将軍ジャパンが、invoiceAgentを導入し請求書承認業務を電子化、電帳法対応をはかり承認期間を4分の1に短縮

AI OCRとUiPathの連携で、営業日報の入力作業を自動化

ウイングアーク１ｓｔ株式会社

2023年10月19日 11時04分

　ウイングアーク１ｓｔ株式会社（本社：東京都港区、代表取締役　社長執行役員CEO：田中潤、以下ウイングアーク１ｓｔ）は、株式会社将軍ジャパン（以下、将軍ジャパン）が、電子帳簿保存法（以下、電帳法）に対応した承認業務のデジタル化にあたり、電帳法に対応した文書管理「invoiceAgent 文書管理」と高精度な文字認識で帳票をデータ化する「invoiceAgent AI OCR」を導入したことをお知らせします。

■背景

　将軍ジャパングループでは、ヘアカット専門店「クイックカットBB」などの理美容を中心に多角的な事業を展開し、フランチャイズ（FC）本部が展開する直営店舗約100店舗とFC加盟店約70社を全国で運営しています。

　請求書の処理業務は、本社の店舗責任者が担当店舗分を確認・承認し、経営層が承認・決済に至るフローでした。本社の経理部宛に送られてくる各直営店舗の消耗品や清掃サービス等などの請求書は、店舗名が明記されていないことが多く、各店舗責任者に確認する手間と時間がかかっていました。また全国に店舗を展開しているため、経営層や店舗責任者も出張が多く、不在の間に承認フローが滞ることもあり、最終承認までに4週間かかることもありました。

　さらに、約200店舗からFAXで提出される営業日報の金額と、POSから計上される金額を突合し、経営管理システムの情報を正しく更新する前日の売上実績の確認作業は、経理担当者2名が半日かけて毎営業日、目視で行っていました。

　そこで、出張中でも承認申請を起案して回付でき、営業日報の入力や売上実績の確認作業の負荷を軽減できる手段を検討し、「invoiceAgent 文書管理」「invoiceAgent AI OCR」を導入しました。

「invoiceAgent」を採用した主なポイントは以下です。

・電帳法に対応した文書管理

・請求書承認業務の電子化とAI OCR機能

・ワンプラットフォームで構築できる

■導入効果

　invoiceAgentによる電帳法に対応した請求書承認業務の電子化および営業日報の処理に利用するAI OCR機能の活用は2023年夏に運用を開始しました。

請求書承認業務の電子化

営業日報の入力作業の自動化

・業務フローや作業手順を変えることなく移行

・請求書の起票から承認まで4週間かかっていた作業が1週間になり、4分の1に短縮

・手作業時で2人が4時間かかっていた営業日報のからのデータエントリーと突合作業が、1人が1時間半で完了

　請求書承認業務では、経理担当者がスキャナで読み取った請求書をファイルサーバーに保存、invoiceAgentにアップロードされ、電帳法に対応した文書管理が可能になったほか、承認申請を起案して自動で店舗責任者に回付できるようになりました。店舗名が不明な請求書については、ワークフロー上で確認を依頼し、後続の承認者へ回付する仕組みが整いました。

　また、営業日報からの売上確認作業については、本社のFAXを電子データで受領しペーパレス化した上で、invoiceAgent AI OCRで営業日報の売上金額を読み取り、RPA （Robotic Process Automation）ツールの「UiPath」でPOSデータとの突合作業を自動化しました。これにより、休日明けに増加する業務量の平準化のほか、営業日報から転記する負担の軽減など、大幅な業務の効率化を実現しました。

　将軍ジャパンは、今回の文書管理基盤は業務の効率化のみならず従業員不足にも対応できるシステムと評価しています。また更なる機能拡充に向け、出張中でもタブレットなどを利用して承認作業を回付できるデジタルワークフローの実現を予定しています。

■事例紹介

https://www.wingarc.com/product/usecase/977.html

■株式会社将軍ジャパンについて

所在地：北海道江別市

事業内容：将軍ジャパンは、15分1,400円のヘアカット専門店「クイックカットBB」などさまざまなコンセプトの理美容店を中心に、まつ毛エクステ、ネイルサロン、さらに飲食店などをフランチャイズ（FC）本部と加盟店の双方の立場で運営している。創業以来、25年以上にわたって「まず、人でありたい」「発想の転換と合理化」「常にお客様目線」という3つの価値観を大切にしながら業容を拡大し、現在はグループ従業員約500名、FC加盟企業約70社で事業を展開している。

URL：https://shogun.bz/

■invoiceAgent 文書管理

invoiceAgent 文書管理は、あらゆる帳票の仕分けから保管、検索、他システムとの連携も可能な文書管理ソリューションです。電子帳簿保存法に対応した安心の電子文書管理を実現し、コスト削減、ガバナンス強化、ペーパーレス化を推進します。

https://www.wingarc.com/product/ia/documents/

■invoiceAgent AI OCR

invoiceAgent AI OCRは、活字・手書き文字を高精度に読み取りデータ化できる帳票データ化ソリューションです。独自の処理機能によって、システム入力の正確性向上と目視確認の作業コスト削減を両立し業務担当者の生産性を向上させます。

https://www.wingarc.com/product/ia/aiocr/

■ウイングアーク１ｓｔ株式会社について

ウイングアーク１ｓｔは、20年以上にわたり累積で約32,900社以上に導入いただきトップシェア（※）を保持する帳票基盤サービス「SVF」等の帳票・文書管理ソリューションと、データにより新たな価値をもたらすデータエンパワーメントソリューションの2つのソリューションを開発・提供しています。

※出典：株式会社デロイトトーマツミック経済研究所「帳票設計・運用製品の競合調査2022年度版」（帳票運用製品）

＜製品・サービスに関するお問い合わせ先＞

ウイングアーク１ｓｔ株式会社　　