電帳法対応に関する調査を実施、93％の企業が「業務効率化が必要」と回答
～「RICOH 証憑電子保存サービス」にタイムスタンプ機能を実装、お客様の法対応を支援～
法対応を受けての適切な業務の確立に寄与するため、リコージャパンは、様々な証憑を一元電子保存できるクラウドサービス「RICOH 証憑電子保存サービス」に、アマノセキュアジャパン株式会社（代表取締役社長:森口 亜紀 以下、アマノセキュアジャパン）が運営する、「アマノタイムスタンプサービス3161」＊によるタイムスタンプ機能を標準実装し提供を開始します。
＊ アマノ株式会社が提供するタイムスタンプサービスをアマノセキュアジャパン株式会社が委託を受け運営。
「中小企業に聞いた！電帳法の業務影響実態調査」について
2023年12月に電帳法の宥恕期間が終了となったことで、中小企業や小規模事業者も含めた課税対象となるすべての企業・組織にとって、電子取引データの保存が義務となり、電子データの真実性を客観的に証明することが必要になります。
対応ができていない、あるいは対応済みでも法対応の業務運用が適切でない企業は、税務調査時に、「必要書類が揃っていない」、「要件を満たしていない電子データが含まれている」などの理由で、申告の取り消しや罰則が発生するおそれがあります。
リコージャパンはこのような背景から、企業の電帳法対応の実態を把握するため、全国で取引のある中堅中小企業に対し、電子帳簿保存法への対応状況について調査を実施しました。
調査概要
・調査対象：リコージャパンと取引のある中堅中小企業（年商50億円以下）
・実施期間：2024年5月17日〜2024年7月1日
・調査方法：オンラインで調査
・調査内容：インボイス制度・電帳法の業務影響実態調査レポート
・回答数：102件
電子取引への対応はできているが、紙書類に関しては未着手
「電子帳簿保存法に対応できている」と回答した企業は86%と8割を超える結果となりました。そのうち、約半数は電子取引における電子データ保存にのみ対応していました。紙書類をスキャン・電子化して保存する業務も平行で行われており、ペーパーレス化が一部にとどまっている側面が見られました。
電帳法対応の専用システムを利用していない企業も多い
書類を電子データとして保存する際、電帳法に対応した専用システムや基幹システムを利用（導入）していない企業は４割強。また、基幹システムに保存している企業のうち56%が、保存先としてファイルサーバー等も併用していることがわかりました。
また、請求書などの重要書類と、見積などの一般書類を手作業で仕分け・保存し管理している様子もうかがえ、仕分け業務の煩雑化や保存漏れのリスクが予想されます。
電子データの保存・管理業務の運用状況
電子データはただ保存すればよいのではなく、必要な時にすぐに検索できる形式に整える必要があります。なぜなら、税務調査対応の際、該当データを、時間をかけずに検索し提示できる必要があるためです。
調査結果では、データを保存する際に、ファイル名やフォルダ名にルールを設けているお客様の割合は41%でした。しかし、ルールに基づくリネームは基本的に手入作業のため、ヒューマンエラーや業務負荷がかかるなどリスクがあります。また、検索性を高めるための運用が決まっていないお客様も一定数確認できました。
法対応による業務量への影響
電子帳簿保存法やインボイス制度などの法対応により業務が「とても増えた」と回答した割合が41％、「やや増えた」と回答した割合が46%で、全体の87%が制度対応による業務の増加を感じていました。請求書の受領量や取引先数が多い企業が特に負荷を感じていると推察されます。
経理業務における効率化への必要性は高い
法対応による負担増加により、業務効率化の必要性を「感じる」と回答した割合が60%、「やや感じる」と回答した割合が33%で、全体の93%が経理業務の効率化の必要性を感じ、改善が必要と考えている状況です。その場しのぎや急ごしらえの法対応を続けてしまうと、企業の業務は増加するリスクが高まるため、早急に業務全体の見直しを検討する必要があります。
リコージャパンは、お客様が法対応などによる経営環境の変化に対応し、安心してビジネスを継続できるためのサポートを目的に、電帳法対応のクラウドサービス 「RICOH 証憑電子保存サービス」に、アマノセキュアジャパン株式会社が運営する「アマノタイムスタンプサービス3161」によるタイムスタンプ機能を標準実装します。証憑の改ざん防止に加え、タイムスタンプによる真実性を確保することで、法対応に適応した業務フローのDXを支援します。
「RICOH 証憑電子保存サービス」タイムスタンプの標準実装
「RICOH 証憑電子保存サービス」は、訂正削除などの改ざんを抑止し、電子書類データを長期保存できるクラウドシステムサービスです。本サービスに登録いただいている間は、その保存データをクラウドシステムよって守ることができ、長期的な管理・保存が可能です。
本バージョンアップにより、書類データを「RICOH 証憑電子保存サービス」へ登録いただくだけで、タイムスタンプが自動的に付与され、データの真実性を確保します。万が一、本サービスを解約された場合でも、タイムスタンプ付データを保存していただければ、本サービスに依存せずそのデータの真実性を証明することができます。タイムスタンプの採用により、訂正削除の記録など、電子取引データの真実性を確保するための事務処理方法をお客様が規定し作業する必要がなくなるため、膨大な手間や工数の削減に繋がります。
「タイムスタンプサービス」
「タイムスタンプ」は、電子データがある時点に存在していたこと及び、当該電子データがその時点から改ざんされていないことを証明する技術で、電子帳簿保存法のスキャナ保存、電子取引で一部要件になっているなど、真実性確保の手段として広く活用されています。アマノタイムスタンプサービスは2002 年から20 年以上にわたってサービスを提供しており、国税関係書類、電子契約、知的財産保護、医療情報などの分野で多くのお客様にご利用いただいています。また2023 年2 月に、総務省が創設した『タイムスタンプの総務大臣による認定制度』（令和3 年総務省告示第146 号）」の制度施行後、初の認定を取得しております。
■関連情報
「RICOH 証憑電子保存サービス」商品ページ
ＵＲＬ：https://www.ricoh.co.jp/products/list/ricoh-electronic-voucher-storage-service
受領インボイス対応のピンチを経理DXのチャンスに変える！！特設サイト
ＵＲＬ：https://www.ricoh.co.jp/special/invoice-received-service-about-invoice
アマノセキュアジャパン「タイムスタンプ」WEBページ
ＵＲＬ：https://www.e-timing.ne.jp/
＊アマノタイムスタンプサービス3161は、アマノ株式会社の商標または登録商標です。
＊社名、製品名は、各社の商標または登録商標です。
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リコーグループについて
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リコーグループは、お客様のDXを支援し、そのビジネスを成功に導くデジタルサービス、印刷および画像ソリューションなどを世界約200の国と地域で提供しています（2024年3月期グループ連結売上高2兆3,489億円）。
“はたらく”に歓びを 創業以来85年以上にわたり、お客様の“はたらく”に寄り添ってきた私たちは、これからもリーディングカンパニーとして、“はたらく”の未来を想像し、ワークプレイスの変革を通じて、人ならではの創造力の発揮を支え、さらには持続可能な社会の実現に貢献してまいります。
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