職員の出退勤時間の打刻や休暇申請もLINEを活用して完結。勤怠管理機能をリリースしました

ほとんどの住民が、今、すぐに利用できるスマホ市役所「GovTech Express」を提供する株式会社Bot Express（本社：東京都港区、代表取締役：中嶋一樹、以下「Bot Express」）は、勤怠管理機能をリリースしたことをお知らせします。

放課後児童クラブなど本庁以外の各施設では、ネットワーク整備やコスト負担が課題となり、勤怠管理システムの導入が難しい自治体が多いのが現状です。

本機能では、施設に二次元コードを設置するだけで簡易的に勤怠管理システムを導入することが可能になります。職員の出退勤の打刻、休暇申請、超過勤務申請、打刻申請を、自治体のLINE公式アカウントで実現します。

1. 機能の概要と特徴

勤怠管理機能には8つの機能があります。いずれも手続きテンプレートをご用意していますので、すぐにご利用可能です。

1-1.職員登録

職員は、LINEから職員番号と生年月日を入力して登録します。一般の方が登録してしまわないように、事前にインポートした職員情報と照合し、本人確認ができると登録が完了します。 登録時にカナ氏名やパスワードを必須とするカスタマイズも可能です。

LINEから職員番号と生年月日を入力し、確認してから登録します。

インポートした職員情報は、異動したら「勤務先」の項目を修正、退職したら「有効な職員」のチェックを外す、など、修正が可能です。データは管理画面での修正のほか、インポートによる一括更新にも対応しています。

1-2.出勤・退勤の打刻（常勤職員、会計年度任用職員）

職員がカメラで二次元コードを読み取ると、読み取った「勤務先」と「読み取った日時」が記録され、出退勤のメニューがメッセージで届きます。メニューから「出勤」を選択すると、職員の登録情報と自動で照合されます。勤務シフトを選択すれば出勤打刻が完了します。

退勤する場合も同じ二次元コードを読み取り、メニューから「退勤」を選択して退勤打刻を行います。

出勤・退勤ボタンをタップするとLINEのQRコードリーダーが起動します。スマートフォンのカメラアプリでも動作します。

職員登録がない場合や、職員登録にある勤務先と読み取った勤務先が異なる場合はエラーとして弾かれます。エラーを出すパターンや、シフトの質問の省略など、運用に合わせてのカスタマイズが可能です。

なお、二次元コード読み取り後、時間が経過してから「出勤」ボタンをタップした場合でも、二次元コードを読んだ時刻での打刻として取り扱われます。退勤の打刻を複数回行った場合は、後の方の打刻が有効として記録されます（帰るつもりで打刻したら、保護者対応で残業となってしまった場合など）。

下図は管理画面で確認する出退勤の記録です。職員が選択したのは赤枠のシフトだけですが、職員情報や二次元コードの情報を元に、氏名や出退勤日時などが閲覧できます。
シフトと出退勤日時の時間差や、エラー（打刻漏れや遅刻早退）なども表示されるので、例えば前月分のエラーだけチェックして、該当の職員に連絡するなどの運用が可能です。

出退勤記録の管理画面

1-3.出勤の打刻（臨時職員）

複数の職場に出勤する臨時職員用の打刻にも対応しています。

こちらは勤務時間が柔軟なため、シフトの選択ではなく、勤務の開始日時と終了日時を選択して出勤打刻が完了します。

1日のうちに、Aクラブを出勤・退勤、Bクラブを出勤・退勤するような勤務にも対応します。

1-4.休暇申請

休暇申請は、休暇の種別を選択してから休暇日を申請します。年次有給休暇の場合は、終日休と時間休に対応しています。

年次有給休暇と夏季休暇は、残日数が不足している場合は申請できません。申請が完了すると、職員情報にある残日数を自動で減算します。

年次有給休暇の申請の流れ

1-5.超過勤務申請

超過勤務申請は、勤務履歴を選択してから、超過勤務の開始日時、終了日時、実働時間を入力します。

超過勤務申請の流れ

下図は管理画面で確認する超過勤務申請です。

職員が申請した超勤日時や実働時間（赤枠）と、出勤日の勤務時間やシフト、必要な休憩時間を取得しているかなど確認できます。
自治体や対象の職員によって勤務時間や休憩時間の長さは異なりますので、「このパターンの場合はエラーとして抽出したい」といった個別のカスタマイズも可能です。

超過勤務申請の管理画面

1-6.勤怠履歴閲覧

勤怠履歴（出退勤、休暇、超過勤務）の閲覧にも対応しています。
下図緑枠のように出勤打刻が漏れていた場合は【エラー】と表示されるので、次にご紹介する打刻申請の機能により修正を申請することも可能です。

