コロナ禍で業務がデジタル化した人のうち、60.6%が企業の対応を評価。働きやすさへの好影響も顕著に

〜 SmartHRが「新型コロナウイルス流行前後における人事・労務業務の変化」に関する調査を実施〜

SmartHR

2021年12月16日 11時00分

株式会社SmartHR（本社：東京都港区、代表取締役：宮田昇始）が運営する「SmartHR 人事労務研究所」は、「新型コロナウイルス流行前後における人事・労務業務の変化」をテーマにした調査を、人事労務担当者1,030人を対象に実施いたしました。

■ 調査結果要約

コロナ前後でデジタル化が進んだのは20%程度、うち64.0%が効果を実感
デジタル化で業務・心理面にポジティブな影響広がる。最多は「工数や時間の削減効果」、32.5%が評価
コロナ禍で業務がデジタル化、働く環境への満足度高まる。デジタル化した人のうち60.6%が社会変化への適応状況を評価
人事管理システムを導入している回答者、勤め先に働きやすさを感じる傾向顕著に
働きにくさを感じる人事・労務担当者、46.0%が雇用契約の人事管理システム化を望む
望まれるデジタル化、紙の雇用契約79.4%がシステム化を希望。背景には社会状況も

■ 調査結果
1. コロナ前後でデジタル化が進んだのは20%程度、うち64.0%が効果を実感
今回の調査の結果、2019年度（新型コロナウイルス感染症拡大前）と2021年度（コロナ禍）で人事・労務業務の業務手法に変化がなかった人は全業務で67%を超え、デジタル化した人は20%程度だったことが分かりました。

しかし、変化した割合は20%程度だったものの、業務手法がデジタル化した人のうち64.0%の人がその手法変化を「良かった」と感じており、業務手法のデジタル化が前向きに受け入れられる傾向であることがわかります。

さらに、デジタル化の変化を「紙から表計算ソフト」「表計算ソフトからシステム」「紙からシステム」の3つに分けてみると、デジタル化して良かったと回答した割合は「表計算ソフトからシステム」への変化で74.3%と最も多い結果となりました。表計算ソフトからシステムへの移行者が、システム移行を最も前向きに捉えているといえます。

2. デジタル化で業務・心理面にポジティブな影響広がる。最多は「工数や時間の削減効果」、32.5%が評価
2019年度（新型コロナウイルス感染症拡大前）と2021年度（コロナ禍）の企業体制や業務手法の変化による業務面・心理面への影響を尋ねたところ、デジタル化した人は「該当業務にかける工数や時間が減った(32.5%)」、「書類紛失の心配が減った(30.0%)」とほとんどの項目においてポジティブな変化を実感しており、業務手法のデジタル化が業務効率化の実感や勤め先への信頼感醸成に繋がる可能性があることが分かります。

3. コロナ禍で業務がデジタル化、働く環境への満足度高まる。デジタル化した人のうち60.6%が社会変化への適応状況を評価
勤め先の働く環境に関する3つの項目「お勤め先の経営方針」、「現在の社会変化への適応状況」、「将来の不測の事態への備え」に対する満足度について、業務手法がデジタル化した人はすべての項目で満足である割合が半数を超えました。特にデジタル化した人は「現在の社会変化への適応状況」においては60.6%が満足しており、業務手法が変化しなかった人との差は11.9ptとなりました。従業員にとってコロナ禍でのデジタル化が社会変化に適応した行動として評価されていたことがうかがえます。
さらに、業務手法がデジタル化した回答者を変化の種類別に見ると、すべての項目で「表計算ソフトからシステム」に変化した回答者の満足度が最も高く、次いで「紙からシステム」「紙から表計算ソフト」に変化した回答者が続き、表計算ソフト以上にシステムへの変化が従業員の満足度を高めるために有効であると推察されます。

4. 人事管理システムを導入している回答者、勤め先に働きやすさを感じる傾向顕著に
2021年度の人事・労務の業務手法を働きやすさ別で比較したところ、「働きにくい」と回答した人は全項目で紙で業務を行っている割合が高く、反対に「働きやすい」と回答した人は全項目で人事管理システムで業務を行っている割合が高い傾向が見られました。

