クラウド型受付システム「WowDesk（ワウデスク）」に受付予約の一括作成や複製機能を含めた4つの機能アップデートのお知らせ

https://www.wowdesk.jp/info_20210406.html

「すべての人が自信を持って幸せに働ける世界をつくる」という企業ミッションを掲げ、創業以降、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk（ワウトーク）」や名刺管理ソリューション「CAMCARD BUSINESS（キャムカードビジネス）」という “普段のビジネスシーンをより快適にする” サービスを提供してきたワウテック株式会社（東京都港区、代表取締役 瀬沼悠、以下「ワウテック」）。

このたび、ワウテックは2019年10月に第3のサービスとして提供を開始したクラウド型受付システム「WowDesk（ワウデスク）」に新たな機能が４つ追加されたことをお知らせいたします。

◆今回アップデートした機能をご紹介

１ 受付予約の一括作成機能
２ 受付予約の複製機能
３ 動画撮影機能のオンオフ設定
４ メモの表示形式の変更


（１）受付予約の一括作成機能
アポイントのデータを保存したCSVファイルをインポートすることで、受付予約を一括で作成することができます。

従来は、アポイントが決まった後に受付予約を１件ずつ作成する必要があったため、多くの受付予約を一度に作成する場合に時間がかかってしまうという課題がありました。今回リリースした一括作成機能を使うことで、一度に最大500件の受付予約を短時間で作成することができるようになります。

具体的な操作方法は、来客の会社名・氏名・メールアドレス・訪問日時・メモ等の必要となる情報をリスト化したCSVファイルをWowDeskの利用者画面でインポートするだけです。WowDeskに受付予約が一括で作成され、来客が使用する受付番号が自動で発行されます。

本機能の活用シーンとしては、採用面接で来社する多くの候補者の受付番号を作成する時、セミナーや各種説明会、ユーザーコミュニティなどのイベント等の来場者向けの受付番号を作成する時などがあり、一度に数十から数百名の受付予約を作成する場合に効果を発揮します。

Wi-Fi等の通信がおこなえる環境であれば、WowDeskをインストールしたiPadを受付端末としてどこでも利用できる利便性と本機能との相乗効果で、多くの来場者が予定される会場の受付としての利用など、従来の企業受付用途以外での使われ方も想定されます。

※作成した受付予約は、これまで通り詳細画面よりカレンダーへの登録や来客に対するメール送信などをおこなうことが可能です。

アポイント情報をリスト化したCSVファイルを予定リストの「インポート」で選択して、最大500件の受付予約を一度に作成

（２）受付予約の複製機能
ボタン１つでWowDeskの履歴や予定一覧にある情報を複製して新規の受付予約を作成することができます。

従来は、受付予約の新規作成時には来客情報をその都度全て入力する必要がありました。そのため、頻繁に来社する方の情報入力を容易にしたいとのニーズがありました。

今回リリースした複製機能を使うことで、WowDeskにある過去の履歴や予定一覧の情報を利用して新しい受付予約を簡単に作成することができるようになり、受付番号発行時の負担が大幅に軽減されます。

利用者画面の履歴や予定リストの受付予約の詳細を選択して、予定の複製がおこなえます

（３）動画撮影機能のオンオフ設定
来客がWowDeskを操作している時の動画を撮影する機能をオンまたはオフにする機能を提供します（デフォルト設定はオン）。

WowDeskでは、受付をした来客の動画を社員が予め確認してから応対ができるようにしておりますが、導入される企業の個人情報保護ポリシーや受付周りのレイアウトによっては動画の撮影が不要な場合がありました。

この度のバージョンアップにより、管理者の方がこの動画の撮影機能を受付端末毎にオン・オフできるようになり、企業もしくは拠点単位で受付操作時の動画を記録する・記録しないを選ぶことができるようになります。
 

動画撮影機能がオフの場合、案内待ち動画は再生できなくなります

 

 

（４）メモの表示形式の変更
WowDeskでは、作成した受付予約および履歴にメモを編集することができますが、これまでは詳細画面を開いて確認することが必要でした。

今回のバージョンアップにより、予定一覧および履歴の一覧画面にメモを表示するようUIを変更し、一覧を表示中にメモの確認や抜け漏れのチェックなどがおこなえるようになりました。




今回の主なアップデートは、上記４つになりますが、これらの他にも、受付端末や管理画面の表示上の細かな改善などをおこなっています。

なお、上記でご説明してきたすべての機能をご利用いただくには、WowDeskアプリを「AppStore」で最新版にアップデートすることが必要になります。



◆アップデートをおこなった背景
今回、機能アップデートを行なうに至った背景としては、「WowDesk」が提供する３種類の受付方法のうち、最も業務改善効果が期待できる受付番号による受付方法をより利用しやすくすることが理由の１つになっています。

「WowDesk」は、受付への来客の到着を担当者・グループへチャットで通知することができ、受付の無人化・効率化を図ると同時に、来客対応にかかる対人接触回数を削減して安全で衛生的なオフィス環境を実現するサービスです。

利用可能な受付方法は、受付番号による受付、来客に情報入力をしてもらう受付、企業が予め設定した用件の中から選択しておこなう受付の３種類があります。これらのうち、来客に手間をかけることなく短時間で担当者へ通知ができ、さらに細かな来客履歴が残せる、受付番号方式をもっと利用したいというご要望がありました。

また、受付操作時の動画録画機能を各社のポリシーに合わせて運用できるように、というご要望も頂戴しております。

そこでワウテックでは、受付番号による受付をより便利に、簡単に使っていただくための機能を中心に、今回の4つの機能アップデートを実施いたしました。

今後も「WowDesk」は様々な機能を拡充していくことで、より利便性が高く、従業員にも来客にも親しみを持たれる受付システムを目指していきます。



◆会社情報
ワウテック株式会社

https://www.wowtech.co.jp

所在地： 東京都港区赤坂4-15-1 赤坂ガーデンシティ4F
代表者： 代表取締役 瀬沼 悠
資本金： 110百万円（資本準備金含む）

ワウテックは、クラウド型受付システム「WowDesk」、ビジネスチャット・社内SNS「WowTalk」、名刺管理ソリューション「CAMCARD BUSINESS」を中心に、法人向けITソリューションを自社開発・運営しています。

ビジネスにおけるコミュニケーションに新しい価値を提供し、安全で確実な改善をビジネスに携わる誰もが実感する、そのための手段、そして課題解決をシンプルかつ新しい驚きに満ちたやり方で実現します。





◆対象サービス
クラウド型受付システム「WowDesk（ワウデスク）」

https://www.wowdesk.jp/

クラウド型受付システム「WowDesk」は、タブレットで受付対応が可能なサービスです。

来客された方が受付に設置したタブレットで入館手続きを行うことで、（通知が届くように設定してある）担当者のスマートフォンやPCに直接来客があったことを知らせるメッセージが届きます。

従来であれば「内線電話」や「受付専任担当者」によって取次を行っていた業務をタブレット1つ設置するだけで無人化でき、まさにWowDeskがお客様と担当者を“ミス無く”“素早く”おつなぎできるサービスとなります。

当社が提供するWowTalkをすでに利用頂いている法人様であればスムーズに導入でき、WowTalkやビジネスチャットを利用していない法人様でも通知専用アプリを用意しておりますので導入可能です。