【調査レポート】既存クライアントの30％がAIを活用して日程調整やメール対応などの業務削減を実施

事務作業の効率化にAIを活用する企業が一部で増加、日常業務の負担軽減に期待

既存クライアントを対象に「AIを活用した業務削減に関するアンケート調査」を実施しました。

その結果、回答企業の30％が「AIを活かして日程調整やメール対応などの業務削減をしている」または「どちらかといえばしている」と回答しました。

本調査では、日程調整、メール作成、返信文作成、会議前後の連絡、社内外の事務作業などにおけるAI活用状況について調査しました。

【調査結果サマリー】

回答企業の30％がAIを活用して日程調整やメール対応などを効率化

調査の結果、回答企業40社のうち30％が、次のいずれかを回答しました。

・そう思う
・どちらかといえばそう思う

この結果から、BOTANICOの既存クライアントでは、AIを活用して日常的な事務作業やコミュニケーション業務の負担を削減する企業が一部で出てきていることが分かりました。

一方で、70％は、

・日程調整はまだ手作業で行っている
・メール文面は人が確認して作成している
・AIをどこまで業務に使えばよいか分からない
・顧客対応では人の判断を重視している
・情報管理や誤送信への不安がある

といった慎重な意見を示しました。

【背景：日常業務の中にある“見えにくい負担”】

企業活動では、マーケティングや営業、採用などの主要業務以外にも、多くの事務作業が発生しています。

例えば、

・打ち合わせの日程調整
・メール返信
・リマインド連絡
・会議後のお礼メール
・資料送付文の作成
・社内共有文の作成
・問い合わせへの一次返信
・タスク整理

などです。

これらは一つひとつの作業時間は短くても、積み重なることで担当者の負担になります。

特に少人数で運営している企業では、日程調整やメール対応に時間を取られることで、本来注力すべき営業活動、顧客対応、企画、改善業務に十分な時間を割けなくなるケースもあります。

こうした背景から、AIを活用して日常業務を削減し、業務全体の生産性を高める動きが出始めています。

【AIを活用した業務削減で想定される活用領域】

AIは、次のような業務削減に活用できます。

・メール返信文の作成
・日程調整メールの作成
・会議後のお礼メール作成
・リマインド文の作成
・問い合わせ返信文の下書き作成
・社内共有文の作成
・タスク整理
・議事録から次回アクションの抽出
・営業メールの文章作成
・採用応募者への返信文作成

AIを活用することで、文章作成や情報整理にかかる時間を短縮し、担当者が判断や顧客対応など、より重要な業務に集中しやすくなります。

【BOTANICOの考察】

今回の調査結果から、AIを活用した業務削減は一部企業で進み始めているものの、まだ本格的な活用は限定的であることが分かりました。

AIは、

・文章作成
・返信文のたたき台作成
・日程調整文の作成
・タスク整理
・議事録後のアクション整理

において有効です。

一方で、顧客対応や社外連絡では、

・相手との関係性
・文面の温度感
・情報の正確性
・送信前の確認
・機密情報の取り扱い

など、人による判断が欠かせません。

そのため今後は、「AIによる文章作成・整理の効率化」と「人による最終確認・判断・関係構築」を組み合わせた業務削減が重要になるとBOTANICOでは考えています。

【AIを業務削減に活用する際のポイント】

AIを日程調整やメール対応などに活用する際は、次のような視点が重要です。

・定型業務からAI活用を始める
・よく使うメール文面をテンプレート化する
・社内で使えるプロンプトを共有する
・送信前の人による確認を徹底する
・個人情報や機密情報を入力しすぎない
・顧客対応では相手に合わせて文面を調整する
・削減できた時間を営業や改善業務に回す
・AIに任せる業務と人が対応する業務を分ける

AIは業務を完全に任せるものではなく、日常的な作業の下書きや整理を補助するツールとして活用することが重要です。

【BOTANICOの取り組み】

BOTANICOでは、AIを活用した業務削減支援として、次のような取り組みを行っています。

・AIを活用したメール文面作成支援
・日程調整、リマインド文のテンプレート整備
・社内向けAI活用研修
・業務別プロンプト作成
・SNS、広告、SEO業務の効率化支援
・マーケティング業務の内製化支援
・議事録、タスク整理のAI活用支援
・業務フロー改善支援

今後も、AIによる効率化と人による判断を組み合わせ、企業の業務負担削減と生産性向上を支援してまいります。

【調査概要】

・調査期間：2026年9月1日〜2026年9月30日
・調査機関（調査主体）：株式会社BOTANICO
・調査対象：株式会社BOTANICOの既存クライアント
・有効回答数：40件
・調査方法：既存クライアントへのアンケート調査
・集計方法：回答者のうち「そう思う」「どちらかといえばそう思う」と回答した割合を、AIを活用して日程調整やメール対応などの業務削減を行っている企業の割合として算出
・調査項目：AIを活かした業務削減

※本調査は株式会社BOTANICOの既存クライアント40社を対象とした調査であり、社会全体または国内企業全体の傾向を示すものではありません。
※本調査における「業務削減」には、日程調整、メール返信文作成、リマインド連絡、社内共有文作成、問い合わせ対応文作成、タスク整理などの補助的なAI活用を含みます。