ビットキーのスマートロック、楽器演奏可能物件を管理するソナーレがセキュリティ向上と業務効率化を目的に1,000戸へ採用

〜入居ごとに約1時間発生する鍵作成・郵送作業が不要に、社員の残業時間削減に貢献〜

株式会社ビットキー

2024年7月18日 11時00分

物件写真は実際にスマートロックを導入した建物。スマートロックの写真はソナーレ管理物件とは異なる場所で撮影。

導入の背景

演奏活動など対外的な発信を行う音大生や演奏家の方は、家選びにおけるセキュリティへの優先度が高い傾向があります。音大生・演奏家向けの物件を管理するソナーレでは、15年前からカードキーを活用することで、セキュリティや利便性向上に尽力してきました。

今回、カードキータイプの製品入れ替えに伴い、物理的な鍵の運用を廃止し、「入居者がスマートフォンで利用できる」サービスへの変更を検討していました。またソナーレでは少人数の組織で約2,200戸の物件を管理しているため、ビットキーが提供する管理会社向けのシステムを活用することで業務効率化につながる点や、サブスクリプションモデルにより初期費用が抑えられる点、鍵メーカーと連携したスマートロックを提供している安心感が決め手となり、この度の導入に至りました。

導入の効果

＜入居者＞

物理鍵不要、スマホのみで外出可能に

入居者はスマートフォンやパスコード、ICカードなど複数の解錠方法を登録することが可能で、カードキー等の物理鍵の持ち歩きが不要となり、利便性が向上します。

鍵紛失のリスクを最小化、鍵の作り直しや管理会社への訪問が不要に

これまで入居者が鍵を紛失した際、再作成のためにソナーレの事務所への来社が必要となり、鍵を作り直すための費用もかかっていました。ビットキー製品の導入により物理的な鍵が撤廃されたため、あらかじめスマートフォンやパスコードによる複数の解除方法を登録しておくことで、自宅に入室できないリスクを回避できます。

＜管理会社（ソナーレ）＞

入居1件あたり約1時間発生する鍵管理業務を削減、現地訪問回数を低減

これまでは複数のメーカーが提供する電子錠を運用しており、パスコード型の電子錠は鍵の設定・設置を行うため、ソナーレの社員が現地に訪問する必要があったほか、カードキー型の電子錠は、入居前に鍵を作成し入居者へ郵送する作業に、1件あたり約1時間程度かかっていました。ビットキー製品の導入により、入居者は自身のスマートフォンアプリ上で鍵の登録を行うため、設置以降は社員の現地訪問の必要がなくなり、物理鍵の作成も不要なため、鍵の管理にかかる業務の効率化につながりました。

鍵紛失時の緊急対応が不要に。深夜の交代制電話番や最大往復3時間の物件訪問からも開放

鍵の紛失時には入居者から深夜に連絡が入ることもあり、緊急の対応が必要となるため、ソナーレでは交代制で電話番を行っていました。ビットキー製品の導入により物理鍵の撤廃が実現すると、紛失のリスクを低減できるため、社員の残業時間の減少や精神衛生上の負荷低減、往復最大3時間※1かかっていた物件への移動時間削減に貢献できます。

※1：池袋本社から藤沢の管理物件までの往復時間

株式会社ソナーレ代表取締役副社長　益子佳久（ますこよしひさ）氏　コメント

「楽器演奏可能マンション」は女性の入居者が多いため、セキュリティ面を重要視しており、15年前よりカードキーを導入していました。サービスの入れ替えに伴い、新しい鍵の導入を検討する中で、「入居者がスマートフォン操作のみで解施錠でき、物理鍵を廃止する」方法を探していました。ビットキー社の製品を選んだ決め手は、物理鍵をなくせることに加え、初期費用がかからずサブスクで利用できる点、鍵メーカーと連携したスマートロックを提供している点で安心感がありました。

入居者様向けチラシの作成などビットキー社の手厚いサポートを受けながら、物件オーナー様へのご説明を進めた結果、8ヶ月で約200戸に設置が完了し、現時点で1社員あたり月2時間の残業時間を削減できています。スマートロックの設置を進める現在は、初回設置のために物件へ訪問する必要がありますが、今後設置が進むにつれて現地への訪問が不要となり、システム上で鍵を管理できる状態を整備できるため、更なる業務効率化を期待しています。

今後は内見の無人化や全管理物件へのスマートロック設置に向けて取り組んでまいります。