5. 働きにくさを感じる人事・労務担当者、46.0%が雇用契約の人事管理システム化を望む
業務別に人事管理システムへの変更希望有無を尋ねたところ、「働きにくさ」を感じている人は新入社員の雇用契約や入社時提出書類、情報収集に対してシステムを導入したいと回答した割合が高く、2つの項目に対する業務負荷の高さがうかがえます。

6. 望まれるデジタル化、紙の雇用契約79.4%がシステム化を希望。背景には社会状況も
紙または表計算ソフトで業務を行う人を対象に、業務手法のデジタル化希望を問う設問では、6つの人事・労務業務すべてで63.3%以上が業務手法のデジタル化を希望しました。

デジタル化を希望する紙または表計算ソフトで業務を行う回答者に、各業務で希望する業務手法を尋ねたところ、全項目で人事管理システムが57.4%以上と表計算ソフトを大きく上回り、専門的に開発されたシステムへと変化を希望していることが分かりました。特に、「新入社員の雇用契約」業務では、80%に迫る回答者が人事管理システムへの変化を求めています。

2021年度の実際の業務手法では、給与明細発行・源泉徴収票発行・年末調整は人事管理システムの割合が50%を超えたものの、他業務は紙の割合が半数以上を占めており、デジタル化への遅れが見えます。

なお、業務手法のデジタル化を希望する理由は「業務負荷を軽減したいから（54.5%)」が最も多く、次いで「単純作業ではない別の仕事に工数や時間を割きたい(36.2%)」、「属人化している仕事を減らしたい(32.6%)」が続くことから、デジタル化希望の背景には業務効率化や創造的な仕事に人的資源を割きたいという意向があることがうかがえます。
また、「新型コロナウイルス感染症のような社会変化にも対応できる環境で働きたいから(28.2%)」、「テレワークをしたいから(20.8%)」という回答もともに20%を超え、昨今の社会状況の変化もデジタル化希望に影響していると推察されます。

■ SmartHR 人事労務研究所総評
今回の調査から、人事・労務担当者の働きやすさは業務手法に深く関わっており、また、現時点でアナログな手法で業務を行っている担当者の多くが人事管理システムでの業務を望んでいることが分かりました。アナログな手法は人事・労務担当者だけでなく、情報の提出や書類の受け取りに対する従業員側の業務効率や働きやすさにも連動するのではないかと思います。新型コロナウイルス感染症拡大をきっかけに不測の事態への備えとしてもデジタル化へ移行した企業も増えており、効果は大きいことを実感している方も多いでしょう。今回の調査結果によって、従業員の働きやすさと業務手法のデジタル化は会社全体の生産性向上にも関わるものであること改めて実感しました。

■ 調査概要

回答者：人事労務担当者 1,030人（関東：515人　関西：515人）
調査期間：2021年10月22日〜2021年10月25日
調査手法：インターネット調査
調査委託先：株式会社マクロミル

※本調査結果の二次利用は「出典元：SmartHR 人事労務研究所」を記載いただきご使用ください

■ 「SmartHR 人事労務研究所」について
人事労務のより良い在り方を研究する組織「SmartHR 人事労務研究所」は、「始めよう、次代への労務改革」をテーマに、主に下記の3つの役割を担っています。

人事労務のベストプラクティス（最も効率的で効果的な方法）の定義
学術的な観点から人事労務の分析
人事労務の新しいキャリアの構築・提供

■ 株式会社SmartHRについて
2013年1月23日設立。2015年11月にクラウド人事労務ソフト「SmartHR」を提供開始。雇用契約、年末調整などの人事・労務業務のペーパーレス化や、従業員サーベイや分析レポートなど蓄積された情報を活用する人材マネジメントまで、多様な人事・労務の業務効率化を実現します。「SmartHR」は総務省が提供するe-Gov APIと連携しており、Web上から役所への申請も可能。煩雑で時間のかかる人事・労務管理から経営者、担当者、従業員を解放し、企業の生産性向上を後押ししています。2020年には関西支社に続き九州、東海にも拠点を開設。2021年、シリーズDラウンドで海外投資家などから約156億円を調達し、累計調達額は約238億円となりました。

■ 会社概要