寺田倉庫、紙・電子の文書一元管理システム「CLOUD CABINET」を提供

改正電子帳簿保存法にも対応し、電子契約から書類保管までをシームレスに管理

寺田倉庫株式会社（東京都品川区 代表取締役社長：寺田航平）は、新たな文書管理システム「CLOUD CABINET（クラウドキャビネット）」の提供を2022年冬より開始いたします。このシステムにより、紙文書と電子文書が混在してもユーザーは検索・出し入れ・廃棄などの処理を簡単に行うことが可能となります。また、「CLOUD CABINET」が電子契約サービスなどを提供するベンダーと数多く連携することで、ユーザーはシームレスに文書の一元管理が可能となります。

 

利用イメージ

「CLOUD CABINET」​紹介Webサイト:https://www.terrada.co.jp/document/service/cloudcabinet

【契約書DX推進の課題】
2022年1月に施行された電子帳簿保存法の改正に伴い、国税関係帳簿書類のデータ保存において大規模な見直しが行われ、電子取引で受領したデータは電子で保存することが義務化されました。これにより、多くの企業が書類のDXをさらに加速させ、業務効率化が期待されています。しかし一方で、書面契約と、電子契約のPDFファイルが異なる管理システムで保存されるケースも多く、契約書管理がより煩雑になる課題が増加すると考えられます。もし仮に、書面契約を電子データ管理システムへ統一しようとすると、多くの契約書を電子データへ変換する必要があり、費用面で大きな負担がかかることになります。

【契約書を紙から電子まで一元管理】
当社は1975年より書類保管サービスを開始し、お預かりした書類を一元管理できるシステム「eTRUNK」は、現在約2,500社を超える企業にご利用いただいています。保管している契約書等の紙文書の検索・出し入れ・廃棄をWEB上でオーダーできるだけでなく、書類1件単位での電子化が可能なスキャンサービスなどニーズに合わせたソリューションも展開してまいりました。
このたび開発するシステム「CLOUD CABINET」では、紙文書の管理に特化した「eTRUNK」の機能に加え、PDFなどの電子文書の管理や複数の電子契約サービスとの連携により、過去の契約書も新たな電子契約書も同システム内で、スムーズな一元管理が可能となります。

【電子契約による不動産取引にも対応】
本システム開発に伴い、イタンジ株式会社が提供する不動産関連電子契約システム「電子契約くん」とのシステム連携を予定しております。2021年5⽉12⽇（水）の国会でのデジタル改⾰関連法の成⽴および不動産業界における宅地建物取引業法の改正により、2022年5月18日（水）以降は、これまで書面での交付が義務付けられていた重要事項説明書や、売買契約書なども電子契約が可能となります。本改正により、既存の書面契約と新規の電子契約を効率的に保管・管理することが一層の課題となりますが、本連携を通じ、「電子契約くん」にて契約締結が完了した電子文書と契約書情報が「CLOUD CABINET」上にシームレスに同期され、書面契約と電子契約の一元管理が可能となります。

【今後の展開】
「CLOUD CABINET」は、2022年冬のサービス提供を目指し開発中です。サービス提供開始に先立ち、既存の電子契約システムや、販売支援のパートナーとの連携を進めています。
寺田倉庫は今後も、企業・団体の皆様にとって重要な情報資産である書類の保管を主軸に、お客様それぞれに寄り添ったトータルドキュメントソリューションを通じて、新たなワークスタイルを提案してまいります。

●「第3回 法務・知財EXPO」に出展
2022年5月11日（水）～13日（金）に東京ビックサイトにて開催される『第3回 法務・知財 EXPO』に出展します。
日 時：2022年5月11日（水）～13日（金）10：00～18：00 ※最終日のみ17：00まで
会 場：東京ビッグサイト 東展示棟
小間番号：36-14

【イタンジ株式会社について】
社     名：イタンジ株式会社 
代 表 者：代表取締役 野口 真平
所 在 地：〒106-6290 東京都港区六本木3-2-1住友不動産六本木グランドタワー 40F
設     立：2012年6月
U  R  L：https://www.itandi.co.jp 

【寺田倉庫のドキュメントソリューションサービスについて】 
1975年に提供を開始した書類保管サービスを主軸に、書類の電子化や、電子化後のデータ管理システムを組み合わせた、機密文書の紙とデータの一元管理を可能にするサービスです。お預かりした書類は、クラウド型文書管理システム「eTRUNK」上で一元管理ができ、検索・出し入れ・廃棄などのオーダーも可能。また2021年には、書類1件単位から最短3時間での電子化が可能なサービス「リモートスキャン」も提供を開始しました。
文書管理における数量・利用頻度・優先度・予算などお客様に最適なカスタマイズもご提案しています。

 https://www.terrada.co.jp/document

【寺田倉庫について】

社     名：寺田倉庫株式会社（Warehouse TERRADA）
代 表 者：代表取締役社長 寺田航平
所 在 地：〒140-0002 東京都品川区東品川2-6-10
設     立：1950年10月
U  R  L ：https://www.terrada.co.jp

【CLOUD CABINETについての問い合わせ先】
寺田倉庫 ドキュメントソリューショングループ E-MAIL： [e-mail]