【Knowfa導入事例】グループ企業の情報システム室として受注自動化を支援しKnowfa活用による業務効率化を促進。ユーアイシステムズ&アクト中食
ユーザックシステム株式会社（本社：大阪市中央区、代表取締役：小ノ島尚博、以下 「ユーザックシステム」）は、受注業務における人の判断プロセスを再現するAIエージェントサービス「Knowfa（ノウファ） 受注AIエージェント」を、アクト中食株式会社（本社：広島市西区、代表取締役社長：平岩由紀雄、以下「アクト中食」）が導入したことを発表します。
導入の背景と課題
アクト中食は、広島県を中心に岡山県・愛媛県・香川県の飲食店・病院・老健施設など、地域のインフラを担う食材卸として多様な顧客に食材を供給しています。
従来、同社の受注業務では、取引先から届く受注データがEDIシステム「アイポーター」を介してPDF形式でのみ出力されるため、担当者が基幹システムへ手入力する作業が毎日発生していました。取引先ごとにフォーマットが微妙に異なるうえ、入力ミスが出荷に直接影響するため、以下の課題を抱えていました。
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属人化・高負荷な手入力作業： 取引先ごとに異なるフォーマットや記入ルールを目視確認しながら基幹システムへ入力する作業が常態化。担当者の大きな心理的プレッシャーになっていた。
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ミスリスクと業務負荷： 入力ミスが出荷ミスに直結するため、神経を要する確認作業が必須。担当者の本来業務への注力が困難な状況だった。
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変化への対応コスト： 取引先追加やフォーマット変更のたびに外部ベンダーへ修正依頼が必要で、時間とコストが発生していた。
導入の効果
ユーアイシステムズがKnowfaの検証・導入設計を主導し、以下の成果が得られています。
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バラつきのあるフォーマットを自動認識： 取引先ごとに列順・行構成が異なるEDIデータを読み解き、余分な行や空白セルがあっても各フィールドを自動特定。従来のRPAやExcelマクロでは対応できなかったフォーマットの揺れを吸収。
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例外・異常データの自動検出と確認フロー： 数量ゼロ・未登録の商品コード・日付不整合などのイレギュラーデータを自動検知し、担当者へハイライト表示で通知。「全部任せっきりにしない」食品業界の業務要件にフィットした人間確認フローを実現。
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手入力工数の大幅削減： 受注処理の自動化により、毎日発生していた手入力作業時間が大幅に削減。担当者から「この時間に別の仕事ができる」という声が上がるなど、現場の働き方が変化した。
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設定変更を自社で完結： 取引先追加やフォーマット変更の際も、プロンプト修正のみでユーアイシステムズ側が即時対応可能。外部ベンダーへの依頼コストが不要になった。
アクト中食では、アイポーターを使った受注処理の自動化で実用性が確認されたことを受け、他業務への展開検討が現場主体で始まっています。ユーアイシステムズは引き続き情報システム室として連携しながら、Knowfaを活用した業務自動化をグループ内外へ広げていく方針です。
アクト中食について
広島県を中心に飲食店・病院・老健施設・スーパーなど多様な顧客へ食材を供給する中食・食材卸企業です。営業力・マーケティング力・物流力・IT力を経営の軸に置き、エリアインフラとしての役割を担っています。
代表者：平岩 由紀雄
所在地：広島市西区草津港2丁目6-60
創業：1911年
事業内容：食材・中食の製造・販売、スーパー・飲食店・病院・老健施設等への供給
ユーアイシステムズについて
主に中小・中堅企業向けのITシステム導入支援と保守・運用サポートを手がけるシステムサポートパートナーです。IT専任担当者がいない企業の「身近なIT部門」として、EDIや受発注システム周辺の業務改善支援を得意としています。
代表者：新宮 清之
所在地：広島市西区商工センター1丁目12-38 2F（商工センターオフィス）
設立：2007年10月1日
事業内容：ITシステム導入支援・保守・運用サポート、業務改善コンサルティング
URL：https://www.ui-systems.co.jp/
ユーザックシステムについて
1971年の創業以来、お客様の業務課題を解決するノウハウとシステムをパッケージ化した「名人シリーズ」を提供しています。RPA、EDI、物流・帳票分野においては、コストパフォーマンスに優れ、短期間で安心して導入でき、基幹システムとの連携も容易なアプリケーションを継続的に開発。近年では、人手不足や働き方改革といった社会課題に対応する中で、特に多くの企業で負担が大きい「受注業務」の自動化に着目。AIエージェントとRPAを組み合わせたソリューション「Knowfa 受注AIエージェント」の開発・提供を進めています。
代表者：小ノ島 尚博
所在地：大阪市中央区瓦町1-6-10 JPビル3F
Knowfa 受注AIエージェント https://knowfa.jp/
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