勤怠履歴の確認

2026年度に勤怠管理機能を導入する自治体では、放課後児童クラブで超過勤務申請があったことを現場の主任が把握したいという希望がありました。

このため、職員情報に「主任」のフラグを追加し、超過勤務申請があったら主任に職員名や申請内容、シフトなどを通知する機能を追加で実装しています。

運用に合わせたカスタマイズを行うことができるのがGovTech Expressの特徴です。

1-7.打刻申請

出退勤の打刻が漏れたり誤っていたときは、後から打刻を申請します。以下の3パターンとも対応しています。

・出勤または退勤の打刻がない場合

・出勤・退勤とも打刻がない場合

・出勤・退勤の打刻時刻が誤っていた場合

下図の申請では、シフトを選択し、出勤日時、退勤日時を申請する流れです。臨時職員の場合は、シフトではなく、勤務の開始日時、終了日時を選択します。

打刻申請の流れ

打刻申請は、担当課が承認したら職員の勤怠履歴に反映される仕組みです。

担当課が管理画面で申請内容（黄枠）と元の打刻状況（青枠）を確認し、「受付」を「完了」に変更して保存すると、元の出退勤の記録が修正されます。

打刻申請の管理画面

1-8.データの出力、分析

職員の登録状況、出退勤、超過勤務などのデータは、すべてExcelやCSVとして出力が可能です（レポート機能）。
サンプルとして、運用や報酬支払いに必要な以下のレポートを備えています。

・職員データベース（職員登録状況確認用）

・職員データベース（インポートに利用する項目）

・出退勤一覧（会計年度）／（会計年度・前月分）／（臨時職員）／（臨時職員・前月分）

・超過勤務申請（当年度分）／（前月分）

レポートからExcelやCSVにエクスポート

下図のサンプルでは勤務先ごとにグループ化しています。

例えば「申請番号」をグループ化のトップにすると、職員ごとのレポートにグループ化されます。

列の項目を増減したり、勤務日を「今月」「先月」と絞り込むなどして、自治体の運用にあわせた柔軟なデータ活用ができます。

レポートの編集画面で、項目の追加や並び替えなどができます。

レポートでグラフの追加ボタンを押すと、棒グラフや円グラフなどがすぐに追加できます。
下図は、積み上げ縦棒を追加し、超過勤務申請数の月ごとの遷移を見える化したものです。

超過勤務が多い時期や、各施設の職員の負荷のかかり方の傾向などを把握することができます。

グラフの設定。選択していくだけでグラフの追加やカスタマイズができます。

その他、例えば行を「勤務先」、列を「出勤日」でグループ化すると、勤務先ごとの月別の超過勤務申請数の表ができあがります（クロス集計）。
レポート機能で分析ができるので、Excelでグラフを調整したり、ピボットテーブルを作る必要がなくなります。

2. 期待される導入効果

勤怠管理機能の導入により、以下のような効果が期待できます。

（施設の職員）勤怠管理の負担軽減
紙による超過勤務申請や休暇申請は、積算時間を記載する必要があるため、何度も計算したり、誤申請時に訂正印を押して担当課とやりとりするなど職員の負担になっていました。

本機能の導入により時間の自動計算やエラーの見える化がされ、申請にかかる業務を短縮できます。
使い慣れたLINEで勤怠履歴の閲覧や休暇の残り日数の確認がいつでもできるので、担当課への問い合せや紙の台帳を確認する手間がなくなります。

（担当課の職員）点検や集計作業の軽減、データ活用の促進
勤怠を取りまとめる本庁の担当課では、各施設から送られてくる紙やExcelデータの点検・集計作業が大きな負担となっていました。

本機能の導入により、エラー（打刻漏れ等）が自動抽出され、データ集計も自動化されるため、確認作業が大幅にスピードアップします。
超過勤務や休暇などのデータが見える化されることによって、特定の施設や職員への負荷の把握ができるようになり、迅速なフォローや人員配置の最適化、予算計画への活用につながります。

3. 導入するには

GovTech Expressでは200以上の手続きテンプレートを用意しており、今回ご紹介した機能もインストールが可能です。

このため、パートナー自治体であれば、最短1日で実装することができます。

ご利用自治体に対して公開しているスマホ市役所パートナーポータル内の「アンケートインストーラー」に、「勤怠管理システム」の表題でインストール手順やカスタマイズ方法を掲載しています。
「職員通勤届」や「職員給与明細書」などの手続きテンプレートも掲載していますので、ぜひご活用ください。

Bot Expressは、「つくろう。愛される行政サービスを」をミッションに、GovTech Companyとして、住民利用率・満足度の高いサービスを提供し、共鳴するパートナー自治体と共にあるべき社会の実現を目指してまいります。

＜Bot Express＞

【会社名】株式会社Bot Express（ボットエクスプレス）

【設立日】2019年02月01日

【資本金】1億円

【住所】〒105-6923　東京都港区虎ノ門4-1-1 神谷町トラストタワー 23階

【代表者】代表取締役 中嶋 一樹

【事業内容】官公庁専用対話型アプリケーション「GovTech Express（ガブテック エクスプレス）」の提供

【公式サイト】https://www.bot-express.com/

【導入自治体】https://note.bot-express.com/n/naeaa32eb2b4b
2026年4月時点で市区町村、都道府県、省庁など350以上の団体が導入。（国税庁、群馬県、北海道士幌町、秋田県湯沢市、山形県庄内町、渋谷区、練馬区、世田谷区、神奈川県座間市、金沢市、富山県魚津市、愛知県豊田市、神戸市、岡山市、広島市、高知市、福岡県古賀市、沖縄県与那原町など）　
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