EXCEL手入力のアナログ作業を「kintone」との連携可能な伝票発行システム「伝発名人クラウド」で短期間での構築、月75時間削減成功事例を11/25初公開！

「kintone」で出来なかった細かい印刷設定も伝発名人クラウドの機能で可能に

ユーザックシステム株式会社

2024年12月3日 11時00分

「受注から出荷まで」業務プロセスの自動化・効率化を支援するユーザックシステム（本社：大阪市、代表取締役社長：小ノ島尚博、以下当社）は、YUIME株式会社（本社：東京都港区、代表取締役：上野耕平、以下YUIME）の「伝発名人クラウド」と「kintone」の連携による伝票発行業務の改革事例を初公開しました。

一次産業に特化した支援企業として、全国規模で『人材支援』を展開するパイオニア企業YUIMEは、「kintone」を使って受注から請求、派遣人材までデータ化の一元管理をしていました。ただ、人材を派遣する際に必ず必要な労働者派遣個別契約書・派遣先通知書の作成が「kintone」と連携されておらず、画面を見ながらEXCELに打ち込んで作成・印字していました。そこで、「kintone」とAPI連携しているユーザックシステムの伝票発行システム「伝発名人クラウド」を導入することにより、たった1週間の構築で月75時間も業務時間削減効果を出せるようになりました。分かりやすい仕様のため1ヵ月のトライアルで「いける！」と実感でき、シンプル、低コスト、短期間に導入ができました。

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導入の背景と課題

元々沖縄で事業を展開していたYUIMEは2012年、新たに農業分野に特化した日本人での人材支援事業を発足しました。人材を派遣するには、労働者派遣個別契約書・派遣先通知書の2通を作成する必要があります。社内では、商談・見積・契約の管理にはサイボウズ社の「kintone」を利用しており、営業、事務、経理など各部門間は「kintone」内で情報共有ができていましたが、派遣に係る契約書だけが切り離された状態になっており、課題となっていました。もちろん「kintone」内でも印刷発行機能はありますが、人材派遣先によって派遣登録をされている個人情報の必要項目が違うため、シンプルな印刷機能では足りないため新たにEXCELを準備し、「kintone」の画面を見ながら必要項目を1件1件手入力していました。見ながらの手入力のため、入力・チェックに係る時間や工数、入力・確認のミスが発生したため、「kintone」とAPI連携が出来る伝票発行システムはないかと探し、以前から知っていた伝発名人シリーズの「伝発名人クラウド」の1ヵ月無料トライアルをすることにしました。

「kintone」とAPIでき、低コスト、短納期、シンプルな計算式で構築できる『伝発名人クラウド』を採用

導入の決め手は、「kintone」の印刷機能や他のプラグインに比べて、「伝発名人クラウド」が帳票発行ソフトとして優れている、という点でした。具体的には、「kintone」と連携でき、シンプルな計算式に加えて、IF文やSelect Case文なども利用できるところです。特に派遣先通知書は、派遣する人によって、労働条件、待遇や手当、従事する時間帯毎の報酬金額など、細かな条件で印字内容を判断する項目がたくさんあるため、「kintone」の印字機能では足りませんでした。

その点、「伝発名人クラウド」はきめ細かい設定が可能でYUIMEの要件を満たしており、1ヵ月のトライアルで「いける！」と感じて頂きました。

最終的に低コスト、短期導入が出来るところをご評価して頂き、採用していただきました。

お客様の声（DX戦略室室長中村様）

運用開始して２～３ヶ月程になりますが、大きな問題もなく稼働しています。

「kintone」とデータ連携して印刷することができるようになりましたので、チェック業務そのものの負荷が減り、チェックだけでも1件当たり10~20分位の削減効果は出ていると思います。入力業務と合わせると、最大で1件当たり30分位の業務削減効果があり、大きいです。

発行枚数(契約数)は多い月で150件位ありますので、１ヶ月当たり約75時間の効果が出ています。

また、以前は印刷した書面と「kintone」の画面を見比べてチェックしていていかにもアナログな業務でしたが、PC画面上でチェックができるようになり、印字がずれていないかなど簡単なチェックで済みますので管理部署からも好評です。

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導入ソリューションについて

発売から30年超、累計出荷本数は33,000本以上の信頼ある伝票発行システム「伝発名人」シリーズの最新ソリューション、「伝発名人クラウド」には、３つの特長があります。

◆ご利用料金月額10,000円からの始めやすい価格

◆発行する端末台数の制限なし

◆基幹システムとも柔軟に連携

他の伝発名人シリーズと同様、プログラミングの知識がなくても帳票の設定が可能です。また、サイボウズ社の「kintone」とAPI連携できるため、すぐに連携が可能です。

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YUIME株式会社について

会社名：YUIME株式会社

所在地：〒107-0052　東京都港区赤坂1-4-1 赤坂KSビル5階

代表者：代表取締役　上野耕平

事業内容：データプラットフォーム事業・人材支援事業

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ユーザックシステム株式会社について

会社名：ユーザックシステム株式会社

所在地：大阪市中央区瓦町1-6-10 JPビル3F

代表名：小ノ島尚博

1971年創業。お客様の業務課題を解決するノウハウとシステムをパッケージソフト化した「名人シリーズ」を提供。RPA、EDI、物流・帳票分野において、コストパフォーマンスに優れ、短期間で安心して導入でき、基幹システムとの連携もしやすいアプリケーションを開発し続けている。また、城郭プロデューサー監修によるリアルな3DCGの作成や、ARアプリの開発を通じ、自治体への観光促進にも貢献している。

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