との連絡窓口である営業担当、さらには特定の販売代理店様からも送り状番号を問われるためこの対応も欠かせません。そのため出荷の担当者には送り状を出力して封入する作業と併せて送り状をスキャンしてデータをサーバーにアップする作業を手作業で行っていました。
西濃運輸㈱、名鉄運輸㈱、久留米運送㈱、第一貨物㈱の送り状や荷札を『送り状名人』１つで発行が出来るようになりました。更に昭和電機では専用レイアウトの送り状で発行出来るようになりました。
送り状と共に郵送をしていた出荷案内書も自動的にPDF化して海外含めて15拠点ある各営業所のサーバーごとにアップする仕組みも構築しました。そのうえで、メール業務特化型RPA『Autoメール名人』で『送り状名人』で自社採番された問合せ番号を当社営業担当者にも自動メール通知フローを確立しました。

 

昭和電機送り状発行デジタライゼーション

※BizFAXはNTTコミュニケーションズが提供するインターネットFAXサービスです。 

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【ご担当者様の声】
　出荷担当者からは、毎日20時ぐらいまで残業していたのが、18時の定時に帰れるようになったとの声が寄せられています。また営業担当者からも、お客様からの問い合わせ対応が生じなくなったと評価されており、工場側での対応の効率化も進むなど、会社全体では数字を遥かに上回る効率化が実現できたのではないでしょうか。また、以前に送り状の印刷に必要だったプリンターの台数も削減できたので、機器やインクに要していたコストもかなり削減できているはずです。
（昭和電機 経営管理部ICTシステムグループ 栗山氏、小山氏）

【今後の展望】
　昭和電機では、BizFAXで販売代理店様向けに送っているFAXを無くしていく予定です。更に今回の実績を踏まえて伊賀工場への『送り状名人』導入も検討していく構えです。
業務効率化によって空いた時間を顧客満足度向上のために使い、さらなる売上拡大につなげていくとのことでした。

 昭和電機株式会社について
　1950年創業。「風」を使った産業ソリューションを提供する機器メーカーで、産業用電動送風機の国内トップのシェア6割を誇る電動送風機や一般集塵機、プッシュプル集塵機、ミストレーサ等の環境改善機器等を販売する「ものサービス」に加え、 近年は風の流れの解析や製品周りの工事等の「ことサービス」にも注力。『買う身になって深切に！』をグループの基本精神として、創造力と“MAGOKORO”で産み出したサービスと製品を顧客へと提供することを使命として掲げる。
国内生産へのこだわりを貫きながら、製品の加工、組立、検査、包装の各工程を1人で製品1個ずつ生産する「一人一個流し生産方式」を採用し、2000年より100%受注生産を実現。
https://www.showadenki.co.jp/

送り状発行システム『送り状名人』について
　送り状の様々な発行形態に対応可能な送り状発行システム。キーボードから入力して送り状、荷札を発行するほか、出荷指示書などのバーコードを読み取り発行することも可能です。基幹システムや物流システムとCSV連携出来、発行時間の短縮や入力ミスを防止出来ます。発行済データのCSV出力も可能です。

複数運送会社とのEDIに対応しているため、運送会社ごとにシステムを導入する必要はありません。荷物問合せ番号を自社で管理出来、荷物配送状況の確認、問合せにスピーディに対応可能出来ます。出荷現場で問題にあがる送り状、ピッキングリスト、納品書のカルタ取り作業を各運送会社のピッキングリスト・納品書一体型送り状ラベルに変更することも可能です。

累計出荷本数972本（2022年11月現在）

自社採番送り状レスの送り状発行システム送り状名人

 送り状名人資料請求はこちら≫https://info.usknet.com/request/invoice_less/

メール業務特化型RPA『Autoメール名人』について
　業界唯一の、メーラー内蔵RPA。Autoメール名人は、取引先とのメールによる受発注や資料請求や問い合わせメール、社内関係者との定型的なメッセージのやりとりなど、様々なメール業務の自動化を行うことができます。 
電子帳簿保存法の改正により、取引先とのメールによる受発注データ等も電子保存の対象となりました。Autoメール名人とAutoジョブ名人（RPA：https://www.usknet.com/services/autojob/）で文書管理システムとのデータ連携の自動化にもご活用いただけます。 
累計出荷本数931本（2022年11月現在）

独自メーラー搭載Autoメール名人

 Autoメール名人資料請求はこちら≫https://info.usknet.com/l/916621/2021-03-09/j8k 

ユーザックシステム株式会社について
　1971年創業。顧客の業務課題を解決するノウハウとシステムをパッケージソフト化した『名人シリーズ』を提供。RPA、EDI、物流・帳票分野において、コストパフォーマンスに優れ、短期間で安心して導入でき、基幹システムとの連携もしやすいアプリケーションを開発。業務の効率化に徹底的にこだわり、ユニークなソリューションも多数展開。店舗内・ルートセールスの商品管理業務効率向上を狙ったバーコード読み取りスマートフォンアプリ『Pittaly（ピッタリー）』、アマゾンとのBtoB取引（ベンダーセントラル）の受注・出荷業務を効率化する『amazingEDI（アメイジング イーディーアイ）』、自治体における地域活性・観光誘致を促進させる3DCG製作とスマートフォンARアプリ『ええR（ええあーる）』等、高い評価を得ている。顧客の課題に向き合い、「働く人に笑顔と感動をもたらすソリューション」をコンセプトに掲げ、業務現場の効率化、改善に貢献している。マイクロソフト認定ゴールドパートナー。
https://www.usknet.com/

【お問合せ】
ユーザックシステム株式会社　マーケティング本部　迫（さこ）（営業時間：土日祝祭日を除く平日9～17時）
https://info.usknet.com/l/916621/2021-03-08/h27
東京本社
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