茨城県五霞町、メールの添付ファイル確認作業を年間で約25,000時間削減 セキュリティのクラウドサービス導入から10カ月の成果

対策コストは内部サーバでの実装に比べて4割削減

法人向けソフトウェアの開発、販売を行うサイバーソリューションズ株式会社(所在地:東京都港区、代表取締役社長:林界宏、以下当社)は、2022年3月、茨城県五霞町(ごかまち)に、クラウド型メール無害化サービス『CYBERMAIL Σ ST（サイバーメール シグマ エスティー）』を導入しました。導入から10カ月が経過し、その効果が明らかになりましたので、このたび発表します。メールと添付ファイルが自動的に無害化できるようになり、添付ファイル確認の作業時間が短縮し、PPAP対策も実現しました。町役場全体では年間で約25,000時間削減と、大幅な作業効率化を達成しています。導入費用も内部サーバ（オンプレミス）を構築する場合に比べて、4割減に抑えることができました。新サービス導入後に目立ったトラブルはありません。

■導入の背景：従来のセキュリティ対策では、添付ファイルの確認にメール1通あたり約5分かかっていた
茨城県五霞町は、2019年４月「いばらき情報セキュリティクラウド（以下、IBSC）」のメールとファイル無害化の運用を開始しました。無害化されたメールはLGWAN接続系PC(町役場のPC)に届きますが、添付ファイルは削除されてしまいます。添付ファイルの確認には、仮想環境で該当するファイルを検索する必要がありました。メール１通の添付ファイルの確認に約５分の時間を要し、職員にとっては大きな負担でした。約130人の職員に対して、仮想環境への同時アクセス数も50人と限られており、他の職員の業務にも支障をきたしていました。そこで、五霞町は次のようなサービスを選定し、導入する必要がありました。

〈新サービス選定ポイント〉

1. メールとファイルの無害化を自動で行い、PCで受信できること
2. PPAP(パスワード付ZIPファイル)も安全に受信できること
3. 予算内で導入・運用ができるクラウドサービス

■『CYBERMAIL Σ ST』導入後のメリット・効果
①自動でメールと添付ファイルを無害化し、PCで受信、メール確認は１通あたり5分だったのがゼロに。
IBSCから転送されたメールを『CYBERMAIL Σ ST』上で原本保管した上で、メールと添付ファイルを自動で無害化し、PCで無害化された添付ファイルが受信できるようになりました。これまでメール1通あたり約5分を要していた添付ファイル検索・照合の作業負担がなくなり、業務効率が大幅に向上しました。五霞町のような小規模自治体は、一人が多くの業務を兼務しており、それに付随して一人が確認するメールの数も多くなります。メールの確認の負担が軽減されたことで、職員は本来の業務に集中できるようになりました。
②PPAP(パスワード付ZIPファイル)対策を実現
パスワード付ZIPメールを受信した際には、Web上でパスワードを入力すると、添付ファイルが解凍・無害化されて、PCに自動的に届くようになりました。
③導入費用はオンプレミス環境で構築した場合に比べ、約4割減に
予算内で導入と運用が可能なクラウドサービスを導入。オンプレミス環境でシステムを構築する場合に比べ、費用は約4割減に抑えることに成功しました。

■茨城県五霞町担当者様のコメント

 

「メール確認の負担をゼロに　小規模自治体こそDXを」

 

メールでのやり取りが日常的に行われている中で、メールと添付ファイルの確認に時間がかかるというのは職員全員にとって大きな負担でした。特に五霞町役場のような少人数で業務を分担している小規模自治体では、１人当たりの受信メール数が多いです。また、複数のファイルが添付されているメールも多数あります。そのような状況で、1通のメールと添付ファイルを確認するのに5 分かかっていたのが、『CYBERMAIL Σ ST』 導入以降は添付ファイルも含めて自動で無害化されLGWAN接続系PCで受信が可能に。本来の業務に集中することができ、非常に助かっています。小規模自治体こそメールとファイル無害化はDX化に取り組む上で不可欠な対策です。
 

毎回の会議議題が解消、「もう元には戻れない」
メールの作業負担は会議のたびに議題に上がる課題でした。従来はメールを確認するために、まず仮想環境へのログインが必要でした。しかし、仮想環境への同時接続数は、予算の都合により約130人の職員に対して50でした。職員同士で融通しあいながら運用をしていましたが、同時接続ライセンスに空きがないと利用できないため、誰が長時間ログインしているか茨城県に問い合わせることもありました。今はそうした課題が全て解決され、作業効率が大幅に上がりました。もう元には戻れないですね。


【茨城県五霞町様について】
五霞町は、関東平野のほぼ中央、茨城県の西南端に位置し、人口8,158人3,384世帯（2022年11月現在）から成り立っています。東は江戸川を隔てて千葉県に、南西は権現堂川および中川を隔てて埼玉県に、また北東部を流れる利根川をはさんで古河市・境町に接し、四方を河川に囲まれています。都心から50km圏域に位置する地勢を活かし、町内６ヶ所の工業団地ではキユーピーやヤクルトなど企業60数社が活動しています。（https://www.town.goka.lg.jp/）

■茨城県五霞町の導入事例は、下記のURLよりダウンロード配布しております。
【導入事例サイト】 https://m.cybersolutions.co.jp/3DQ6wD7

【サイバーソリューションズ株式会社について】

サイバーソリューションズ株式会社は、法人企業向けにクラウドメール・メールセキュリティサービスなど、メール環境のトータルソリューションを提供しています。クラウドメールサービス『CYBERMAIL Σ』、標的型攻撃・情報漏えい対策のメールセキュリティサービス『MAILGATES Σ』、Microsoft 365・Google Workspaceのメールセキュリティ強化サービス『Cloud Mail SECURITYSUITE』、各メールサービスやMicrosoft Teamsに連携可能な容量無制限アーカイブサービス『MAILBASE Σ』など、日本の企業では珍しい独自のメールシステムの技術を活用したサービスの提供を行っています。また、オンプレミス製品も展開しており、高性能Webメール機能搭載の統合型セキュア・メールサーバシステム『CyberMail』含む当社製品・サービスは、国内で約 20,000 社以上の企業・自治体でご利用いただいております。

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