エイベックス・エンタテインメント株式会社がクラウド契約業務サービス「Contract One」を導入

〜押印代行の機能を活用し、紙の契約業務をオンラインで完結〜

Sansan株式会社は、音楽事業などを展開するエイベックス・エンタテインメント株式会社（以下、エイベックス・エンタテインメント）がクラウド契約業務サービス「Contract One（コントラクトワン）」を新たに導入したことを発表します。

今回のContract One導入によってエイベックス・エンタテインメントは、従来担当者が出社して対応していた紙の契約書における押印作業を効率化し、契約業務をオンラインで完結できる環境構築を実現します。長引くコロナ禍やその先を見据え、どのような状況下でも、契約業務を停滞させることなく事業を継続するための体制作りに取り組みます。

当社は創業以来、AIと人力を組み合わせた独自技術によって、アナログ情報を正確にデータ化し、企業の情報資産の見える化と活用を支援してきました。Contract Oneは、紙の契約書における印刷・製本や押印、郵送といったアナログな作業を代行するとともに、紙の契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を実現するクラウド契約業務サービスです。

電子契約が普及しつつある現在でも、取引先の要望や法律の定めなどにより、紙の契約書を完全に廃止することが難しく、多くの企業で、紙やPDF、電子契約書が混在した状態で運用されています。Contract Oneは、契約業務の包括的なデジタル化を実現することで、業務の効率化とリスク管理を可能とします。

■導入背景と期待する効果
　エイベックス・エンタテインメントは、音楽の制作・販売、ライヴやイベントの企画・制作・マーチャンダイジングなど、幅広い音楽事業を展開しています。事業が多岐にわたることから、個人から企業までさまざまな関係者と契約を締結しており、年間を通して膨大な件数の契約業務を行っています。電子契約サービスを導入しているものの、取引先の事情などで紙の契約書を完全になくすことが難しく、まだ一定数は紙で締結されており、製本や押印といったアナログな業務が残っています。同社では、法務・契約担当者が交代でこれらの業務を担っており、担当者のリソースが割かれているほか、テレワークを推進しているコロナ禍でも出社を余儀なくされていました。

さらにエイベックス・エンタテインメントでは、紙で締結する契約書のPDF化および倉庫保管を外部に委託しており、PDF化されたデータが納品されるまでに時間がかかっていました。そのため、データ化期間中に監査などでデータが必要となったときには、担当者が委託会社に問い合わせをする必要があり、対応に時間がかかることが課題となっていました。

　エイベックス・エンタテインメントは、事業継続の観点で重要な契約業務において、これらの課題をリスクと捉え、紙の契約書に関する業務効率化と共にリスク管理を実現するサービスの導入を検討し、クラウド契約業務サービス「Contract One」の導入に至りました。どうしても無くすことができなかった、紙の契約書への押印といったアナログな業務をContract Oneが代行することにより、担当者のリソースを効果的に活用するとともに、どのような環境下でも契約業務を継続できる体制構築を目指します。同社は、さらなる契約業務の効率化およびリスク管理を推進するため、エイベックス・グループ全体での横断的な活用も検討しています。

・紙の契約書業務をオンラインで完結できる体制構築
Contract Oneの「スマート判子」機能は、ユーザー企業の印鑑（印章）を預かることで、紙の契約書に関わる製本から押印、郵送などのアナログな作業を代行します。ユーザー企業がContract One上で契約書を確認し押印指示をすると、Contract Oneが契約書に押印し、取引先に郵送します。これによりエイベックス・エンタテインメントは、紙の契約業務をオンラインで完結できるようになります。担当者の業務効率化と同時に、テレワーク可能な体制を整備することで、出社が難しい環境になっても契約業務を停滞させることなく事業継続が可能となります。

・あらゆるフォーマットの契約書を正確にデータ化
Contract Oneは、紙の契約書を代理で受領し、正確にデータ化してクラウド上に保管します。どんなフォーマットの契約書でも速やかにデータ化することが可能なため、エイベックス・エンタテインメントは、締結後の契約書確認に要していた時間を大幅に削減することができます。監査などで、緊急に契約書の確認が必要になった場合でも、迅速に対応できるようになります。

「Contract One」の詳細については、ウェブサイトをご覧ください。
https://contract-one.com/

■エイベックス・エンタテインメント株式会社 契約管理グループ ゼネラルスーパーバイザー 戸塚政徳様
エイベックス・グループでは比較的早期に電子署名を導入し、契約実務に関してはかなりの部分についてペーパーレス化を実現しておりますが、いくつかの部分においては紙による契約が残存しており、Contract Oneによるソリューションにペーパーレスの補完的な意義を大きく感じております。

今後類似のサービスが競合として出てくることは考えられますが、Sansanは名刺管理サービス事業の草分け的存在であり、名刺情報の人力による入力等も付加サービスとして展開している等デジタルとアナログ（人力）の両方のリソースを備えていたことに優位性があり、今後の機能追加にも期待が持てるのではないかと思っています。

エイベックス・グループでも導入済みである名刺管理サービスとの連携等の実現により、スムーズな取引先との契約実務が行える等の種々の機能拡充に今後も期待しています。

■エイベックス・エンタテインメント株式会社について
会社名：エイベックス・エンタテインメント株式会社
代表者：代表取締役社長CEO　黒岩克巳
設立：1988年4月11日
事業内容：音楽の制作・販売、ライヴやイベントの企画・制作・マーチャンダイジングなど
グループ従業員数：1,458人（2021年4月1日時点）
コーポレートサイト：https://avex.com/jp/ja/

（以上）

■契約業務のDXから、リスクを管理する「Contract One」
Contract Oneは、Sansan株式会社が提供するクラウド契約業務サービスです。印刷・製本、押印といった紙の契約書を締結する際に必要となるアナログな作業を代行し、契約業務をオンラインで完結できる環境を構築します。また、契約書を正確にデータ化し、混在する電子契約書と紙の契約書の一元管理を実現します。これまでアナログな対応が必要だった契約業務をDXすることで、企業のリスク管理を進化させるだけでなく、業務効率化やテレワークの推進、ペーパーレス化も後押しします。

■Sansan株式会社 会社概要
「出会いからイノベーションを生み出す」をミッションとして掲げ、ビジネスにおける出会いを後押ししています。主なサービスとして、営業DXサービス「Sansan」や名刺アプリ「Eight」、クラウド請求書受領サービス「Bill One」を国内外で提供しています。

設立：2007年6月11日
URL：https://jp.corp-sansan.com
所在地：150-0001 東京都渋谷区神宮前5-52-2 青山オーバルビル13F
資本金：63億33百万円（2021年8月31日時点）
事業内容：働き方を変えるDXサービスの企画・開発・販売
Sansan　https://s.sansan.com
Eight　https://8card.net
Bill One　https://bill-one.com