エクシオグループmultibook導入で駐在員経費精算業務を月4日短縮

紙とExcel管理で属人化していた海外5拠点の多通貨立替精算業務をクラウドシステムで統一管理

株式会社マルチブック

2024年10月29日 09時00分

［写真左より］エクシオグループ株式会社グローバルビジネス本部縄田和也氏、財務部井上詩菜氏

マルチブック(東京都品川区、代表取締役CEO：渡部　学、以下「当社」)は、エクシオグループ株式会社（東京都渋谷区、代表取締役社長：舩橋　哲也。以下「エクシオ」）の駐在員の経費管理システムとして「multibook」をフィリピン、シンガポール、タイ、インドネシア、アメリカの海外5拠点に導入し、海外子会社における出向者の経費管理業務を月4日効率化しましたことをお知らせします。従来の紙ベースで行っていた報告書の処理や、為替の確認、差損認識などの業務が大幅に簡素化され、業務負荷とヒューマンエラーが大幅に削減されました。

■課題の背景

エクシオは、グループ売上高6000億円超、従業員数17,000人超、連結子会社140社超の大手情報通信インフラ企業です。海外子会社も多く、各拠点にいる出向社員の経費精算業務の負荷が高くなっていました。海外子会社での立替精算業務は、紙やExcelで管理されており、担当者ごとに異なるやり方が常態化。業務の煩雑さに加え、ミスも多発していました。本社側でも、各拠点から提出される報告書や証憑書類の確認作業が手作業で行われていたため、データ処理に多くの時間がかかっていました。さらに、財務部では証憑書類を紙で保管する必要があり、保管スペースを確保するための労力も大きな負担となっていました。

■導入理由

この状況を改善するため、エクシオは社内で開催された「DX活動計画発表会」を機に業務改善を決断しました。同社は、海外子会社の経費精算業務に対応したソリューションとして「multibook」の導入を決定しました。「multibook」選定理由は、海外の為替レートに対応しているなど海外拠点の立替精算業務に特化したソリューションであり、本社の会計システムと簡単にデータ連携が可能であることも大きな決め手となりました。

■導入効果

「multibook」導入後、現地収支管理者の負担が減り、立替精算業務処理完了まで月次で4日の時間短縮が実現しました。また、「multibook」から出力するCSVデータにより、本社会計システムへのCSV形式での情報連携が可能になり、財務部の労力が軽減しました。さらに、「multibook」の証憑添付機能により、本社で証憑現物を保管する必要がなくなったため書庫を撤去することが可能となりました。

■今後の展望

エクシオでは、今後も「multibook」を活用して、さらに業務の改善を図っていく予定です。導入後間もなく、月に4日分の作業時間が削減されましたが、今後はさらなる作業時間の短縮が期待されています。また、今後はデータ分析ツールの導入を視野に入れ、経費の把握や送金のタイミングの最適化を図ることで、業務の透明性を一層向上させる予定です。

■エクシオグループ株式会社グローバルビジネス本部縄田和也氏　コメント

「エクシオグループは、技術力を強みとするエンジニアリング企業です。大きく分けて情報通信ネットワーク分野、都市インフラ分野、システムソリューション分野の3つの事業分野があり、国内外で社会課題の解決を行なっています。私が所属するグローバルビジネス本部では、海外出向者の立替経費精算を毎月紙やExcelベースで管理していました。現地の収支管理者は毎月報告書を作成しなければならず、仕訳の方法やExcelフォーマットも属人化しており、その人しかできない業務になっていました。そのような時に当社で「DX活動計画発表会」を開催され、これを機に「multibook」の導入を検討しました。「multibook」によって、海外拠点での支出状況がシステム上で可視化できるようになり、海外にいる収支管理者も、グローバルビジネス本部としても、確認にかかる時間が半減しました。またこのプロジェクトで、これまで立替経費精算の確認・承認プロセスでしか接点のなかった財務部とコミュニケーションが取れ親密さが増したことも喜ばしい効果です。今後はデータ分析ツールを使って、余裕を持って小口口座へ送金できるようタイミングを見計ったり、出向者ごとの経費を把握したりできるようになればと思います。」

■事例の詳細についてはこちらをご覧下さい。

■グローバルクラウドERP 「multibook」概要

導入が速い、処理速度が速い、解決が早い、速さを追求する海外拠点向けクラウドERP。

12カ国語・多通貨・複数帳簿に対応し、全世界の拠点をシームレスに統合します。製造・商社・飲食・建設など多業種にわたり、上場企業から非上場企業まで、33ヵ国・500社以上での導入実績があります。

主な機能：会計、ロジスティクス、固定資産管理、IFRSリース資産管理、立替経費精算、マネジメントコックピット、BPOコックピット、外部連携（連結会計、倉庫管理等）機能

サービス名：「multibook」（マルチブック）

URL：https://www.multibook.jp/

※12の対応言語：

日本語、英語、タイ語、ベトナム語、韓国語、ミャンマー語、ドイツ語、フランス語、スペイン語、中国語（繁体字・簡体字）、インドネシア語

■会社概要

会社名：エクシオグループ株式会社

代表者：代表取締役社長　舩橋哲也